How to: een duidelijke privacyverklaring opstellen

We willen allemaal zeker weten dat onze persoonsgegevens in veilige handen zijn. Je klanten zijn daar geen uitzondering op. Elke dag verzamelen, bewaren en gebruiken retailers persoonlijke informatie. Met een doeltreffende privacyverklaring kun jij laten zien dat je de privacy van (potentiële) klanten serieus neemt. 

Hieronder lees je meer over:

• Wat een privacyverklaring is
• Waarom een privacybeleid belangrijk is
• Zeven tips voor een volledige privacyverklaring
• Best practices voor privacyverklaringen

Wat is een privacyverklaring?

Een privacyverklaring is een document waarin wordt uitgelegd welk beleid jouw (web)winkel hanteert voor het verzamelen, gebruiken en beschermen van de persoonsgegevens van klanten. Dit beleid moet voor klanten gemakkelijk toegankelijk zijn, en staat vaak gelinkt in de voettekst van je webshop.

Waarom is een privacybeleid belangrijk 

Niet alleen voor webshops en fysieke winkels, maar ook voor omnichannel-retailers is een privacybeleid onmisbaar.

Bij e-commerce en fysieke detailhandel is het verzamelen van klantgegevens vaak beperkter en gerichter. Kleine webshops verzamelen vaak bijvoorbeeld alleen persoonsgegevens via webformulieren en op de betaalpagina. Eigenaren van een fysieke winkel verzamelen doorgaans louter persoonsgegevens bij aankopen in de winkel.

Omnichannel-retailers verzamelen daarentegen vaak persoonsgegevens van klanten via aanvullende kanalen, zoals mobiele apps, social media, klantenservicegesprekken, partnerschappen en marketing- en reclamecampagnes. 

Dit betekent dat omnichannel-retailers vaak toegang hebben tot een overvloed aan persoonlijke informatie over klanten, die veel dieper gaat dan basisgegevens zoals namen, (e-mail)adressen en voorkeuren voor betalingsmethode.

• Een duidelijk en transparant beleid helpt bij het opbouwen van vertrouwen bij klanten. Klanten willen weten hoe hun persoonsgegevens worden gebruikt, en een goed geschreven privacyverklaring over jouw beleid kan hen geruststellen dat deze informatie beschermd blijft. 
• In veel rechtsgebieden is dit wettelijk verplicht. Zo staat er in zowel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie als de California Consumer Privacy Act (CCPA) van de Verenigde Staten dat bedrijven verplicht zijn een privacybeleid te hebben.

Alexandra Vesalga is privacyadvocaat en oprichter van AV Privacy, een adviesbureau dat zich richt op de ontwikkeling en uitvoering van privacyprogramma’s bij bedrijven. Volgens haar zijn regelgevende organen de afgelopen jaren zeer actief geweest op het gebied van privacy, en bovendien is er steeds meer aandacht voor privacy wereldwijd. ‘Het ontbreken van een adequate privacyverklaring is gemakkelijk te controleren, omdat het zeer zichtbaar is voor toezichthouders’, aldus Vesalga.

Gerelateerd: Het privacybeleid is één stap in het proces. Leer hoe je een eigen webwinkel begint.

Wat moet er in je privacyverklaring staan?

Vesalga benadrukt dat retailers ‘duidelijke en nauwkeurige informatie’ moeten verstrekken over hun privacybeleid. ‘Toezichthouders over de hele wereld hebben verschillende eisen met betrekking tot wat er in de privacyverklaring moet worden opgenomen. Sommige vereisen zelfs openbaarmaking in specifieke talen of formats,’ voegt ze eraan toe, ‘maar met duidelijke uitleg over je datapraktijken kom je al een heel eind.’ 

Je privacyverklaring zou bijvoorbeeld de volgende onderwerpen kunnen omvatten:

1. Maak duidelijk welke persoonsgegevens je gaat verzamelen

In je privacyverklaring moet precies staan welke informatie je van klanten verzamelt. Gewoonlijk gaat het hierbij om gegevens zoals de namen, (e-mail)adressen en betalingsgegevens van klanten.

2. Leg uit hoe je de gegevens verzamelt en opslaat

Je moet ook uitleggen hoe je deze informatie verzamelt. Dit kan zijn via online formulieren, transacties bij je verkooppunt, aanmeldingen voor nieuwsbrieven, promoties op sociale media of via derden.

3. Geef aan hoe toekomstige beleidswijzigingen worden gecommuniceerd

Je moet klanten ook vertellen hoe je hen zult informeren over belangrijke wijzigingen in het privacybeleid. ‘De meeste bedrijven gaan ervan uit dat de privacyverklaring te allen tijde kan worden bijgewerkt’, aldus Vesalga. Maar als je een drastische wijziging aanbrengt in de manier waarop je gegevens verzamelt, opslaat of deelt, ben je verplicht de eigenaren van deze gegevens hiervan op de hoogte te stellen. ‘E-mail is een veelgebruikte methode, of in sommige gevallen is een notificatie in het product ook aanvaardbaar.’

4. Zorg ervoor dat klanten gegevens kunnen inzien, bijwerken of verwijderen

Je moet duidelijk maken op welke manier klanten toegang kunnen krijgen tot hun gegevens om deze in te zien, bij te werken of te verwijderen. Je klanten moeten de volledige controle hebben over hun persoonsgegevens, zodat ze zich op hun gemak kunnen voelen wanneer ze zaken met je doen. Vesalga suggereert dat retailers ten minste twee communicatiekanalen ter beschikking stellen waar klanten hun data kunnen inzien, verwijderen of corrigeren.

5. Wees duidelijk over hoe en waarom je cookies inzet

Zorg voor informatie over de soorten cookies die je website gebruikt, en of deze worden gebruikt voor essentiële doeleinden, zoals het bijhouden van de inlogstatus van een gebruiker, of niet-essentiële doeleinden, zoals het bijhouden van gebruikersgedrag voor publiciteitsdoeleinden. In dit gedeelte dien je ook te vermelden hoe websitebezoekers hun cookievoorkeuren kunnen beheren en desgewenst niet-essentiële cookies kunnen weigeren. 

6. Vermeld of je de gegevens met derden deelt

Als je diensten van derden gebruikt, zoals analyse- of reclameplatforms, dien je in je beleid ook uit te leggen wat deze diensten met gebruikersgegevens doen en hoe zij deze beschermen. Hieronder vallen ook eventuele trackingtechnologieën die ze gebruiken.

7. Maak duidelijk hoe jij persoonsgegevens beschermt

Welke veiligheidsmaatregelen neem je om de persoonlijke informatie van klanten te beschermen? Hierbij kan het gaan om encryptie, firewalls, regelmatige back-ups van gegevens of toegangscontroles. Voor retailers is het ook van belang om uit te leggen hoe klanten eventuele beveiligingsincidenten of -problemen kunnen melden. 

Best practices voor privacyverklaringen

Advocaat intellectueel eigendom Thomas Galvani schrijft regelmatig algemene voorwaarden en privacyverklaringen voor zijn klanten, onder andere retailers in kleding- en sportartikelen. ‘In het algemeen zijn er verschillende denkrichtingen over hoe je het beste een privacyverklaring schrijft,’ vertelt hij. ‘Sommige privacyverklaringen zijn goed leesbaar, kort en zeer begrijpelijk. De hoop is dat mensen niet meteen afhaken bij het lezen van het beleid, en dat ze het begrijpen als ze doorlezen.’

Verder zijn er nog enkele best practices die omnichannel-retailers dienen te overwegen. 

1. Wees specifiek. Je privacyverklaring moet duidelijk uitleggen wat je beleid is rondom het soort gegevens dat wordt verzameld en waarom, en hoe deze worden gebruikt. Hoe specifieker je kunt zijn, hoe beter je klanten geïnformeerd zullen zijn.
2. Gebruik klare taal. Probeer zo min mogelijk jargon te gebruiken, tenzij het niet anders kan. Je wil immers dat klanten begrijpen waar ze mee instemmen als ze je producten kopen, je website gebruiken of zich aanmelden voor je nieuwsbrief.
3. Werk het beleid geregeld bij. Het is belangrijk dat je je privacybeleid geregeld herziet en je privacyverklaring bijwerkt. Wetten kunnen veranderen of aangescherpt worden. Wat het ene jaar aanvaardbaar was, is dat het volgende jaar misschien niet meer als de regelgeving verandert.

Meer informatie over privacyverklaringen

Ook online kun je veel bronnen vinden om je te helpen je privacybeleid op te stellen. 

• De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie
• De cookie-FAQ van Thuiswinkel
• Privacybeleid voor Lightspeed webhops 
• Een privacyverklaring opstellen (Kamer van Koophandel)
• De Gegevensbeschermingsautoriteit (België)

Met een duidelijk en beknopt privacybeleid kun je vertrouwen opbouwen bij je klanten en hun laten zien dat hun privacy belangrijk voor je is. Wil je meer weten over hoe de technologie van Lightspeed je kan helpen met jouw webshop of winkel? Neem dan contact op met één van onze experts.