De voordelen van een online kassasysteem voor winkels

Vandaag doet de gemiddelde Belg ongeveer drie jaar over om van smartphone te wisselen. Zo’n relatief korte gebruikstermijn is voor een groot deel te verklaren door de opgelegde productie frequentie van smartphone fabrikanten. Intens gebruik doet een smartphone simpelweg verslijten, maar tegelijkertijd worden nieuwe modellen aan een sneltreintempo uitgebracht en wordt verouderde software ook vaak niet meer geüpdate. 

Hoewel de duurzaamheid en gebruikstermijn van een retail kassasysteem gelukkig een pak hoger ligt, is het toch verwonderlijk dat er een grote groep aan ondernemers bestaat die al meer dan 10 jaar met hetzelfde kassasysteem hun winkel beheren. Ook in de wereld van kassasystemen gaan we op zoek naar het produceren van een systeem dat zich het best aanpast aan de noden en behoeftes van moderne ondernemingen en haar gebruikers, maar toch is er in deze sector een bepaalde mate van wantrouwen ten opzichte van het nieuwe.

Vaak horen we van ondernemers die vasthouden aan hun traditioneel kassasysteem dat het alles doet wat zij nodig hebben en ze vragen zich af wat de toegevoegde waarde van een online kassasysteem is. Hun systeem is namelijk robuust, gaat niet kapot, heeft een stevige kassalade en genoeg ruimte voor veel wisselgeld. Oké, we overdrijven, maar vergeet niet dat 10 jaar in het digitale tijdperk van vandaag een eeuwigheid is. De iPhone bestaat nog maar 14 jaar en er zijn sinds het eerste model in 2007 niet minder dan 33 nieuwe modellen uitgebracht. Het is daarom niet zo ongeloofwaardig om te stellen dat een hedendaags, modern en online kassasysteem kan wat tien kassasystemen tien jaar geleden samen niet eens konden waarmaken. 

Dat is natuurlijk een ferme bewering, maar we staan erom bekend om onze uitspraken van het nodige te voorzien, dus is dat ook exact wat we gaan doen in deze blog. 

Wat zijn de voordelen van een online retail kassasysteem?

1. Meer dan een kassalade, meer dan een point of sale

Wat doet een kassasysteem in essentie? In het geval van een ouderwetse, analoge kassa hoogstwaarschijnlijk niet veel meer dan een monotoon geluid maken bij het indrukken van elke toets, een ticket afdrukken en de lade openen om geld te ontvangen en klanten van wisselgeld te voorzien. En daar houdt het op. In essentie dus niet veel meer dan wat een veredelde rekenmachine, maar wel één die niet in uw broekzak past. 

Tegenwoordig hebben kassasystemen gelukkig een veel belangrijkere rol ingenomen binnen een onderneming. En deze rol heeft meer dan één functie. Een modern kassasysteem zoals Lightspeed Retail helpt u uiteraard ook bij uw aankopen, voorraadbeheer en verkopen, maar doet zoveel meer. 

2. Voorraadbeheer van A tot Z, van al uw locaties

Eén van de fundamentele aspecten van retailzaken, winkelketens en kleinhandel is degelijk voorraadbeheer. Een online kassasysteem stelt u in staat om uw voorraad up to date te houden in één centraal cloud-gebaseerd systeem, waar u altijd en overal toegang tot heeft. 

U hoeft niet meer fysiek in uw winkel aanwezig te zijn om te weten te komen hoe uw voorraad het stelt. Daarnaast kunt u elke voorraad van alle locaties waarover uw onderneming beschikt samenbrengen op één digitale plek en zo uw supply chain optimaliseren. 

Lightspeed Retail staat ook toe om leveranciers, werkorders, bestellingen en verzendopties te integreren zodat u alle in- en output aspecten van uw winkel continu en overal op de voet kunt volgen. 

3. Producten omzetten in data, data omzetten in inzichten

Een online kassasystemen maakt het ook mogelijk om al uw producten te categoriseren, taggen en zelfs in product matrixen te gieten om uw voorraad volledig te stroomlijnen. U kunt zelf categorieën en tags creëren of eenvoudig importeren vanuit bestaande bestanden. 

Zo’n gecentraliseerd online systeem stelt u ook in staat om uw verkopen en omzet te analyseren. Op dezelfde manier kunt u ook uw kosten, marges, negatieve voorraad en zelfs transfers van locatie naar locatie in het oog houden. Ingebouwde omzet- en voorraadrapporten, en bestseller data geven u een beter beeld op bepaalde verkooptrends of mogelijke kinken in de voorraadkabel en kunnen u helpen om in de toekomst uw zaak te optimaliseren en omzet te verhogen. 

Dergelijke functies zijn fundamenteel voor het optimaliseren van het dagelijks beheer van uw winkel. Wilt u nog een stapje verder gaan? Dan kunt u analytics software toevoegen aan uw kassasysteem, die aan de hand van uw data suggesties geeft over hoe u uw winkel kunt verbeteren. Zo wordt ondernemen nóg eenvoudiger.

4. Een financiële houvast voor een vereenvoudigde boekhouding

Een verkoops- en betaalbewijs zijn in België bij elke transactie noodzakelijk. Maar tegenwoordig is het niet zozeer meer nodig om bij elke verkoop ook een bewijs af te printen. Online kassasystemen staan dat nog steeds toe voor klanten die dat willen, maar in een steeds papierloos wordende maatschappij is het niet verwonderlijk dat aan- en verkoopsbewijzen ondertussen ook per mail (kunnen) worden verstuurd. 

Wie nog papieren aan- en verkoopsbewijzen bijhoudt voor de boekhouding is met een digitaal en online kassasysteem ook van heel wat werk verlost. Al uw verkopen en aankopen kunt u op elk moment – en in elke tijdspanne: dagelijks, wekelijks, maandelijks, per kwartaal of per jaar – voor ogen krijgen. Diepgaande financiële rapporten op enkele aanrakingen van uw scherm verwijderd geven u niet alleen een direct overzicht van de financiële toestand van uw zaak, maar vereenvoudigen ook uw eigen financiële administratie en boekhouding. 

5. Een directe link met uw agenda en klanten

Hoe bereikt en onderhoudt u contact met uw klanten als uw kassasysteem enkel verkoopbewijzen afprint? Met een online kassasysteem maakt u van elke verkoop een klant. Koppel klantgegevens aan uw verkopen en voeg uw klanten toe aan een loyaliteitsprogramma (daarvoor heb je wel eerst toestemming nodig) dat elke gekoppelde verkoop onthoudt en automatisch kortingen of beloningen toe past bij een bepaald aantal aankopen. 

Met Lightspeed Advanced Marketing kunt u bovendien eenvoudig geautomatiseerde marketingcampagnes creëren die uw klantenbestand op de hoogte brengen van relevant informatie over uw zaak – van het aankondigen van nieuwe collecties en seizoenskortingen, tot startende promoties en lopende acties. 

Om uw band met uw klanten nog persoonlijker te maken, kunt u via de website van uw winkel klanten ook een afspraak laten maken en eenvoudig een agenda met bezoeken, afspraken en herinneringen opstellen. 

6. Een online kassasysteem: de weg naar online verkoop 

Het is ook belangrijk om te beseffen dat een online kassasysteem niet eindigt met de functionaliteiten die u nodig heeft, maar tegenwoordig ook vaak werkt als een deur naar andere online systemen die gepaard gaan met het uitbreiden van uw onderneming. 

Werkt uw fysieke winkel goed, maar wilt u graag ook meesurfen op het succes van online verkoop? Een omnichannel voorraadbeheersoftware zoals Lightspeed Retail helpt u feilloos uw onderneming online te brengen via ecommerce en aan uw fysieke winkel(s) een prachtige webshop te koppelen. Hetzelfde principe als uw winkel met dezelfde functionaliteiten als uw online kassasysteem, maar met een groeipotentieel voor uw klantenbestand en meer omzetmogelijkheden. 

7. Aangepast aan uw noden, niet omgekeerd

Mogelijks zijn we hier aangekomen bij één van de grootste voordelen aan een online kassasysteem voor winkels. Traditionele en vooral analoge kassasystemen werken volgens het principe “what you see is what you get”: het ontwerp zit zo in elkaar dat de meeste knoppen, toetsen en functionaliteiten moeilijk of nauwelijks te wijzigen zijn. 

Dat verklaart ook enigszins waarom ondernemers die al lang met hetzelfde, verouderde kassasysteem werken enerzijds juist zo verankerd zijn in hun systeem en anderzijds ook gefrustreerd raken.  

Zij hebben zich namelijk moeten aanpassen aan de beperkte flexibiliteit (en functionaliteiten) van dat systeem – en niet andersom, wat in een snel veranderende samenleving noodzakelijk is. Iedere winkel is anders en iedereen heeft een eigen manier van werken; hoe zou een statisch kassasysteem zich dan ook kunnen aanpassen aan al die verschillende behoeften? 

Bij digitale, online systemen verdwijnt dat probleem – en de daaraan gekoppelde frustratie en onnodige inspanningen. Wilt u uw interface aanpassen aan uw specifieke gebruiksgewoonten en workflow, bepaalde knoppen verplaatsen of in een specifieke kleur markeren? Een wereld van mogelijkheden zal voor u opengaan. 

Ziet u een online kassasysteem al zitten?

Weinig mensen houden van verandering, maar waarom zou u voor een kassasysteem gaan dat minder aanbiedt als uw onderneming meer potentieel heeft? 

Het inwisselen van een klassiek kassasysteem voor een modern online systeem brengt alleen maar positieve gevolgen met zich mee: het geeft u een beter overzicht, meer inzicht, vereenvoudigt en optimaliseert uw dagelijkse processen, en geeft u meer tijd om te doen waar elke zaakvoerder het liefst mee bezig is: ondernemen. 

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van een online kassasysteem voor retailers en wilt u er graag meer over horen? Neem contact op met een van onze retail experts die u hier alles over kunnen vertellen.