How-to: een koffiebar openen in 12 stappen

We vallen met de deur in huis: wil jij graag een koffiebar openen, maar weet je niet goed waar te beginnen en wat je precies nodig hebt? Say no more. Wij hebben dé ultieme how-to gids opgesteld met alle zaken waar je rekening mee moet houden, opgedeeld in 12 stappen. De eerste stappen zijn wellicht niet de leukste – denk aan bepaalde administratieve opstartformaliteiten, zoals het opstellen van een ondernemingsplan en het aanvragen van vergunningen – maar ook deze zonder twijfel bijdragen aan het toekomstige succes van jouw koffiezaak. Here we go!

Onze how-to gids: een koffiebar openen in 12 stappen

1. Een ondernemingsplan samenstellen
2. Financiën, belastingen en administratie
3. Horeca vergunningen en verzekeringen
4. De locatie van jouw koffiebar
5. Identificeer en definieer je doelgroep
6. Materiaal, apparatuur en andere benodigdheden
7. Design en inrichting van jouw koffiebar
8. Personeel zoeken, aanwerven en behouden
9. Het menu van jouw koffiebar
10. Verspilling voorkomen en vermijden
11. Marketing, branding en social media
12. Loyaliteitsprogramma’s

1. Een ondernemingsplan samenstellen

De eerste stap van het starten van elke onderneming is meteen ook één van de belangrijkste: het samenstellen van een business- of ondernemingsplan. Een ondernemingsplan lijkt voor velen mogelijks een irrelevant gegeven, maar niets is minder waar. Door op papier stil te staan bij jouw concept het vanuit verschillende perspectieven, zoals financieel en operationeel, maar ook op basis van het huidige horeca-landschap, vraag-en-aanbod, en SWOTs (strengths, weaknesses, opportunities and threats) te analyseren, krijg je preventief een beter zicht op de slaagkans, rendabiliteit, sterktes (en eventuele zwaktes) van jouw toekomstige koffiezaak. Ook voor het aanvragen van een lening bij een bank of andere private financiële instelling is een goed uitgewerkt en doordacht ondernemingsplan van cruciaal belang. 

2. Financiën, belasting en administratie

Een geniaal idee lijkt misschien wel de basis voor elke succesvolle onderneming, maar zonder degelijke bedrijfsvoering en aanpak wordt dat een stuk moeilijker. Één op drie horecazaken moet na vijf jaar noodgedwongen de boeken sluiten. Er zijn verschillende redenen waarom horecazaken het niet redden – en de belangrijkste zijn terug te koppelen aan het gebrek aan marktinzicht of ondernemingsplan – maar ook financiën en administratie kunnen hierin een belangrijke rol spelen. 

Financiën

Bij het beginnen van een horecazaak komen best wel wat opstartkosten kijken – en het openen van een koffiebar is geen uitzondering. Voor startende ondernemers die op zoek zijn naar financiering  bestaan er gelukkig verschillende horeca financieringsopties, van bankleningen en micro-, borgstelling- of leverancierskredieten tot de zogenaamde business angels, crowdfunding en win-win leningen.

Indien ook jij voor het openen van jouw koffiebar op zoek bent naar financiering, neem dan de tijd om na te gaan welk type financiering het best bij je past. Hou je ook niet in om meerdere simulaties van leningen, afbetalingen en interesten aan te vragen bij verschillende banken en instanties, zodat je ze stuk voor stuk  kunt vergelijken.

Belastingen

Naast terugkerende onkosten zoals de huur van het pand waar je koffiebar is gevestigd, afbetalingen van je materiaal of investeringen, je personeel, EGW en dagelijkse benodigdheden, moet je als uitbater van een koffiebar ook rekening houden met twee cruciale en consistent terugkerende financiële aspecten binnen de horeca: belastingen en btw. Een goed begrip van hoe inkomstenbelasting en omzetbelasting (beter bekend onder de populaire term “btw”) precies werken en wat voor impact ze hebben op jouw omzet en winst is cruciaal voor de financiële stabiliteit van jouw koffiebar.

Administratie

Ook administratie is vaak een onderdeel van ondernemen dat onderschat wordt. Hoewel je vandaag met behulp van moderne horeca kassasystemen zoals Lightspeed Restaurant je administratie en boekhouding sterk kunt vereenvoudigen, moet je je als toekomstige uitbater van een koffiebar er ook op voorbereiden dat deze twee zaken onlosmakelijk verbonden zijn met het leven van een horeca-ondernemer. Om het je makkelijker te maken, hebben wij een startersgids samengesteld, die je een weg wijst doorheen de verschillende ondernemingsvormen, administratieve opstartformaliteiten en een basisbegrip van belasting en boekhouding in de horeca.

3. Horeca vergunningen en verzekeringen

Naargelang het type activiteiten is elke horecazaak verplicht om bepaalde horeca vergunningen aan te vragen. Soms verschillen deze ook van gemeente tot gemeente. Voor het openen van een koffiebar heb je naar alle waarschijnlijkheid een hygiëneattest nodig, alsook een goedkeuring van het Federaal Agentschap voor Voedselveiligheid (FAVV). Zodra je met eten werkt, houd je best ook rekening met de allergenenwetgeving. Ook als je muziek wilt spelen in je koffiebar moet je een licentie aanvragen bij Unisono – de organisatie in België waar je één licentie kunt aanvragen om in orde te zijn voor zowel Sabam als de Billijke Vergoeding.

Afhankelijk van hoeveel gerechten en hapjes je verkoopt, ben je mogelijk ook verplicht om een geregistreerd kassasysteem (GKS) aan te schaffen. Sinds 2016 is elke horecazaak die meer dan €25.000 omzet verdient uit de verkoop van maaltijden ter plaatste verplicht om een zogenaamde “witte kassa” aan te schaffen.

Ook wat verzekeringen in de horecasector betreft, hangt veel af van wat voor activiteiten je precies uitoefent in je koffiebar, maar in België kun je je verzekeren voor zoveel je maar wilt. Sommige verzekeringen zijn echter verplicht voor elke horeca-ondernemer, zoals wanneer je bijvoorbeeld met personeel werkt. In dat geval ben je in België verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor je personeel, zodat ze gedekt zijn in het geval van een ongeluk op de werkvloer of tijdens de werkuren.

Daarnaast is het ook verplicht om zowel als huurder en als eigenaar van een horecapand een brandverzekering af te sluiten, om jezelf in te dekken tegen de zware kosten die vaak gepaard gaan bij het uitbreken van een brand.

Verder zijn er talloze optionele horeca verzekeringen, zoals een hospitalisatieverzekering, een vrij aanvullend pensioen, een gewaarborgd inkomen en een rechtsbijstandverzekering.

Zoals bij elk type horecazaak, speelt de locatie een grote rol bij het succes van jouw koffiebar. Overweeg daarom één van de volgende type locaties:

• In de omgeving van kantoorgebouwen: als je in deze buurt een koffiezaak opent, zal het vooral op werkdagen en tijdens de lunch druk zijn. Gemak staat voorop, want je gasten zullen ook vaker kiezen voor take-away. De kans bestaat dat je op zo’n locatie tijdens het weekend je koffiebar ook niet moet openen. 
• In de omgeving van scholen en universiteiten: Hier zal je vooral te maken hebben met studenten, die over het algemeen iets minder te besteden hebben, maar daarom niet minder vaak langskomen. Je maakt op zo’n locaties dus vaak snel veel vaste klanten. Tijdens het weekend of  vakanties kan het evengoed minder druk worden, omdat veel studenten vaak naar huis gaan.
• In de omgeving van winkels en stadscentra: dit zijn vaak de meest populaire locaties, aangezien zowel de lokale bevolking als vaak ook toeristen elkaar hier kruisen. Zowel op week- als op weekenddagen kan het heel druk worden, wat ook vaak te merken is aan de hogere huur- of koopprijs van het pand dat je op ogen hebt.
• In residentiële buurten: in deze buurten zijn bezoekers minder gehaast en kan jouw koffiezaak snel uitgroeien tot een go-to hangout voor locals, buurtbewoners en allerhande koffiegenieters. Hier krijg je ook vaak te maken met gezinnen en kinderen, waar je qua aanbod op in kunt spelen. 
• In de omgeving van treinstations en drukke knooppunten: Snelheid, voorraad en efficiënte zijn hier de belangrijkste factoren, aangezien het merendeel van je klanten vaak weinig tijd hebben en voor takeaway zullen kiezen, maar de piekuren uitzonderlijk druk kunnen zijn.

De locatie van jouw koffiebar is bepalend voor wat voor soort zaak je wilt runnen: een relaxte koffiezaak waar klanten graag blijven hangen of een take-away spot waar snelheid en efficiëntie van belang is. Aan jou de keuze!

5. Identificeer en definieer je doelgroep

De doelgroep van jouw koffiebar wordt sterk bepaald door de locatie. Het bepalen van beide gaat in feite hand in hand. Richt je je op studenten die vooral op zoek zijn naar een voordelig kopje koffie en vooral gratis wifi? Dan hoort jouw koffiezaak minder thuis in een wijk vol kantoorgebouwen. Wil je een koffiezaak openen waar jonge gezinnen overdag in alle rust kunnen komen brunchen en waar hun kinderen zich ook ongestoord kunnen vermaken? Ga dan niet op zoek naar een pand naast een universiteit of in een studentenbuurt. 

Met andere woorden: ofwel ga je op zoek naar een pand op basis van de doelgroep die het best aansluit bij jouw concept, ofwel pas je je concept aan de doelgroep die je gekozen locatie met zich meebrengt. In ieder geval zijn beide aspecten – locatie en doelgroep – belangrijk om al bij het opstellen van je ondernemingsplan bij stil te staan, omdat andere factoren van jouw koffiezaak hierop afgestemd zullen worden, zoals je menukaart, het ontwerp van je koffiezaak en je marketingacties.

6. Materiaal, apparatuur en andere benodigdheden

Hoewel een koffiezaak wellicht minder materiaal vereist dan een full-service restaurant, zijn er toch een reeks benodigdheden die essentieel zijn en ook een stevige investering vergen.

Wij zijn geen experts op vlak van professionele espresso-, koffie- of pistonmachines, maar beseffen maar al te goed dat de prijskaartjes die daarmee gepaard gaan heel hoog op kunnen lopen. Omdat koffie centraal staat in een koffiezaak, wil je als ondernemer er natuurlijk voor zorgen dat elk onderdeel dat bij het maken van koffie komt kijken van degelijke kwaliteit is. Zo denk je snel aan:

• Een waterfiltersysteem en waterverzachter, zowel voor je koffiemachine, maar ook voor je vaatwasser
• (Reserve) pistondragers en -houders voor het geval
• Professionele koffiemolens (als deze niet geïntegreerd zijn in je koffiemachine(s)), een tamper, en een uit- of afkloplade
• Verschillende soorten koffiebonen, gemalen koffie en thee
• Verschillende soorten melk (vol, halfvol, amandel, haver, kokos, …), melkkannetjes en suiker of zoetstoffen
• Verschillende koffiekopjes, schoteljes en lepeltjes, take-away bekers, deksels, houders en servetten.
• Een modern horeca kassasysteem om je een beter beeld te geven van welke menu-items, koffiesoorten, gerechtjes en desserts het best (en het minst) verkopen zodat je volgens de principes van menu-engineering je menu kunt optimaliseren.

De lijst houdt hier natuurlijk niet op. Wij hebben een specifiek overzicht gemaakt van alle materialen, apparaten en benodigdheden die je nodig hebt voor het openen van een koffiebar.

Last, but not least, als je graag een koffiezaak opent waar mensen ook kunnen werken, neem je best ook Wi-Fi op in je lijst van benodigdheden – en kosten.

7. Design en inrichting van jouw koffiebar

Volgens onze analyze van de horecatrends voor 2022 is een totaalbeleving belangrijker dan ooit. Als koffiezaak kun je hierop inspelen door de gastervaring specialer maken door jouw interieur te doen onderscheiden van andere horeca- en koffiezaken.

Natuurlijk zijn design- en interieurkeuzes gebaseerd op persoonlijke smaak en stijl, en afhankelijk van je concept en doelpubliek kies je enerzijds eerder voor comfort en gemak en anderzijds voor capaciteit, doorloop en hoge tafelrotatie.

8. Personeel aannemen, opleiden en behouden

Bij het openen van je koffiebar staat personeel wellicht niet bovenaan je prioriteitenlijstje – vooral omdat de kost die gekoppeld is aan het inhuren van personeel vrij hoog ligt. Misschien heb je zelfs helemaal geen personeel nodig omdat je besloten hebt jouw koffiezaak te openen met een vriend of businesspartner. Evengoed komen veel uitbaters van koffiezaken vaak op het punt waar ze nood hebben aan personeel om de werkdruk te verlichten.

Vandaag komt er veel kijken bij het aannemen, opleiden en behouden van horecapersoneel, zeker nu er sprake is van personeelstekort in de horecasector. Daarom is het belangrijk dat jouw werkplek, -omgeving en atmosfeer ook aantrekkelijk genoeg is – en blijft – voor je medewerkers. Om je hierbij te helpen hebben wij een gids samengesteld om de manier waarop je personeel aanneemt, opleidt en behoudt zo goed mogelijk kunt optimaliseren.

9. Het menu van je koffiebar

Vaak wordt de meerwaarde van een menukaart onderschat. Meer dan louter een lijst van het aanbod dat jouw koffiezaak te bieden heeft, is een menukaart het uithangbord van jouw concept, stijl en verhaal.

Daarnaast houdt een winstgevende menukaart de perfecte balans tussen populaire bestsellers zoals espresso, lungo, cappuccino en latte, herbronnen klassiekers zoals filter- en dripkoffie, en alternatieve specialiteiten, zoals iced, macha, chaï of caramel latte. Natuurlijk voorzie je ook best caffeine-vrije alternatieven: overweeg om een mooi assortiment aan verschillende theesoorten, huisgemaakte limonades, fris- of andere warme dranken toe te voegen.

De samenstelling van jouw menukaart moet gasten een reden geven om terug te komen: zorg dat de basics zeker aanwezig zijn, maar breid uit met unieke variëteiten en producten die gasten enkel bij jouw koffiezaak kunnen vinden.

10. Verspilling voorkomen en vermijden

Wanneer je dit leest, ontkom je er als ondernemer niet aan om na te denken over duurzaamheid en de impact die jouw koffiebar zal hebben op het milieu. Verspilling verminderen – niet alleen op vlak van voedsel, maar zeker bij koffiezaken die focussen op take-away ook op verpakkingen – helpt je om jouw ecologische voetafdruk te verkleinen én om kosten te drukken. 

Kies bijvoorbeeld voor takeaway bekers die gemaakt zijn van duurzame of gerecycleerd materiaal, bied een korting aan gasten die hun eigen herbruikbare beker meenemen of verkoop overgebleven desserts, gebakjes of andere gerechten via een app zoals Too Good To Go. Er bestaan talloze manieren om verspilling in de horeca tegen te gaan en het is aan jou als startende ondernemer om het goede voorbeeld te geven.

11. Marketing, branding & social media

Om jouw koffiebar te doen onderscheiden van de concurrentie moet je niet alleen over een uniek aanbod – of een unieke aanpak – beschikken, maar vooral over een uniek verhaal. Maar wat is een uniek verhaal als niemand het te horen krijgt? Met mond-aan-mond reclame kom je best ver, maar met vandaag is online marketing en de impact van social media niet meer weg te denken uit een marketingstrategie. Hierdoor kun je een veel grotere doelgroep bereiken, zelfs lang voordat je jouw koffiebar opent. We sommen enkel basisbegrippen op waar een doordachte horeca marketingstrategie zeker rekening mee moet houden:

• Branding – Branding is meer dan herkenbaar interieur of een flashy logo – hoewel beide zeker ook helpen om de herkenbaarheid van je koffiezaak te vergroten. Branding staat voor een bepaalde sfeer, kwaliteit, ingesteldheid en persoonlijkheid qua merk en geeft weer waarom jouw koffiezaak uniek is. Neem dat idee mee bij het uitwerken van je menu, het inrichten van je koffiezaak, het opleiden van je personeel én je online marketingcommunicatie. Laat elk onderdeel van je koffiezaak hetzelfde verhaal vertellen om een consistente branding te garanderen.
• Vindbaarheid – Jouw koffiebar moet online makkelijk te vinden zijn. Zorg dat je een Google Mijn Bedrijf account hebt en een website die onmiddellijk te identificeren valt met het interieur van je zaak. Zorg dat je adres en openingsuren bij elke vermelding van je zaak en op elk kanaal duidelijk te vinden (én gelijk!) zijn.
• Social Media (maar eigenlijk bedoelen we hier Instagram) – Voor de meeste koffiezaken zijn social media onlosmakelijk verbonden met hun online aanwezigheid. Uit het gamma aan mogelijkheden is Instagram het ultieme platform voor koffiezaken om te communiceren met de buitenwereld, in gesprek te gaan met bestaande en toekomstige gasten en foto’s van producten en gerechten te delen. Met een mooie feed, regelmatige posts en interactie kom je al een heel eind. Onderschat ook de waarde niet van user-generated content! 

12. Loyaliteitsprogramma’s: maak van casual gasten terugkerende klanten

Nadat Starbucks hun loyaltyprogramma introduceerde, zagen ze onmiddellijk een stijging in hun wereldwijde omzet: het aantal bezoekers steeg met 4% en de omzet per winkel met 7%. Dat was goed voor een stijging in netto-inkomsten van 18%, ter waarde van $4,9 miljard. Een unieke koffiezaak hoort zich natuurlijk niet te vergelijken met Starbucks, maar de waarde van een loyaliteitsprogramma kan hier niet ontkend worden. 

Via een loytaliteitsprogramma toon je je waardering aan terugkerende gasten door hen te belonen. Tegelijkertijd geef je hen een incentive om opnieuw bij je langs te komen. Let wel: met loyaliteitsprogramma’s bedoelen we niet papieren spaarkaarten. Die zijn namelijk vrij passé.  Tegenwoordig bestaan er tal van digitale loyaltyprogramma’s die gasten eenvoudig op hun smartphone kunnen installeren.

Conclusie: een koffiebar openen? Yes!

Als je hier bent beland, betekent dat je een hele hoop informatie over het starten van een koffiezaak hebt verwerkt. De bovenstaande stappen helpen je zeker en vast op weg in jouw avontuur richting het openen van jouw koffiebar. Begin met een solide businessplan en zorg ervoor dat je de nodige formaliteiten op orde hebt – dat bespaart je niet alleen kopzorgen, maar ook geld. Spendeer ook het nodige aan het uitwerken van de details van je concept en creëer voldoende buzz rond jouw toekomstige koffiezaak via marketingacties en social media. 

Benieuwd wat Lightspeed voor jouw koffiezaak kan betekenen? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en kom het zelf te weten.