Zo bereken en verlaag je je restaurant kostprijs

Als uw restaurant goed loopt, wilt u zich waarschijnlijk meer gaan richten op groei, omzet en volume.

Voor chef-koks, restauranthouders en managers kan dat betekenen dat ze gaan kijken naar nieuwe menu’s, langere openingstijden of zelfs de mogelijkheden om een extra vestiging te openen.

Maar nu restaurants het overal ter wereld zwaar hebben, gaat vrijwel alle aandacht naar de kosten. Horeca Vlaanderen schat dat de horeca in België een omzetverlies van 1,7 miljard door de Corona crisis zal leiden. Dit zijn helaas geen rooskleurige berichten. 

Maar kennis is macht.

In dit artikel gaan we kijken naar uw restaurant kostprijs en geven we u enkele tips en ideeën voor acties die u kunt ondernemen. Deze onderwerpen komen aan bod

• Wat is de kostprijs van een restaurant?
• Het kostprijspercentage waarop u zou moeten richten
• Formules voor het berekenen van uw kostprijs
• Voorbeeld van een kostprijsberekening
• Tips voor het verlagen van uw kostprijs

Wat is de kostprijs van een restaurant?

Nu kosten centraal staan, is de kostprijs belangrijker dan ooit geworden.

Voor horeca-ondernemers is de kostprijs een magisch getal.

Als u het principe achter kostprijzen snapt en u uw restaurant kostprijs nauwkeurig in de gaten houdt, krijgt u een goed beeld van de winstgevendheid van uw restaurant. 

De kostprijs is simpel gezegd de optelsom van alle kosten die uw restaurant maakt om eten, drinken en producten te verkopen, de zogenaamde kosten van verkochte goederen, plus de personeelskosten van uw vaste krachten en tijdelijke medewerkers. Het wordt ook vaak primaire kosten of basiskosten genoemd. 

Wat is de gemiddelde kostprijs van een restaurant?

Het gemiddelde in de sector ligt tussen de 60% en 70%. Dit zijn de kengetallen die worden aangehouden in de horeca:

• Maximaal 30% inkoopkosten 
• Maximaal 30% personeelskosten
• Gemiddel 12% aan huisvestiging

Alhoewel dit een goede richtlijn is, moet u zich niet blind staren op deze kengetallen. Bekijk wat goed is voor uw horecazaak en houd rekening met uitzonderingen. Denk maar aan een restaurant dat onderdeel is van een hotel of een sportclub. Dit soort restaurants kan misschien, heel misschien een hoge kostprijs hebben. Dat komt doordat ze vaak dienen als een soort lokkertje voor de hoofdactiviteit van het bedrijf, zoals hotelovernachtingen of jaarabonnementen.

Voor vrijwel elk ander soort restaurant is het lastig nog winstgevend te zijn als de restaurant kostprijs hoger is dan 70%. Dat is dus het getal waar u onder moet blijven.

Kostprijsformule

Op basis van die informatie zou u verwachten dat u een ingewikkelde formule moet gebruiken om uw kostprijs te berekenen. Gelukkig is dat niet zo. Uw restaurant kostprijs omvat alles wat u heeft uitgegeven om uw menu-items en producten in te kopen, te vervoeren, te serveren en te leveren. In formulevorm ziet dat er zo uit:

Om te begrijpen hoe uw kostprijs zich verhoudt ten opzichte van de eerder genoemde gemiddelden voor de sector, moet u de kostprijs berekenen als percentage van uw omzet in een bepaalde periode (bijvoorbeeld een week of een maand).

Totale kosten van verkochte goederen (COGS)

Ongeveer een derde van de bruto-inkomsten van een restaurant gaan naar het betalen van de COGS. 

Totale personeelskosten

Zoals de formules hierboven aangeven, moet u de personeelskosten (loonkosten) optellen bij uw COGS om uw basiskosten te berekenen.

Personeelskosten zijn belangrijk omdat ze betrekking hebben op een van de belangrijkste onderdelen van een restaurant: het personeel. Maar personeelskosten bestaan uit meer dan alleen het loon van managers, chef-koks, bedieningsmedewerkers en bezorgers. 

Houd bij het berekenen van uw personeelskosten ook rekening met bijvoorbeeld:

• Inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet
• Bonussen en overuren
• Vakantietoeslagen
• Pensioenkosten
• Loonbelasting

Voorbeeld van een kostprijsberekening

Tijd voor een voorbeeld, om het onderwerp wat minder theoretisch te maken.

Stel dat u een strandpaviljoen hebt, gespecialiseerd in visgerechten en met een mooi terras. U wilt uw kostprijs voor de maand juni berekenen. Normaal gesproken is juni een drukke maand, maar u heeft wat tafels van uw terras moeten verwijderen om te zorgen dat mensen voldoende afstand kunnen houden. Daarom heeft u besloten het aantal bedieningsmedewerkers voor uw terras terug te brengen van vier naar twee. Laten we zeggen dat uw omzet voor de maand juni neerkwam op € 36.000.

U bekijkt uw beginvoorraad, ingekochte voorraad en eindvoorraad. Daaruit blijkt een COGS van € 22,000.

Uw personeelskosten zijn iets gezakt sinds u deze cijfers voor het laatst hebt bekeken, naar € 2500, inclusief belastingen en vakantietoeslagen. 

Op basis van de eerder genoemde kostprijsformule krijgen we dan het volgende:

Uw totale kostprijs is dus € 24,500. Nu gaan we dat bedrag omrekenen naar een percentage. Op basis van de eerder genoemde formule ziet dat er zo uit: 

Uw strandpaviljoen heeft dus een vrij hoog kostprijspercentage van 68%.

Waarom is inzicht in uw kostprijs zo belangrijk?

Inzicht in de kostprijs van uw restaurant is belangrijk, omdat u op basis daarvan aan de slag kunt met factoren die een negatieve invloed hebben op uw winst. Nog belangrijker dan simpelweg de kosten van uw restaurant te berekenen, is dat met enige regelmatig te doen; eens per jaar of eens per kwartaal is echt niet genoeg.

Waarom niet?

Omdat uw kostprijs u vertelt waar u verliezen lijdt als gevolg van verspilling, diefstal, slechte planning, problemen met de prijzen op uw menukaart, portionering en/of inkoop.

Als u uw kostprijs niet regelmatig berekent, kunnen de kosten van deze problemen na verloop van tijd grote gevolgen hebben voor uw winst- en verliesrekening. Hoe sneller u problemen herkent, hoe sneller u ze kunt oplossen.

3 manieren om uw kostprijs laag te houden

Alles wat we tot nu toe hebben besproken, leidt naar één logische vraag: hoe kunt u zorgen dat de kostprijs niet de pan uit rijst? Het goede nieuws is dat u daar zelf aardig wat invloed op hebt.

1. Bereken de ideale kostprijs en richt u daarop

De eerste stap om uw kostprijs onder controle te krijgen, is uitzoeken wat het beste werkt voor uw restaurant. Het gemiddelde van de sector mag dan wel tussen de 60% en 70% liggen, maar gastronomische restaurants hebben natuurlijk te maken met heel andere COGS en personeelskosten dan fastfoodrestaurants. Hoe meer inzicht u heeft in uw COGS en personeelskosten, hoe beter. Het lastige daaraan is dat zowel COGS als personeelskosten variabel zijn.

Stelt u zich nog even dat strandpaviljoen voor. Natuurlijk hebben de seizoenen grote invloed op het aantal couverts dat u gedurende het jaar kunt serveren. In de zomer hebben uw koks en bedieningsmedewerkers het waarschijnlijk ontzettend druk, maar in de koudere maanden heeft u beduidend minder personeel nodig.

2. Verlaag de kosten van uw verkochte goederen (COGS)

Hoe lager uw COGS, hoe hoger de winstmarge van uw restaurant. Wat voor soort restaurant u ook heeft, het is verstandig te zoeken naar manieren om uw COGS te verlagen zonder in te leveren op voedselkwaliteit en de tevredenheid van uw gasten in gevaar te brengen.

Dit zijn zes praktische manieren om uw COGS te verlagen:

• Houd zicht op uw voorraad
• Koop in bulk in waar mogelijk
• Vergelijk leveranciers
• Beperk voedselverspilling
• Pas uw menu aan
• Koop goedkopere ingrediënten

3. Verlaag uw personeelskosten

Personeelskosten vertonen al jarenlang een stijgende lijn, maar er zijn manieren om ze onder controle te houden. 

We geven u drie handige tips:

• Plan zorgvuldig. Zorg dat u niet teveel personeel hebt op rustige dagen en in rustige seizoenen. Maar let wel op dat u voldoende personeel hebt op drukke dagen en tijden, zodat u gasten snel van dienst kunt zijn. Zet uw personeel slim in. U kunt bijvoorbeeld een ober of sommelier hebben die heel goed is in het aanbevelen van speciale bijgerechten of wijnen bij een bepaald gerecht. Of een chef-kok die de keuken op een manier kan runnen dat er snel wordt gewerkt en er toch kwaliteit wordt geleverd.
• Beperk overuren. Zorg dat uw fulltime personeel niet overwerkt raakt en probeer vaste medewerkers af te wisselen met invalkrachten of parttimers. U kunt ook een tijdregistratiesysteem installeren om een duidelijker beeld te krijgen voor uw salarisadministratie. 
• Houd uw beste medewerkers tevreden. Het is veel goedkoper om bestaand personeel te behouden en op te leiden dan om nieuwe medewerkers aan te nemen. Zorg voor een duidelijke hiërarchie onder uw personeel en bied uw medewerkers de mogelijkheid zich te ontwikkelen. Als u een hoog personeelsverloop kunt voorkomen, voorkomt u ook hoge wervings- en opleidingskosten.

Een laatste woord over kostprijzen

Uw restaurant kostprijs is dus echt een magisch getal als u uw restaurant op de juiste wijze wilt beheren, runnen en laten groeien. Dat komt doordat de kosten voor voedsel, dranken, merchandise en zelfs personeel op zichzelf weinig te betekenen hebben. Het is natuurlijk belangrijk dat u weet hoe hoog die kosten zijn, maar de cijfers worden veel zinvoller als u ze bij elkaar optelt om uw kostprijs te berekenen.