Vijf keer een beter voorraadbeheer in kledingwinkels

Als fashion ondernemer ben je druk in de weer. Je gaat constant mee met de laatste trends en probeert altijd zoveel mogelijk aandacht aan je klanten te schenken. Daar horen issues met je voorraadbeheer niet bij. Daarom: voorkom fashion flaters met deze vijf tips.

Het managen van voorraden kan voor ondernemers in de detailhandel een echt hoofdpijndossier zijn. Want zonder de juiste orde en structuur verlies je kostbare tijd. Je wil focussen op wat op de werkvloer gebeurt, zonder je zorgen te maken over zaken in het magazijn.

1. Voorkom overselling

Stel, je hebt een goedlopende webshop en een fysieke winkel op een mooie locatie. Dan gebeurt het wel eens dat je een laatste artikel in je zaak verkoopt terwijl iemand deze net online heeft besteld. Op dat moment ben je aan het oversellen. Het behoeft geen uitleg dat dat problemen oplevert voor jou en je klanten. Zorg er daarom voor dat er een realtime koppeling tussen je fysieke en virtuele voorraad is. Zodat niemand voor onaangename verrassingen komt te staan.

2. Nooit meer wachten op een levering

Goedlopende artikelen in je winkel moet je constant aanvullen. Het kan echter voorkomen dat een artikel sneller verkoopt dan normaal, terwijl je dat niet had voorzien. Dan ben je plots afhankelijk van de levertijden van een leverancier. Die eigenlijk ietsje sneller zou moeten leveren dan je gewend bent…

Een goed voorraadbeheer systeem laat je meteen een order plaatsen wanneer je voorraad dreigt op te raken. Stel bijvoorbeeld een ondergrens in zodat je in één oogopslag ziet wanneer je iets moet bijbestellen. Zodra de voorraad bijna op is, ben jij goed voorbereid.

3. Koppel voorraadbeheer aan klantbeleving

Soepel contact met je klanten is natuurlijk noodzakelijk voor een goede klantbeleving. Met een iPad op de werkvloer ben je flexibel en kan je altijd direct de voorraad checken voor je klant. Op die manier wordt voorraadbeheer een extra klantcontactmoment. Daarnaast kan je natuurlijk suggesties op maat doen door andere kleuren van kledingstukken te laten zien. Zo onderbreek je geen sales en bied je nog meer service!

Bijkomend voordeel: als je personeel alleen in de winkel staat is het veiliger om niet de hele tijd naar ‘achter’ te moeten lopen.

4. Houd het contact met leveranciers warm

Een goede relatie met leveranciers is ontzettend belangrijk. Bouw een band op door oprechte interesse te tonen. Ook wanneer je niet aan het onderhandelen bent. Vraag bijvoorbeeld naar welke plannen ze voor de toekomst hebben, of welke nieuwe markten ze willen aanboren. Zo ben jij altijd op de hoogte van de gang van zaken en kan jij betere inschattingen doen voor de inkoop. Zorg dus altijd voor persoonlijk contact en blijf bellen en mailen.

5. Retouren passend afhandelen

Over leveranciers gesproken: ooit komt er een dag dat er een verkeerde bestelling wordt geleverd. Of dat kleding beschadigd aankomt. Dan is het zaak om daar een passend antwoord op te hebben, want een foute levering is funest voor je voorraadbeheer.

Met een goed voorraad management systeem, zoals Lightspeed Retail, kun je de functie “Retour aan leverancier” gebruiken als je artikelen al hebt toegevoegd aan je voorraad. Dit is een gestroomlijnde workflow met rapportagemogelijkheden voor het beheren en volgen van voorraadartikelen die zijn geretourneerd aan je leveranciers.

Zie je meteen al dat er iets mis is, dan is direct contact met de leverancier wenselijk, zonder dat je de artikelen toevoegt aan je systeem. Hier komt wederom een warm contact met je leverancier om de hoek kijken!

Zo’n systeem is ook uitermate handig als je artikelen over hebt die niet meer in het assortiment passen. De hoeveelheden die je hebt geretourneerd met “Retour aan leverancier” worden dan automatisch verwijderd uit je voorraadgegevens. Zo blijf je controle houden over je voorraad.