Overstappen op een nieuw kassasysteem: zo weet u dat het hoog tijd is

Uw bestaande technologie ontgroeien: een bitterzoet moment voor veel ondernemers. Toch is het één van de beste dingen die u kunt doen voor uw onderneming om te zorgen dat u over de middelen beschikt om te groeien en succesvol te zijn. En nieuw kassasysteem hoort daar ook bij.

Uw kassasysteem is een cruciaal onderdeel van uw onderneming, dus als uw huidig systeem te wensen overlaat, kan dit een rem zijn op uw succes.

Wanneer uw kassa niet meer goed aan uw behoeftes voldoet, is het misschien tijd om iets nieuws te overwegen. Wij hebben een lijstje gemaakt met de belangrijkste tekenen dat het tijd is om van kassasysteem te wisselen.

• Wat is het verschil tussen een legacysysteem en een online systeem?
• Overstappen op een nieuw kassasysteem, wanneer doet u dat?
• Hoe u van systeem wisselt

Legacy- vs. online kassasystemen

Voor we vertellen hoe u weet wanneer u zou moeten overstappen op een nieuw kassasysteem, is het belangrijk om even het verschil uit te leggen tussen legacy- en online systemen.

Legacysystemen (ouderwetse kassasystemen) zijn over het algemeen ouder (5+ jaar) en vaak lokaal geïnstalleerd. Dat betekent dat u geen toegang heeft tot uw gegevens wanneer u niet fysiek in uw zaak aanwezig bent. De servers kunnen namelijk alleen communiceren met het lokale netwerk van uw zaak. Ouderwetse kassahardware is over het algemeen groot en weinig elegant. Daarbij kan het onderhoud van zowel de hardware als de software een aardige kostenpost zijn.

Omdat ze ouder en complexer zijn, bent u vaak aangewezen op technici die langs moeten komen voor installatie, onderhoud en updates. Naast duur, kan het onderhouden van een oud systeem ook heel tijdrovend zijn. 

In tegenstelling tot legacysystemen, slaan online kassasystemen gegevens op “in de cloud,” dus niet op lokale servers. Dat betekent dat u overal kunt zien hoe uw zaak het doet. U heeft alleen een internetverbinding nodig. 

De software is ook nog eens vrij makkelijk te updaten. Een paar keer klikken u kunt aan de slag met de nieuwste software! Sterker nog, veel software updates kunnen automatisch gepusht worden, zodat u zich er tout court bijna niet mee moet bezig houden. 

Overstappen op een nieuw kassasysteem, wanneer doet u dat?

De scheidingslijn tussen een nukkig systeem en iets dat de groei van uw onderneming in de weg staat, is dun. Als u niet zeker weet aan welke kant van die lijn u staat, hebben we hier een lijst met criteria om u te helpen bepalen of het tijd is voor een upgrade. 

1. Uw systeem is niet gebruiksvriendelijk genoeg

Kassasystemen variëren wat complexiteit betreft. Het is goed om een kassasysteem te hebben waarmee u geavanceerdere taken kunt uitvoeren. Als het echter te lastig of tijdrovend is om met dat systeem transacties, rapporten en andere noodzakelijke taken af te handelen, is het niet ideaal. 

Het moet mogelijk zijn voor uw personeel om in korte tijd het systeem te leren gebruiken en uit te kunnen leggen aan anderen. Toegang tot instructievideo’s, helpcentrums of andere hulpmiddelen is eveneens belangrijk. Houd dit in gedachte bij uw zoektocht naar nieuwe kassasoftware.

2. Uw huidige systeem biedt weinig mogelijkheden om te groeien

Als u van plan bent meer kassa’s of vestigingen toe te voegen, mag uw kassasysteem daarin geen obstakel vormen. Als het te veel moeite kost om uw producten in meerdere vestigingen te gebruiken of het aantal kassa’s uit te breiden, is het tijd om afscheid te nemen van uw oude software. Uw kassasysteem moet met u mee kunnen groeien en bijdragen aan uw uitbreiding. 

3. Uw systeem ondermijnt de dienstverlening

Een onbetrouwbaar systeem kan gevolgen hebben voor uw onderneming. Als er vaak problemen zijn met het afrekenen van transacties, is dit slecht voor uw merk en omzet. 

Als u merkt dat uw oude kassasysteem meermaals de normale gang van zaken verstoort in uw zaak, moet u gaan nadenken over een platformwissel. Het is ook een goed idee om over te stappen naar een platform met een klantenservice die 24 uur per dag bereikbaar is, mocht iets het een keer niet doen. 

4. Uw systeem is niet flexibel 

Horeca en retail verandert constant. Uw systeem moet dan ook flexibel genoeg zijn om mee te bewegen met veranderende omstandigheden. Zoals 2020 en 2021 ons hebben geleerd, is het belangrijk om een kassasysteem te hebben dat naadloos integreert met andere tools en platformen. 

Als uw huidige systeem niet in staat is te integreren met de andere tools waar u als ondernemer mee werkt, kan dit de boel behoorlijk vertragen. Zelfs met ad hoc oplossingen, is er een groot risico op menselijke foute bij belangrijke berekeningen. 

Als flexibiliteit een belangrijke factor is, overweeg dan om te kijken naar een ondernemersplatform als Lightspeed. Met Lightspeed creëert u een systeem dat aansluit op de specifieke behoeftes van uw bedrijf, en waar u andere functies en integraties aan kunt toevoegen wanneer u die nodig heeft. 

5. Uw systeem is te duur 

De prijzen van kassasystemen variëren van praktisch gratis tot honderden euro’s per jaar. Als een nieuw kassasysteem een grotere kostenpost is dan u eigenlijk zou willen, is het goede nieuws dan ook dat er waarschijnlijk een betaalbaarder systeem te krijgen is. 

Bepaal hoeveel u maximaal wilt uitgeven per maand of per jaar en zoek een systeem dat binnen uw budget past. Kiezen voor een jaarabonnement in plaats van een maandabonnement kan ook een aardige besparing opleveren. 

Bedenk dat gratis kassasystemen vaak te mooi klinken om waar te zijn, en dat dan ook zijn. In de meeste gevallen zijn er veel mitsen en maren, zoals creditcardbetalingen, kosten voor hardware en diensten, om maar wat te noemen. 

Zo stapt u over op een nieuw kassasysteem 

Als u heeft besloten dat het tijd is voor iets anders, hebben we hier een lijst voor u met stappen die u kunnen helpen bij de ingebruikname van een nieuw systeem. 

• Check of u een nieuwe betalingsverwerker nodig hebt. Niet alle betalingsverwerkers werken met alle systemen. Controleer dus of uw huidige aanbieder geschikt is, of dat u op zoek moet naar een nieuwe. Welk systeem u ook gaat gebruiken, wij adviseren een geïntegreerde verwerker te kiezen voor minder fouten en meer gebruiksgemak. 
• Ga na of u nieuwe hardware nodig heeft. Net als in het geval van betalingsverwerkers, is ook niet alle hardware geschikt voor een nieuw systeem. Check of u huidige apparaten overweg kunnen met de nieuwe software en of er misschien zaken aangepast of geüpgraded moeten worden voor u uw nieuwe kassasysteem installeert. 
• Vraag om demonstraties en training. Voor u aan de slag gaat, is het belangrijk om genoeg demonstraties en trainingssessies te plannen. Zoveel als u en uw medewerkers nodig hebben om prettig en zelfverzekerd met uw nieuwe systeem te kunnen werken. 
• Installeer uw nieuwe kassasysteemsoftware. Als de hardware set-up klaar is, is het tijd voor de software set-up. Met een online kassasysteem is dit vaak zo eenvoudig als inloggen op een website of het downloaden van de app van uw aanbieder. 

Op zoek naar meer dan alleen een kassasysteem? 

Lightspeeds ondernemersplatform geeft u, (online) retailer of horeca-ondernemer, de middelen om overal te ondernemen en te groeien. 

Wilt u weten of Lightspeed een goede oplossing voor u is? Maak dan 14 dagen gratis gebruik van de restaurant, retail of eCommerce demo (de proefperiode verloopt automatisch).