Top 10 kassa-instellingen voor het runnen van een club of bar

Het is donderdag en mensen zijn er bijna klaar voor om het weekend weer in te luiden. Maar bent u er weer klaar voor om uw gasten te ontvagen in uw bar of club? Hoe zorgt u ervoor dat u uw gasten de allerbeste service biedt? De volgende 10 functies binnen uw kassasysteem zullen u hier zeker bij helpen.

1. Personeel inklokken

Een keer in de maand is het weer tijd om uw personeel uit te betalen. Het is dan fijn om te weten wie wanneer en hoelang heeft gewerkt. Wanneer een werknemer op werk komt, kan hij zichzelf meteen inklokken en wordt dit geregistreerd. In plaats van dit ergens opgeschreven te hebben of alle roosters erbij te pakken en de uren op te tellen per werknemer, kunt u nu in een overzicht zien wie hoeveel uur heeft gewerkt. Zo voorkomt u rompslomp bij de administratie en heeft u geen ontevreden personeel, omdat hun loonstrook niet klopt. En het is natuurlijk ook een handige manier om bij te houden wie vaak te laat komt of juist altijd netjes op tijd is.

2. Rekening delen

Wat tegenwoordig vaker voorkomt is het splitsen van de rekening. Klanten hebben samen wat besteld, maar willen graag apart betalen. Geen probleem! De rekening kan gedeeld worden en ieder betaalt zijn eigen bedrag. Zelfs de betaalmethode kan bepaald worden. Welke verschillende mogelijkheden wilt u beschikbaar stellen voor uw klanten? Kijk naar wat het handigst werkt voor uw bar of club.

3. Drankjes digitaal turven

Voor de mensen die snel hun drankjes willen hebben en geen gedoe aan de bar willen met betalen, is er de mogelijkheid om alles wat ze bestellen op hun naam te zetten. Een tab openen dus. Hiervoor worden eerst hun gegevens opgeslagen. De drankjes worden in het kassasysteem geturfd en aan het einde van de avond kan het openstaande bedrag worden afgerekend. Biertjes turven zoals vanouds kan dus nog steeds, maar dan digitaal en makkelijker, vooral wanneer er veel verschillende tabs openstaan.

Tip: maak gebruik van de klantgegevens om bijvoorbeeld mails te sturen over aankomende evenementen of happy hours en andere berichten over uw bar/club.

4. Bevoegdheden van het personeel beheren

Wat het personeel wel en niet mag kan u helemaal zelf bepalen. Niet iedereen heeft dezelfde functie en daarom niet dezelfde bevoegdheden. Na het inklokken heeft elke werknemer alleen toegang tot hetgeen waar hij/zij toelating heeft gekregen . Vanuit de backend van het systeem kan u gemakkelijk de rollen en rechten van het personeel aanpassen. Ga na of u bijvoorbeeld uw werknemers de mogelijkheid geeft om drankjes te verkopen met korting of dat ze producten kunnen veranderen en omzetten en data kunnen inzien.

5. Makkelijk het menu aanpassen voor Happy Hour

Eén keer in de week zou u uw klanten het voor een (paar) uur nog leuker kunnen maken in uw club of bar. Cocktails voor de helft van de prijs, alle drank vòòr 00:00 uur voor €3, bij een biertje krijgt u er nog één gratis, etc. Een happy hour is een leuk event dat klanten trekt naar uw club of bar. Zet uw drankjes vast op een bepaalde prijs of geef korting. Als u wilt kunt u de happy hour ook langer laten duren. Plezier hoeft u zeker niet te beperken tot een uur. In het systeem kun je het evenement helemaal zelf plannen.

Naast happy hours kunt u natuurlijk ook een maand lang een bepaald drankje in de spotlight zetten en deze goedkoper maken of een speciaal drankje tijdelijk verkrijgbaar stellen.

6. Beter overzicht met categorieën

De wand met allerlei verschillende soorten drank is kenmerkend voor uw bar of club. Voor elke smaak is er wel wat in te schenken: cocktails, mixdrankjes, bier, wijn, noem maar op. Iedere variant bestaat weer uit verschillende soorten en als u aan het werk bent is het fijn als alles dan gecategoriseerd is. Denk aan de mojito en caipirinha die bij de categorie cocktails horen en bacardi cola en malibu cola bij de mixdranken. U geeft elke categorie heel gemakkelijk een andere kleur. Zo houdt uw personeel makkelijk overzicht en hoeven ze niet lang te zoeken. Daarmee worden de drankjes sneller bereid en de gasten sneller geholpen.

7. Speciale bestellingen

Klanten hebben vaak een bepaalde voorkeur. Als ondernemer wilt u deze klanten zo goed mogelijk helpen en zorgen voor een goede klantbeleving. Met ‘modifiers’ kunt u wat extra’s toevoegen aan de bestelling of er juist voor zorgen dat er een ingrediënt wordt weggelaten. Op deze manier kunt u aan de wensen van de klanten voldoen zonder dat er gedoe is met de kassa. Extra rum in de cocktail of toch liever geen aardbeien erin, het kan allemaal. Zo houdt u probleemloos rekening met allergieën.

8. Meer inzichten met rapportering

Rapportering is erg belangrijk. U wilt graag weten hoe goed uw zaak het doet, hoe goed een bepaald product verkocht wordt, welk product juist niet goed verkocht wordt, etc. Met de verschillende rapporteringen kunt u dit inzien. Voor uw bar of club is het bijvoorbeeld fijn om inzicht te hebben in de voorraad van ingrediënten. Daarnaast is de end-of-day rapportering erg belangrijk om te weten hoeveel u heeft omgezet op een dag. Maar denk ook aan de personeelsrapportering waarin de uren van de werknemers staan geregistreerd. Het fijne aan het cloud-gebaseerde kassasysteem van Lightspeed is, dat u de rapportering waar en wanneer dan ook kan raadplegen en dus altijd even snel kan checken hoe de zaken eruitzien zien in uw bar of club, ook als u er niet bent.

9. Offline werken

Als ondernemer wilt u dat de zaken soepel verlopen. De bar moet blijven draaien ook wanneer uw internet een keer uitvalt. Dat kan… Met de Liteserver van Lightspeed kunt u gewoon doorwerken zonder enig probleem totdat de internetverbinding is hersteld. Hierna wordt alle data weer gesynchroniseerd naar de ‘cloud’. Met Lightspeed Restaurant kunt u rekenen op een systeem dat nooit stopt.

10. Flexibele tafelindeling

In het kassasysteem kunt u gemakkelijk een plattegrond maken van uw bar met de tafelindeling. In een club komen VIP booths wat vaker voor en kunt u deze ook makkelijk toevoegen. Zo houdt uw personeel het overzicht en kunnen bestellingen makkelijk in het systeem worden gezet en aangegeven worden waar ze naartoe moeten. Het kan voorkomen dat u de indeling van uw bar of een club wat aanpast. De veranderingen zijn makkelijk te wijzigen in de backend, maar u kunt het ook doen via de iPad–kassa.

Met deze 10 instellingen in uw kassasysteem zorgt u ervoor dat elke avond soepel verloopt, en u meer winst kan maken. Meer weten over hoe uw kassasysteem u kan helpen uw bar of club efficiënter te runnen? Lees hier meer.