Stap voor stap uw webshop voorraad optimaliseren

Het inslaan van voorraad is een belangrijk onderdeel van iedere goedlopende webshop. Er komt meer bij kijken dan alleen het inkopen van uw producten. 

Als webwinkelier wilt u genoeg producten op voorraad hebben om al uw klanten te kunnen bedienen, maar wilt u ook voorkomen dat u met een overschot aan voorraad komt te zitten. Efficiënt inkopen is dan ook essentieel. 

Aangezien het inkopen van voorraad een flinke investering is, is het ook belangrijk om inzicht te krijgen in uw voorraadwaarden. Hoe berekent u deze?

Last but not least bespreken we hoe u extra geld kunt krijgen om te starten met inkopen, als u zelf niet over genoeg financiële middelen beschikt. 

Beheer uw in- en uitgaande productenstroom

Bij efficiënt webshop voorraadbeheer houdt u de in- en uitgaande productenstromen in de gaten en optimaliseert u constant uw opslag. 

Het handmatig bijwerken van webshop voorraad is een tijdrovende klus en het kan lastig zijn om het overzicht te bewaren. Wanneer u bijvoorbeeld tijdens de uitverkoop veel producten verkoopt zonder op tijd uw administratie bij te werken, heeft u kans dat u niet aan alle klanten kunt leveren. Hierdoor loopt u omzet mis en moet u klanten teleurstellen met een onverwachte langere levertermijn. Magazijnsoftware of een ERP-systeem kunnen hierbij uitkomst bieden: ze geven u inzicht in de omloopsnelheid van u voorraad, automatiseren deels uw inkoop en voeren bestellingen direct door in uw voorraadadministratie.

Om uw opslag te optimaliseren moet u ook uw verkoopdata analyseren. Welke producten leveren de meeste omzet op en welke kosten juist teveel? Wanneer u dit weet, kunt u de producten die het minst opleveren uit uw assortiment verwijderen of er minder van inkopen. Bekijk ook welke producten snel verkopen en welke op de plank blijven liggen. Door zo min mogelijk ruimte in uw opslag te gebruiken beperk u uw kosten.

Veel webshops zoeken bij het inkopen van voorraad naar een optimale balans. U wil zo min mogelijk inkopen en opslaan, maar tegelijkertijd wilt u genoeg producten klaar hebben liggen voor uw klanten. Sla daarom een veiligheidsvoorraad op. Als u uw producten niet op tijd binnen krijgt door problemen bij uw leverancier, kunt u uit deze extra voorraad blijven leveren aan uw klanten.

Hoeveel producten u moet opslaan hangt af van in hoeverre u uzelf wilt indekken tegen onzekerheden. Als u in 95% van de gevallen klanten uit eigen voorraad wilt leveren, is dit percentage uw servicegraad. Een hogere servicegraad betekent een grotere opslag, wat dus ook meer kosten betekent.

Door vaak te analyseren hoe snel uw producten verkopen, kunt u een betere voorspelling maken van hoeveel en wanneer u moet inkopen. 

De waarde van uw webshop voorraad

Naast het bijhouden en tellen van de hoeveelheid stuks die u in uw opslag heeft liggen, moet u ook de waarde weten om zo een beter beeld te krijgen van hoe uw bedrijf ervoor staat. Wat u inkoopt is namelijk een investering in uw bedrijf. Uw voorraadwaarde geeft daarom ook inzicht in uw eigen vermogen.

Zo berekent u de waarde van uw opslag

De voorraadwaarde baseert u op de kostprijs van uw producten. Als u zelf produceert, berekent u de kostprijs als volgt: u telt de kosten van de grond- en hulpstoffen en loonkosten bij elkaar op. Vervolgens deelt u de kosten door het aantal artikelen dat u geproduceerd heeft.

De voorraadwaarde in uw boekhouding

De belastingdienst verplicht ondernemers om de waarde van de voorraad op de activa-zijde van de balans van hun onderneming mee te nemen. Aan het eind van elk boekjaar bepaalt u de waarde van de voorraden die op dat moment in uw onderneming aanwezig zijn. Verkochte producten die uw opslag verlaten, mogen van de voorraadwaarde worden afgenomen. Artikelen die retour gestuurd worden, voegt u aan kostprijs weer toe aan uw voorraadwaarde. Als producten ‘incourant’ zijn (moeilijk te verkopen), mag u een lagere voorraadwaarde rekenen dan de kostprijs.

Dit kunt u doen bij geretourneerde artikelen, maar ook bij producten die al langere tijd in uw opslag liggen. Denk bijvoorbeeld aan kleding of schoenen van een vorig seizoen, die lastiger te verkopen zijn.

Afwaarderen is niet verplicht, als u uw restpartijen voor een goede prijs weet te verkopen heeft u dit waarschijnlijk niet nodig. Twijfelt u over het afwaarderen van uw incourante goederen? Informeer dan bij de belastingdienst naar de voor u geldende richtlijnen. Dit hangt af van hoelang u producten in uw opslag blijven liggen en de productcategorie.

Veranderingen in de voorraadwaarde

De voorraadwaarde is een momentopname. Net als uw voorraad kan deze per maand, of per week, flink verschillen. Misschien heeft u in de ene maand een hogere voorraadwaarde, omdat u net een seizoensvoorraad heeft gekocht.

Het is daarom raadzaam om geregeld uw voorraadwaarde te berekenen, maar als u veel producten opslaat kan dat veel tijd kosten. U kunt aan de slag gaan met software die dit voor u doet. Sommige boekhoudprogramma’s bieden hier mogelijkheden voor, maar ook in magazijnsoftware zitten vaak manieren om de voorraadwaardering te automatiseren. Grotere webshops gebruiken vaak ERP-systemen, die de voorraadwaarde ook automatisch bijwerken. U kunt er ook nog voor kiezen om dit proces uit te besteden aan een fulfilmentpartner. Die is vaak in staat om de actuele voorraadwaarde continu te berekenen.

Financiering ophalen voor productinkoop

Het aanschaffen van een voorraad en alles wat u daarbij nodig hebt kan veel geld kosten. U wilt natuurlijk kunnen investeren, maar tegelijkertijd ook genoeg budget overhouden voor uw overige bedrijfsprocessen.

Als u zelf niet over genoeg geld beschikt om producten in te kopen, kunt u eventueel een lening aanvragen (let op: lenen kost geld!), bijvoorbeeld via de bank (al verstrekken die steeds minder leningen) of via een financierder die gespecialiseerd is in voorraadfinancieringen. 

U kunt ook inkopen bij een leverancier op basis van krediet en er zijn fintech-bedrijven die kortlopende leningen aanbieden. Wees er wel zeker van dat u uw producten gaat verkopen met een flinke winstmarge, zodat u de lening en de rente terug kunt betalen.

Een andere mogelijkheid om financiering te krijgen is via crowdfunding. Denk bijvoorbeeld aan equity crowdfunding, waarbij u aandelen aan het publiek verkoopt om uw solvabiliteit en liquiditeit te versterken. Zo creëert u meer ruimte bij andere financierders. 

Kortom, er zijn verschillende wegen om uw webshop voorraad te financieren.

Wilt u graag aan de slag met online verkopen, maar heeft u nog geen webshop software? Onze experts helpen u graag verder. Heeft u al een webshop, maar weet u nog niet waar u producten kunt inkopen? Lees dan deze blog over het vinden van leveranciers voor uw webshop.