Wat hebben 18 bowlingbanen, tien pooltafels, zes karaokeruimtes, twee shuffleboards, vier dartborden en een stevige 40 arcadegames gemeen? Je vindt ze allemaal terug in het 4.000-vierkante-meter-grote bastion aan eten, drinken en vertier van O’Learys, in Dok Noord in Gent.
“Het concept rond O’Learys is opgericht in 1988, door een Zweedse businessman met een voorliefde voor Boston en wiens vrouw O’Leary heette”, vertelt Steven Malysse, eigenaar van de zaak in Gent. “Het hele sportsbar gebeuren is iets nieuws in België. Combineer dat met arcade activiteiten, en een beter restaurant dan de klassieke stadsbrasserie, en je hebt echt een uniek concept.”
Uniek is het zeker, groots des te meer. In O’Learys kan je probleemloos met 250 personen tegelijkertijd eten, met bovendien nog plaats voor 350 man extra in het bargedeelte voor wie (nog) geen honger heeft.
Plek zat dus om het perfect naar je zin te hebben. Is het niet om boven een frisse pint naar je favoriete wedstrijd te kijken op één van de vele tv-schermen, dan is het wel om met vrienden of familie je keel schor te zingen in één van de karaoke ruimtes. Met medestudenten op maandagmiddag de nieuwste arcade games uit te proberen? Check. Met 70 collega’s bowlen tijdens een post-work teambuilding? Geen probleem.
Maar hoe je zo’n giga-ruimte draaiende houdt, en hoe automatisering, digitale tools en hulpmiddelen daarbij een onmisbare rol spelen, leggen de medevennoten van O’Learys het beste uit.
Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:
- QR-codes: schakel tussen oppervlakte en wachttijden
- Lightspeed’s dashboard: kruispunt tussen data en efficiëntie
- Automatisering en digitalisering: de beste wapens tegen inflatie
- Hetzelfde doelpubliek voor aan én achter de toog
- O’Learys’ volgende halte: Hasselt
Maak kennis met Lightspeed.
Ons compleet kassa- en betaalplatform helpt je bij het vereenvoudigen van de workflow in jouw horecazaak, zodat je meer tijd overhoudt voor wat er het meest toe doet: ondernemen. Maak vandaag nog een afspraak met één van onze experts en ontdek wat Lightspeed voor jouw zaak kan betekenen.
QR-codes: schakel tussen oppervlakte en wachttijden
Op drukke avonden komt er natuurlijk meer volk over de vloer, en worden de zitplaatsen meerdere malen bezet. Op een doorsnee zaterdag ontvangt O’Learys gemiddeld 2.500 fans – want van “gasten” of “klanten” wordt er in een sportsbar niet gesproken. Dat zijn heel wat verwachtingen om in goede banen te leiden, en heel wat dorst om te lessen.
Op dergelijke hoogdagen is er een team van om en rond de 60 medewerkers aanwezig om alles rond te krijgen in aanvaardbare wachttijden – en daar lag ook net de grootste uitdaging van O’Learys. “Van het ene uiteinde naar het andere over en weer lopen kost je gemakkelijk vijf minuten”, vertelt Jurgen Staels, mede-vennoot en COO van O’Learys. “Dat zijn afstanden en tijden die heel wat risico met zich meebrengen, vooral wat efficiëntie, vlotte bediening en wachttijden betreffen.”
De oplossing? QR-codes.
“Wij zijn voor corona met QR-codes beginnen werken, al heeft de pandemie dat enorm versneld”, gaat hij verder. “Ons doel was om in functie van onze eigen efficiëntie gasten te motiveren om QR-codes te gebruiken, en dat doen we door een extra korting toe te kennen wanneer je via een QR-code bestelt. Je kunt nog steeds bij ons personeel drinken bestellen, maar door die extra korting aan ons online menu toe te voegen, maakt 99% van onze bezoekers daar vandaag gebruik van.”
“Dat geeft ons team meer tijd om aandacht te besteden aan andere zaken die gasten belangrijk vinden: persoonlijk advies en snelle bediening. Ons personeel houdt zich voornamelijk bezig met het proper houden van de tafels en het zo snel mogelijk brengen van eten en drank, en verliest dankzij die QR-codes geen tijd met het opnemen van drankbestellingen.”
Het eten wordt nog steeds door obers opgenomen, enerzijds omdat het minder efficiënt is om een tafel van tien personen individueel te laten bestellen, en anderzijds omdat ze op die manier ook nog steeds advies kunnen geven, vragen beantwoorden en gasten helpen bij hun keuze.
Lightspeed: kruispunt tussen data en efficiëntie
Op jaarbasis komen er zo’n 300.000 gasten langs bij O’Learys. Wanneer je met dergelijke aantallen werkt, is naast het werken op één niveau ook data key om je operationele efficiëntie op peil te houden.
“Wij kijken elke dag met een vergrootglas naar onze cijfers”, vertelt Jurgen. “Dat gaat van omzet tot personeelskosten naar verbruik en tijdsduur per bezoeker. Om zo’n zaken te kunnen monitoren, moet je de juiste tools in handen hebben om die data op een overzichtelijke manier te interpreteren.”
Enter Lightspeed.
Het mag geweten zijn: Lightspeed kickt op data.
Zozeer zelfs dat O’Learys een geautomatiseerd Lightspeed dashboard heeft dat hun favoriete kerncijfers samenbrengt op één scherm. Dat staat hen toe om van dag op dag budgetten, bezettingsgraad, tafelrotaties, en personeelsprestaties te volgen, beter te voorspellen en zo optimaal mogelijk af te stemmen op de realiteit. Jurgen: “Ik vind het belangrijk om dit te zeggen: het rapportage dashboard van Lightspeed werkt ontzettend snel – je moet geen minuten wachten om alles geladen te krijgen, binnen enkele tellen krijg je alles te zien waar je naar op zoek bent.”
Ook voor het testen van nieuwe gerechten of producten beroepen Jurgen en Steven zich op Lightspeed: “Dankzij de menu engineering-functies van Lightspeed kunnen we daadwerkelijk zien of een nieuw product wel of niet aanslaat, en gerechten aanpassen wanneer nodig. Zonder Lightspeed zou je het risico lopen om met producten te blijven werken die in feite niet goed aanslaan bij bezoekers en op lange termijn ook nefast zijn voor je omzet.”
Wanneer er een beslissing gemaakt moet worden over een nieuw gerecht, maar ook over het introduceren van een nieuwe digitale oplossing of hulpmiddel, neemt het O’Learys triumviraat consistent drie pijlers in overweging: more sales, less costs, an amazing fan experience – want in een sportbar zoals O’Learys worden gasten beschouwd als fans – en, last but not least, happy employees. Enkel als hieraan wordt voldaan, slaat het licht op groen.
De switch naar Lightspeed was snel gemaakt.
“Toen O’Learys in Gent in 2016 openging, werkten we met een ander kassasysteem,” stelt Jurgen. “We zijn overgestapt omdat het vorige gewoon te oubollig was. We werkten met heel kleine bestelapparaten, wat het voor ons personeel niet makkelijk maakte om het overzicht te bewaren. Door met de handhelds van Lightspeed te werken, is het veel fijner om met een groot zichtbaar veld bestellingen op te nemen. Bovendien zijn de rapportagemogelijkheden van Lightspeed ook van een totaal ander niveau.”
“Dankzij Lightspeed merken we dat niet alleen dat het aantal bezoekers per jaar stijgt, maar ook de tijd die mensen gemiddeld in O’Learys doorbrengen – en je begrijpt ook waarom”, gaat hij verder. “In zo’n grote venue gaan mensen ervan uit dat het eten oké zal zijn, maar wij proberen in alles wat we doen het beste te zijn.”
“Wij blijven constant op zoek naar mogelijkheden om het zowel onze gasten als onze medewerkers zo aangenaam mogelijk te maken”, voegt Steven toe. “Het doorduwen van QR-codes en al onze drankbestellingen online laten gebeuren heeft ervoor gezorgd dat wij nog nooit zo goed gepercipieerd worden, en bovendien is onz personeelskost gezakt met 20%. Al deze oplossingen hebben onze efficiëntie en snelheid verbeterd, waardoor ook de algemene klantentevredenheid is gestegen.”
Automatisering en digitalisering – de beste wapens tegen inflatie
Niemand zat na de pandemie te wachten op een energiecrisis en inflatie. Wanneer je onverwachts geconfronteerd wordt met prijsstijgingen bij je leveranciers, is de meest voordehandliggende en vaak gebruikte tactiek die prijsverhoging door te rekenen aan je gasten. “Dat lijkt misschien de makkelijkste optie, maar kan ook nefaste gevolgen hebben, want je zaak zou al snel als te duur kunnen beschouwd worden”, legt Jurgen uit.
Uiteraard bestaan er ook andere opties. Je kunt op zoek gaan naar andere leveranciers en producten met betere marges, of beter op je kosten gaan letten. Dat klinkt wellicht makkelijker gezegd dan gedaan, maar menu engineering en geautomatiseerd voorraadbeheer zijn van onschatbare waarde voor het verbeteren van je foodcost en winstmarges.
“Wij geloven niet dat één van die manieren de beste is om met inflatie om te gaan, maar eerder een combinatie van verschillende factoren het juiste antwoord is”, voegt Jurgen toe. “Wij zetten technologie in om onze personeelskosten te verlagen, automatisering om arbeidstijd te verkorten en digitale tools om onze menukaart en voorraadcontrole te optimaliseren.”
Zo maakte het keukenteam van O’Learys vroeger gebruik van een klassieke grill om hun burgers te bakken. Vandaag werken ze met een automatisch clamshell grill-systeem waardoor de burgers niet alleen sneller klaar zijn, maar ook consistent aan dezelfde kwaliteit gebakken worden. Automatische friteuses zorgen er ook voor dat elke portie frieten even goed gebakken zijn.
Ook achter de bar helpt automatisering om de efficiëntie van het barpersoneel te verhogen en consistentie in kwaliteit te garanderen. “We werken met een automatische dispenser die op een consistente manier de juiste ingrediënten en hoeveelheden per cocktail doseert”, vertelt Steven. “Je ziet vaak wanneer het ergens heel druk is dat bepaalde zaken wat sneller gaan, en iets minder zorgvuldig gebeuren. Technologie helpt ons om altijd de beste kwaliteit te leveren, op elk moment van de dag, ongeacht de omstandigheden.”
Hetzelfde doelpubliek voor aan én achter de toog
Met een aanbod van jewelste is het doelpubliek van O’Learys vrij groot – en iedereen natuurlijk is welkom. Maar de meerderheid van de gasten die over de vloer komen, zijn studenten – wat niet helemaal onverstaanbaar is gezien de combo van bier, burgers, en bowling, cocktails, kroketten en karaoke.
Studenten zijn weliswaar extra welkom, en wel omwille van twee redenen: “Qua leeftijd zijn studenten het perfecte doelpubliek, niet alleen vanwege het concept, maar ook omdat we met QR-codes werken. Voor hen is dat de normaalste zaak van de wereld en hebben daar geen problemen mee”, verklaart Steven.
“Daarnaast hebben we in fulltime equivalenten ongeveer 50 medewerkers in dienst”, gaat hij verder. “Van die 50 zijn er 20 medewerkers vast in dienst, en worden de overige 30 posities gevuld door een pool van ongeveer 200 studenten die openstaande shifts invullen.”
Volgende halte: Hasselt
Vandaag zijn er wereldwijd 140 vestigingen en het succes van de eerste O’Learys in Gent heeft de weg vrijgemaakt voor een tweede vestiging op Belgische bodem.
Eenvoudig was dat niet, zegt Steven, want 4.000 vierkante meter vind je niet zomaar in een grootstad. Niet elke stad werd ook in beschouwing genomen, vertelt hij: “Eén van de parameters van een nieuwe locatie is dat ze zich in een studentenstad moet bevinden – niet alleen omdat studenten een belangrijke bron van werkkrachten zijn voor ons, maar ook omdat ze een groot deel van ons doelpubliek zijn.”
De tweede O’Learys bevindt zich op 50 meter van de Grote Markt in Hasselt. Die centrale positie maakt ook een enorm verschil volgens Steven: “In Gent zitten we op de derde verdieping van Dok Noord. Daar zijn we echt een bestemming. In Hasselt zijn we een echte trekpleister.”
Onze operationele efficiëntie is onlosmakelijk verbonden met het overzicht dat één niveau met zich meebrengt.”
De keuze voor Hasselt gaat nog dieper. 4.000 vierkante meter vind je namelijk niet overal, laat staan op één niveau, voegt hij toe: “In Hasselt zitten we op één verdieping, die onderverdeeld is in drie verschillende niveaus. Daardoor kunnen we per zone een bepaalde atmosfeer creëren. Dat is ook de reden waarom we de zaak in Gent verdeeld hebben over verschillende niveaus, om meer sfeer en gezelligheid te creëren en die omvangrijke ruimte wat te breken.”
De deuren van O’Learys in Hasselt gingen begin oktober voor het eerst open, en de eerste week was een groot succes. Op zaterdag kwamen meer dan 1.000 fans over de vloer en de positieve reacties stroomden binnen. “Ik kreeg voornamelijk dezelfde reactie te horen”, zegt Steven, “dat O’Learys net was wat Hasselt nodig had!”
Ook benieuwd wat Lightspeed voor jouw zaak kan betekenen?
Maak vandaag nog een afspraak met één van onze experts en ontdek het eigenhandig.
Nieuws en handige tips, speciaal voor u.
Alle tools om uw onderneming te doen groeien, rechtstreeks in uw inbox.
