Voorraadbeheer is in de horeca een term die jammer genoeg te weinig wordt gebruikt. Veel horeca-ondernemers zijn zich er niet van bewust wat voor impact een efficiënt voorraadbeheer op de winstmarge van hun restaurant kan hebben. En daarnaast – ook niet onbelangrijk – leidt een zorgvuldig georganiseerde voorraad ook tot minder voedselverspilling.
Een restaurant voorraad die niet lijdt onder tekorten, overschotten of “dode” producten staat je toe om jouw horecazaak op een meer kostenefficiënte manier te laten draaien, zonder winst mis te lopen, verlies te lijden of kapitaal vast te zetten. Een win-win situatie, dus. Reden te meer om voorraadbeheer ook in jouw bedrijfsvoering te implementeren.
In dit artikel behandelen we enkele basisprincipes van voedsel voorraadbeheer voor restaurants.
How to: voorraadbeheer voor restaurants optimaliseren
- Wat is voorraadbeheer voor restaurants?
- Belangrijke begrippen
- Tips voor een efficiënt voorraadbeheer voor restaurants
Bereken eenvoudig je menuprijzen met onze Foodcost Calculator
Bereken met enkele klikken de totale foodcost van een gerecht, de aanbevolen menuprijs en het uiteindelijke winstbedrag met onze gratis Foodcost Calculator.
Wat is voorraadbeheer voor restaurants?
Het beheren van jouw restaurant voorraad is een manier om bij te houden welke producten er op een willekeurig moment aanwezig zijn, hoe groot je voorraad is en in welke mate je voorraad toe- en afneemt over een bepaalde duur. Op basis van deze informatie kun je je supply chain en aankopen bij leveranciers verbeteren en vermijden dat je te veel of te weinig koopt. Dat helpt je om minder voedsel te verspillen en, als gevolg, je winst te maximaliseren.
Natuurlijk is zoiets makkelijker gezegd dan gedaan, en vergt voorraadbeheer wel wat inzet en precisie. Je moet namelijk bij elke levering van producten aan jouw horecazaak de binnenkomende hoeveelheden producten bijhouden. Op dezelfde manier, moet je ook per bepaalde periodes kunnen zien hoeveel van die producten er gebruikt zijn in de bereiding van je gerechten. Gelukkig zijn nemen moderne, online kassasystemen zoals dat van Lightspeed vandaag een groot deel van dat werk voor je over. Als jouw voorraadbeheer daardoor goed op orde is, dan kun je op elk willekeurig moment precies aangeven
- Welke voorraad je (wanneer) hebt ingekocht en in welke hoeveelheden;
- Welke hoeveelheden er dagelijks worden verbruikt;
- Welke hoeveelheden er aan het einde van de dag over zijn;
- Welke producten er het meest (en het minst) gebruikt worden;
- Wanneer het tijd is om bepaalde producten bij te bestellen.
Voorraadbeheer vs foodcost
Elk ingrediënt uit je voorraad dat je voor jouw gerechten nodig hebt, heeft geld gekost en moet je als een investering beschouwen die winst hoort op te leveren. Het optimaliseren van je invoer en uitstroom van je voorraad is bedoeld om je winstmarge te optimaliseren. Veel factoren die komen kijken bij het verbeteren van je voorraadbeheer zijn ook van toepassing op het verbeteren van foodcost percentages. Denk aan het kopen in bulk van ingrediënten en producten, het tegengaan van voedselverspilling of -derving, het verbeteren van portiegroottes en hoeveelheden, … Maar toch verschillen voorraadbeheer voor restaurants en foodcost berekenen sterk:
- Voorraadbeheer voor restaurants focust op de kostprijs van je totale voorraad en hoe deze zich per bepaalde periodes verhoudt ten opzichte van je omzet.
- Foodcost focust op de kostprijs van een bepaald gerecht, dat weliswaar bestaat uit ingrediënten uit je voorraad, maar zich verhoudt tot de omzet van dat bepaald gerecht.
Door de voorraden van je restaurant goed in de gaten te houden, kun je de zogenaamde return on investment – of ROI – op je ingekochte ingrediënten en producten beter begrijpen én maximaliseren. Alle beetjes helpen in een sector waar (voedselverspilling een dagelijks gegeven is, kosten hoog en winstmarges laag liggen.
Belangrijke begrippen
Er zijn enkele begrippen die bij voorraadbeheer voor restaurants komen kijken en belangrijk zijn om je van start te laten gaan en het systeem onder de knie te krijgen:
Verbruik
Het verbruik is de hoeveelheid voorraad die in een bepaalde periode wordt gebruikt (uitgedrukt als monetaire waarde of als fysiek aantal). Je kunt het verbruik per dag, week of maand berekenen met behulp van de omzetrapporten van je kassasysteem.
Verbruiksduur
De verbruiksduur is de hoeveelheid voorraad (uitgedrukt als monetaire waarde) gedeeld door het gemiddelde verbruik in een bepaalde periode. Als je bijvoorbeeld 70 kilo gehakt hebt en je 10 kilo per dag verbruikt, heb je een verbruiksduur van zeven dagen.
Waarde
Naast verbruik is ook (monetaire) waarde een belangrijk begrip. De waarde van je voorraad geeft je een beter beeld van hoeveel je precies verbruikt – per dag, week of maand.
Niveau
Ook het niveau van je voorraad geeft je op een gelijkaardige manier inzicht in wat er wordt verbruikt, maar is vooral bedoeld om ervoor te zorgen dat je voorraad nooit tekort komt of teveel bevat. Eens je een optimaal voorraadniveau voor jouw restaurant hebt bepaald, wordt het een stuk eenvoudiger om de nodige hoeveelheden bij te bestellen.
Afwijking
Met afwijking wordt verwezen naar het verschil tussen de kosten van de producten die je hebt aangekocht voor je voorraad en de kosten van de feitelijke, verbruikte hoeveelheid.
Stel dat je op weekbasis €500 aan bier nodig hebt om aan de vraag van je gasten te voldoen. Op één week is de hoeveelheid bier verbruikt, maar dankzij de rapporten van je kassasysteem kom je te weten dat de omzet van dat verbruikte bier op €450 ligt. Op dat moment spreken we van een afwijking van -€50, wat wil zeggen dat er €50 aan bier niet verkocht is geweest – zij het door verspilling, gratis drankjes of foute invoer.
De combinatie van deze begrippen geeft je inzicht in hoe de voorraad die je inkoopt en verkoopt zich tot elkaar verhouden. Zoals aangegeven, geeft je dat een beter beeld van voorraad die verloren gaat als gevolg van zaken zoals verspilling, invoerfouten, personeelsmaaltijden, diefstal en compensatie aan ontevreden klanten.
Tips voor een beter voorraadbeheer voor restaurants
Orde en structuur zijn key
Als je voorraad- of opslagruimte een totale chaos is, is voorraadbeheer onbegonnen werk. Je moet op een duidelijke en eenvoudige manier – en liefst met zo weinig mogelijk tijd – je voorraad kunnen tellen en inventariseren. Zeker voor horecazaken met meerdere locaties die werken vanuit één groot magazijn is orde en structuur fundamenteel.
Hier zijn enkele tips om orde en structuur te verwezenlijken in je opslagruimte:
- Gebruik opslagkasten of schappen om snel en eenvoudig producten terug te vinden
- Groepeer producten per categorie – ga verder dan dranken vs. voedsel, en groepeer producten bijvoorbeeld per categorie op je menukaart: hapjes, voorgerechten, hoofdgerechten, sides, desserts, …
- Sorteer producten op hun houdbaarheidsdatum (naargelang de intensiteit van verbruik)
- Voorzie kasten en schappen van labels
- Maak een magazijn plattegrond (indien van toepassing)
Zonder orde en structuur is de kans op (herhaaldelijke) fouten en inkopen in te grote of juist te kleine hoeveelheden een stuk groter dan wanneer je een geordende opslagruimte hebt.
Stel een inventarisatie team samen
Bij het tellen van je voorraden is consistentie de sleutel tot succes. Stel een team samen met enkele medewerkers die altijd verantwoordelijk zijn voor de inventarisatie. Deze medewerkers moeten ook verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van orders en het bijhouden van de voorraadgegevens.
Zodra je een team hebt samengesteld, maak je een inventarisatieschema. Laat je team de voorraden op hetzelfde tijdstip en op dezelfde dagen tellen.
Leer je personeel inventariseren
Dit is vooral belangrijk voor restaurants met meerdere vestigingen: voorraadbeheer mag nooit de verantwoordelijkheid van één medewerker zijn. Managers, teamleiders en andere medewerkers moeten allemaal weten hoe ze moeten inventariseren zodat de voorraden altijd kunnen worden geteld, ook als een lid van je inventarisatieteam uitvalt.
Ook bedieningsmedewerkers en keukenpersoneel kunnen helpen bij de inventarisatie. Als er bijvoorbeeld iets wordt gemorst of bedorven blijkt, moeten je medewerkers dat direct melden, zodat deze informatie kan worden toegevoegd aan je spreadsheet.
Registreer elke dag je omzet
Door je omzet en voorraadniveaus elke dag te controleren, kun je sneller reageren op veranderingen. Als je bijvoorbeeld een bepaald gerecht veel vaker hebt verkocht dan verwacht en de ingrediënten daarvoor bijna op zijn, kun je ze tijdig inkopen. Zo kun je aan de vraag blijven voldoen en hoef je het gerecht niet tijdelijk van de kaart te halen.
Houd reservevoorraden aan
Voor ingrediënten met een hoog verbruik is het een goed idee een reservevoorraad aan te leggen. Houd wel rekening met de houdbaarheid van je reservevoorraad en vervang je oude reservevoorraad zo nodig door een nieuwe. Of bereid je personeelsmaaltijden met ongebruikte reservevoorraad om bederf te voorkomen.
Gebruik de juiste technologie
Het mag duidelijk zijn dat het bijhouden van je voorraden en omzet een tijdrovende klus wordt als je niet over de juiste tools beschikt. Gelukkig is de tijd van eindeloze excel sheets voorbij. Met Lightspeed kunnen restauranthouders eenvoudig omzetrapporten per dag, week, maand en jaar genereren en hun voorraad beheren.
Wil je nog dieper in je voorraadbeheer duiken, overweeg dan de volgende handige integraties te installeren:
Houd je voorraad verbruik digitaal bij
En hiermee bedoelen we niet enkel wat er precies verbruikt wordt per dag, maar ook of en hoe het verbruikt wordt, en wat het heeft gekost. Door het voorraad verbruik per dag te registreren, krijg je een goed beeld van de in- en uitstroom van voorraden en kun je nauwkeuriger nieuwe voorraden bestellen. Zo’n zaken variëren natuurlijk per restaurant, maar met de volgende items – en één van de bovenstaande integraties – heb je een goede basis om tot beter inzicht te komen:
- Naam van het ingrediënt
- Maateenheid
- Verbruikte hoeveelheid
- Kosten per eenheid
- Totale kosten
- Beginvoorraad
- Eindvoorraad
- Dagelijks verbruik
- Hoeveelheid afval
- Waarde afval
Tijd om ook jouw restaurant te laten kennismaken met voorraadbeheer
Voorraadbeheer is waarschijnlijk één van de minst leuke klussen van het runnen van een restaurant. Toch is het een cruciaal – en vaak onderschat – onderdeel, waarmee je kunt zorgen dat jouw horecazaak financieel gezond blijft én verspilling tot een absoluut minimum vermijdt. Tijd om serieus aan de slag te gaan met voorraadbeheer. Houd alles nauwkeurig bij en zorg dat elke euro die je uitgeeft, bijdraagt aan je omzet.
Benieuwd hoe Lightspeed je hierbij kan helpen? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en ontdek het zelf.
Nieuws en handige tips, speciaal voor u.
Alle tools om uw onderneming te doen groeien, rechtstreeks in uw inbox.
