Via QR-code bestellen: horeca tech in tijden van personeelstekort 

De post-pandemie versie van de horeca is strijdvaardiger, bekwamer en meer flexibel dan ooit. Toch heeft de crisis ook gezorgd voor een impactvol en aanhoudend probleem: een algemeen tekort aan personeel.

De sector die tot niet zo lang geleden overspoeld werd met enthousiaste kandidaten en eerder te kampen had met andere personeelsgerelateerde problemen zoals arbeidskosten, staat nu te popelen om geld neer te leggen voor getalenteerde werknemers en worstelt intens met het invullen van een groeiende lijst aan openstaande vacatures.

Moderne problemen vragen om moderne oplossingen en dat is ook net wat de horecasector heeft gedaan: zich wenden tot de kracht en het potentieel van digitalisering en automatisering. 

Eén van de meest populaire en snelst geïmplementeerde technologieën is het bestellen via QR-codes in de horeca. QR-codes blijken een absolute reddingslijn te zijn voor horecazaken die proberen hun bediening in stand te houden te midden van personeelstekort. Veel restauranteigenaren zijn van mening dat de invoering van nieuwe technologieën in de afgelopen twee jaar van cruciaal belang is geweest voor hun voortbestaan.

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

• Wat zijn QR-codes? 
• Hoe kunt u gasten laten bestellen via QR-codes?
• Hoe werkt online bestellen voor restaurants?
• Wat zijn de voor- en nadelen van QR-codes in de horeca?
• Hoe helpen QR-codes u met personeelstekort?

Wat zijn QR-codes? 

Quick Response codes zijn de moderne, meer geavanceerde varianten van bar- of streepjescode. In plaats van statische informatie weer te geven bij het scannen, kan de maker van een QR-code beslissen om een bepaalde actie uit te voeren wanneer de code gescand wordt. Bij het bestellen via QR-codes in de horeca gaat het meestal om het openen van een URL die naar de menukaart of het online bestelplatform van de horecazaak leidt. 

QR-codes zijn gratis en kunnen door iedereen aangemaakt worden. Aangezien zowat elke moderne smartphone in staat is om QR-codes te scannen of lezen, bespaart dit gasten de tijd om een URL over te typen of manueel naar de website van een restaurant te gaan, en tegelijkertijd maakt het fysieke menukaarten – wat zeker van belang was tijdens de diepste dalen van de pandemie – overbodig.

Hoe kunt u gasten laten bestellen via QR-codes?

Uw gasten via QR-codes laten bestellen is een handige manier om uw menu en bestelproces te digitaliseren. Door simpelweg een vaste QR-code op tafels of toonbanken te plaatsen, kunnen gasten met hun smartphone het menu raadplegen en – indien u over een online bestelproces beschikt – hun bestelling plaatsen. 

Terwijl het bestellen via QR-codes in de horeca aanvankelijk enorm in populariteit/noodzaak is gestegen in het begin van 2020 als de ideale manier om fysiek contact tussen gasten, personeel en menukaarten te beperken, zijn QR-codes ondertussen uitgegroeid tot belangrijke bestel tools voor restaurants die kampen met personeelstekort.

Bestellen met QR-codes: stap voor stap 

• Stap 1: Gasten kunnen met hun telefoon een QR-code scannen.
• Stap 2: Uw digitaal menu verschijnt op hun telefoon (voor de meeste oplossingen is dit simpelweg in een browser, dus is het niet nodig om een app te downloaden of een account aan te maken).
• Stap 3: De klant kijkt naar het menu, plaatst een bestelling en betaalt – allemaal via hetzelfde platform.
• Stap 4: Bestellingen worden direct naar uw kassasysteem en de respectievelijke printer (d.w.z. keuken/bar) gestuurd.

Met Lightspeed Order Anywhere wordt het nóg overzichtelijker. U beheert namelijk zowel online bestellingen die gasten ter plaatse in uw zaak plaatsen als bestellingen voor takeaway in hetzelfde systeem: Lightspeed Restaurant. QR-codes zijn gepersonaliseerd en verbonden aan specifieke tafels; gasten moeten dus niet zelf hun tafelnummer ingeven, maar kunnen zich onmiddellijk toeleggen op wat belangrijk is: hun bestelling doorgeven.

Bestellingen komen automatisch op de correcte tafel op uw vloerplan in Lightspeed Restaurant terecht; online afhaalbestellingen verschijnen in de takeaway tab – u hoeft dus zelf ook niets meer te doen. Zowel u als uw gasten krijgen bestelupdates in realtime die hen op de hoogte houden van de precieze status en wachttijd van hun bestelling. Meerdere bestellingen van één tafel kunt u allemaal in één rekening samenvoegen – gedaan met 10 individuele btw-ticketjes voor 10 bestellingen.

Hoe werkt online bestellen voor restaurants?

Online bestellen staat gasten toe, naast het raadplegen van het menu, ook effectief bestellingen te plaatsen via hun smartphone, tablet of computer – zolang ze over een internetverbinding beschikken. Hier gaat het zowel over elke vorm van bestelling – ter plaatse, takeaway of delivery. 

Terwijl veel restaurants ongetwijfeld takeaway-opties aanbieden en ook via externe maaltijdbezorgplatformen werken, staat het integreren van online bestellen met uw horeca kassasysteem u toe om al uw bestellingen – zowel online bestellingen voor afhaal en bezorging als bestellingen ter plaatse – op één plek te beheren. Zo’n integratie vermindert niet alleen de tijd die u moet steken om de administratie en boekhouding van elk onderdeel bijeen te brengen, maar maakt het ook makkelijker om de totaalomzet en dagafsluiting van uw dag, week of maand met één klik te bekijken.    

Wat zijn de voor- en nadelen van het bestellen via QR-codes in restaurants

De nadelen

Zoals bij elke nieuwe technologie is het belangrijk om na te gaan of uw zaak er daadwerkelijk voordelen uit kan halen. Overweeg daarom het volgende voor u iets nieuws in uw onderneming implementeert.

Nadeel #1: abonnements- en transactiekosten

Aan het aanbieden van bestellen met QR-codes hangt een prijs. De meeste oplossingen rekenen een vast maandelijks tarief en een percentage op de transactiekosten van elke bestelling.

Prijsstructuren

• Sommige providers rekenen geen maandelijkse abonnementskosten, maar hogere transactiekosten, terwijl anderen een maandelijks bedrag en lagere transactiekosten in rekening brengen;
• Maandelijkse abonnementen voor QR-platforms variëren van €35,- tot meer dan €100,- per maand, afhankelijk van de provider en het serviceniveau;
• Transactiekosten zijn vaak een paar procent, en hangen ook af van provider tot provider – vergelijk daarom zeker enkele opties.

Voor de meeste horecaondernemers is de prijsstructuur dikwijls de grootste bekommernis.

Nadeel #2: verandering in service en klantervaring

Bestellen via QR-codes aan tafel is en blijft ongetwijfeld een populaire trend. Evengoed hebben zowel de horecasector als horecagasten hun  bedenkingen bij deze nieuwe manier van bestellen.

Voor de industrie: veranderingen in service en dienstverlening

Het bedienend personeel van uw zaak zal een extra service moeten geven: naast het aanbieden van het menu en de specialiteiten, moeten ze ook uitleggen hoe gasten hun bestellingen kunnen plaatsen. Gelukkig is het proces van QR-code bestellen eenvoudig, maar de kans bestaat dat uw personeel sommige gasten zal moeten begeleiden in het gebruik van deze technologie.

Voor gasten: verandering van een eeuwenoude traditie

De introductie van QR-codes schudt een eeuwenoude besteltraditie grondig doorheen. Gasten die voorgaand klaar waren om hun bestelling te plaatsen, zochten vaak oogcontact met het bedienend personeel, om vervolgens met een glimlach aan te geven dat ze klaar zijn om te bestellen. Het daaropvolgend dialoog over voorkeuren, aanbevelingen en extra uitleg van het personeel bij vragen van de gasten is voor een horeca-eigenaar wellicht niet de meest efficiënte manier van bestellen, maar het is wel iets wat gasten kennen en waar ze aan gewend zijn. Het vervangen van dit aangeleerde gedrag door een nieuwe manier van bestellen, verandert (hoe welkom of ongewenst ook) de vertrouwde eetervaring. Hoewel QR-bestellen aan tafel is ontworpen om inefficiënties aan te pakken en workflows te stroomlijnen, brengt het een verandering voor iedereen met zich mee.

Nadeel #3: vertraagde uitbetalingen kunnen cashflow beïnvloeden

Doorgaans gaat het bestellen via QR-codes ook gepaard met betalen. In dat geval is de aanbieder van het bestelplatform of -applicatie ook het betaalkanaal. Die aanbieder stuurt bestellingen door, verwerkt de betalingen, trekt transactiekosten af en stort het geld op de bankrekening van de horecazaak. Terwijl sommige providers uitbetalingen op dezelfde dag aanbieden, kan het bij andere een paar dagen duren voordat ze zijn verwerkt, wat een invloed kan hebben op de cashflow van een horecazaak. 

De voordelen

Gelukkig zijn er ook een rits interessante voordelen aan het bestellen via QR-codes in de horeca. Zeker sinds het aanbreken van de pandemie en het aanhoudend personeelstekort in te horeca, is het een oplossing die aan kracht blijft winnen – en dat is niet voor niets. 

Voordeel #1: verhoging van de gemiddelde bestelwaarde 

Data van vele aanbieders van QR-code diensten laat blijken dat de gemiddelde bestelwaarde doorgaans toeneemt bij digitaal bestellen dan wanneer een bestelling van persoon tot persoon wordt doorgegeven. Wanneer gasten via QR-codes bestellen, lijken ze sneller geneigd om ofwel meer toe te voegen aan één bestelling of sneller een tweede keer te bestellen. Op die manier bespaart deze technologie gasten aan tijd en levert het u als horeca-eigenaar meer omzet op. Er zijn verschillende redenen waarom de gemiddelde bestelwaarde verhoogd dankzij QR-codes:

• Horecazaken kunnen de bestelstroom van hun digitale menu’s configureren voor zowel upsell als cross-sell van winstgevende items.
• Gasten hoeven niet langer te wachten op het bedienend personeel om hun bestelling op te komen nemen. Dit verhoogt vaak de frequentie van bestellingen.
• Snellere tafelomzet en -circulatie doordat het personeel minder tijd besteedt aan het opnemen van bestellingen en betalingen.

Voordeel #2: verbeterde klantervaring

Toegeveven, het bestellen via een QR-code is zonder twijfel een andere ervaring voor gasten dan wat ze gewend zijn, maar daarom is het nog geen slechte ervaring – integendeel. QR-codes kunnen de klantervaring juist verbeteren:

• Medewerkers hebben meer tijd om een band met gasten op te bouwen.
• Door de gestroomlijnde workflow voor bestellingen worden maaltijden sneller geserveerd, waardoor gasten minder lang hoeven te wachten.
• Gasten hebben een breed scala aan betalingsmogelijkheden afhankelijk van de provider van de QR-diensten (Payconiq/iDeal, debetkaarten, kredietkaarten/creditcards, ApplePay, GooglePay, …).
• Personeel kan geen fouten maken bij het invoeren van een bestelling, zodat gasten elke keer precies krijgen wat ze hebben besteld.

Voordeel #3: meer inzicht in het consumptiegedrag van gasten

Horecazaken investeren vaak in een of andere vorm van marketing, maar ze zijn niet allemaal in staat om dit efficiënt en effectief te doen. QR-platforms vergemakkelijken de marketing door gegevens te verzamelen die kunnen worden gebruikt voor marketinginspanningen. Dit omvat het verkrijgen van nauwkeurige inzichten op basis van data over het consumptiegedrag en -patroon van gasten, zoals:

• Gemiddelde uitgaven per bezoek
• Frequentie/patronen van bezoeken (of wanneer ze voor het laatst zijn geweest)
• Voorkeur voor gerechten/dranken

Deze inzichten kunnen worden gebruikt in functie van doelgerichte en effectieve marketingtechnieken, door bijvoorbeeld speciale aanbiedingen af te stemmen op specifieke gasten of door een promotie aan te bieden aan alle gasten, gebaseerd op besteltrends die door de app zijn verzameld.

Let evengoed wel op dat u niet ongevraagd persoonlijke gegevens verzamelt. 

Voordeel #4: eenvoudig items en prijzen bijwerken op een digitaal menu

QR-platforms zorgen voor meer flexibiliteit met menu’s. Wijzigingen of updates kunnen worden aangebracht vanuit de backoffice en zijn direct zichtbaar in de digitale versie van uw menu. Dus of het nu gaat om het toevoegen van een weekspecial, prijswijzigingen of het verwijderen van een menu-item dat niet langer wordt aangeboden – u kunt alles digitaal doen zonder een menu opnieuw te moeten ontwerpen en een nieuwe versie te laten afdrukken.

Hoe helpen QR-codes en online bestellen met personeelstekort?

Verminder kosten op commissie aan derden

Externe maaltijdbezorgplatformen brengen relatief hoge commissies in rekening voor hun bezorg- en afhaaldiensten. Door uw gasten via een online bestelsysteem te laten bestellen, elimineert u de tussenpartij en verlaagt u drastisch de kost die daarmee gepaard gaat, waardoor het extra inkomsten kanaal dat u gevonden heeft in afhaal en bezorging niet meer gedraineerd wordt dan nodig. Aangezien de vraag naar personeel nog nooit zo hoog was, kan het verlagen van dergelijke kosten een manier zijn om meer aantrekkelijke salarissen te bieden en daardoor getalenteerd personeel aan te trekken.

Voor horeca-ondernemers die veel belang hechten aan branding, is het beheren van een eigen online bestelsysteem ook ideaal om meer controle te behouden over hoe uw merk, naam, reputatie, zaak, menukaart en gerechten worden gepresenteerd.

Meer autonomie en vrijheid voor gasten, meer omzet voor u

Uit de horeca trends voor 2022 is gebleken dat de moderne horecagast meer en meer op zoek is naar een totaalbeleving van begin tot eind én met eigen inbreng. Als u uw gasten via QR-codes en een online bestelsysteem hun bestellingen laat doorgeven, geeft u uw gasten de vrijheid en autonomie om te bestellen wat ze willen en wanneer ze willen. Een actievere participatie in het bestelproces geeft gasten meer autonomie en vrijheid, wat bij kan dragen aan de totaalervaring waar zij naar op zoek zijn. 

Het is ook gebleken dat gasten sneller geneigd zijn om een tweede keer te bestellen of extra items toe te voegen aan hun bestelling wanneer ze die zelf controleren en eigenhandig kunnen plaatsen. Op die manier staat QR-codes en online bestellen bespaart u niet enkel de doorwegende kost 

Bedien meer klanten met minder personeel

Door gasten QR-codes aan te bieden waarmee ze via een online bestelproces hun bestelling kunnen plaatsen, kunt u als horecaondernemer ook meer bestellingen verwerken dan wanneer u dat enkel met uw personeel en manuele bestellingen zou doen – ook als u onderbemand bent. In een worst case scenario waar u onderbemand een shift moet doorstaan, voorkomt u namelijk dat gasten langer dan normaal moeten wachten tot uw personeel beschikbaar is om hen te bedienen.

Ook afhaal en bezorgopties zijn eenvoudiger te beheren met een geïntegreerd online bestelsysteem. Als u merkt dat u op bepaalde piekmomenten riskeert te veel afhaal- of bezorgbestellingen te ontvangen, kunt u ervoor kiezen om dat soort bestellingen enkel binnen bepaalde periodes aan te nemen.

Focus op klantenservice

Zoals we al eerder benoemde is één van de voordelen van het werken met QR-codes dat uw aanwezig personeel ook meer tijd krijgt om zich bezig te houden met andere, persoonlijke aspecten van de bediening en het op peil houden van het serviceniveau waar u met uw horecazaak naar streeft.

Nu uw personeel zich geen zorgen hoeft te maken over het aannemen van bestellingen of het doen van betalingen, kunnen ze zich concentreren op het verbeteren van de klantenservice en het verbeteren van uw algehele klantervaring.

Omdat bestellingen rechtstreeks door gasten worden geplaatst, wordt de kans op manuele bestelfouten – althans die aan uw personeel te wijten zouden zijn – herleid tot nul. Dat zorgt ervoor dat bestellingen die in de keuken aankomen precies overeenkomen met wat de gasten hebben besteld. Dit betekent minder heen en weer geloop voor uw personeel tussen zaal/vloer en keuken. Beschikbare medewerkers hebben meer tijd om klanten te adviseren, ervoor te zorgen dat bestellingen op tijd aankomen of een handje te helpen in andere secties van het restaurant wanneer dat nodig zou zijn.

Bied contactloze betalingen aan

Eén van de meest voordehandliggende stappen die QR-codes verbindt aan online bestellen in de horecasector is het koppelen van digitale, contactloze betalingen. Indien u contactloze betalingen integreert in uw online bestelsysteem, hoeft uw personeel geen betaalterminals/pinterminal meer mee te nemen aan tafel, want gasten kunnen probleemloos hun eigen bestelproces afhandelen. Het aanbieden van contactloze betalingen betekent minder nóg minder werkdruk voor uw personeel – en dus minder druk op u indien u kampt met personeelstekort – en een verbeterde snelheid van uw betalingsverwerking.

Lightspeed Payments integreert naadloos met Lightspeed Restaurant en staat u toe om snelle en betrouwbare transacties kunt aanbieden, en alle gangbare kaarttypes en online betaalmethodes kunt accepteren – allemaal tegen transparante en eenduidige tarieven, zonder verborgen kosten.

In tijden waar contact nog steeds zoveel mogelijk vermeden moet worden, voegen contactloze betalingen ook een extra laag bescherming toe aan de manier hoe uw gasten en werknemers met elkaar omgaan, door contactpunten en interacties tussen te verminderen.

Tijd om QR-codes te integreren in uw horecazaak 

Gasten via QR-codes en een online bestelsysteem laten bestellen brengt veel voordelen met zich mee, niet alleen voor u, maar ook voor uw personeel – zeker in tijden van personeelstekort. Om uw horecazaak pandemie-, future- en full proof te maken, is het implementeren van digitale oplossingen en technologieën noodzakelijk. Bent u nieuwsgierig naar hoe Lightspeed uw restaurant mee full-proof kan maken? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en ontdek het zelf.