Officieel werken in de horeca (be)loont

Dankzij allerlei maatregelen van de overheid wordt er een alternatief geboden voor het zwartwerk in de horeca. Zo zijn er ondertussen meerdere vormen van tewerkstelling, die voor verschillende redenen aantrekkelijk zijn. Zowel voor de werkgever als de werknemer houden deze maatregelen enorm veel voordelen in. Maar ook de geregistreerde kassa en de doelgroepvermindering bieden interessante voordelen. Wilt u de voordelen van officieel werken te weten komen? Wij hebben ze voor u op een rijtje gezet.

Flexi jobs, extra’s en studenten

Flexi’s, een top statuut

Er zijn sinds een tijdje meerdere vormen van tewerkstelling. Naast studenten kan u nu ook beroep doen op flexi’s en extra’s. De flexi moet voltijds elders aan de slag zijn om in uw horecazaak onder dit statuut te mogen werken.

Als werkgever betaalt u voor een flexi job slechts 25% aan sociale bijdrage, en geen bedrijfsvoorheffing. De werknemer betaalt zelfs geen sociale bijdrage, wat hij bruto verdient komt als het ware netto op zijn rekening. Het loon mag u onderling afspreken, u hoeft hier geen rekening te houden met de functieclassificatie in de horeca. Wel bedraagt het minimumloon van een flexi €9,88 (€9,18 +7,67% vakantiegeld). Natuurlijk heeft de flexi ook recht op de nodige toeslagen zoals een zon- en feestdagentoeslag, nachttoeslag, eco-cheques, eindejaarspremie,….

Voor de flexi kan starten dient u hem een raamovereenkomst te geven, dit bevat de modaliteiten van de tewerkstelling, het loon, de functie, contactregels. De arbeidsovereenkomst bij effectieve tewerkstelling bevat steeds de duur en het werk moet duidelijk omschreven zijn.

Voor uw flexi moet u ook een Dimona-aangifte doen. Deze moet bij overheid aankomen voor de aanvang van de prestaties. U kan best een dag-Dimona voorzien die de begin- en eindtijd van de prestaties bevat. Indien u toch kiest voor een periode Dimona dient u deze steeds te registreren via de witte kassa of een ASA-systeem en dient u ook een schriftelijk contract te voorzien.

Extra’s, altijd welkom in uw zaak

Een extra of gelegenheidswerker is een werknemer die maximaal 2 opeenvolgende dagen bij dezelfde werkgever wordt tewerkgesteld. Iedereen kan een extra worden, zelfs iemand die een werkloosheidsuitkering krijgt. Extra’s mogen maximaal 50 dagen per kalenderjaar bij één werknemer als extra worden ingeschreven. Als werkgever mag u 200 dagen per kalenderjaar extra’s inschakelen.

U kan het best een Dimona uur-aangifte gebruiken. In tegenstelling tot vroeger moet u geen bedrijfsvoorheffing meer betalen wanneer er langer gewerkt wordt dan 6 uur. Daarnaast hoeft u met een uur-aangifte de personeelsleden ook niet meer in te vullen in het werkregister

Voor een extra geldt een bedrijfsvoorheffing van 33,31%.  De RSZ wordt berekend op een dag-forfait van €48,36. Bij een uur-aangifte geldt een uur-forfait van €8,06 per uur, gelimiteerd tot €48,36.

Een student brengt leven in de brouwerij

Een student is nog steeds de goedkoopste oplossing voor uw onderneming. En ook voor deze werkkrachten heeft de overheid nieuwe acties ondernomen. Vroeger mocht een student een x-aantal dagen per jaar werken, dit is gewijzigd naar 475 uren per kalenderjaar. Wanneer de student onder dit aantal uren blijft betaalt de werkgever slechts 5,43% RSZ en de student 2,71% RSZ. Let wel op, een student moet een student zijn, hiermee bedoelen we dat die niet mag werken tijdens de lesuren of verplichte activiteiten. Daarnaast moet de student voltijds studeren, avondschool of een andere vorm van onderwijs met een beperkt leerplan gelden niet. De student moet 16 jaar of 15 jaar zijn en de eerste 2 jaren van het middelbaar onderwijs hebben gevolgd.

Opgelet: u mag een student geen 12 maanden achtereenvolgend inplannen, anders telt dit als voltijdse medewerker. Een student moet ook steeds een schriftelijke arbeidsovereenkomst en tewerkstellingsvoorwaarden krijgen. U betaalt voor een student geen bedrijfsvoorheffing.

Overzicht en voorbeeldberekening

Overzicht van de regels per statuut:  

Overzicht van de kosten per statuut:

Voorbeeld berekening:

De witte kassa, de doelgroepvermindering en netto-overuren

Horecaondernemingen met meer dan €25.000 omzet van maaltijden, dienen een witte kassa (ofwel geregistreerde kassa / GKS) te hebben. Een GKS bestaat uit een kassa, een gepersonaliseerde kaart (VSC, Vat Signing Card) en een fiscale data module (controlemechanisme). De kassa is pas actief wanneer de VSC in de fiscale datamodule werd geschoven en geactiveerd.

Wanneer u een GKS heeft en aanwezigheidsregistratie doet via deze kassa of via een alternatief systeem van aanwezigheidsregistratie (ASA), komt u in aanmerking voor de doelgroepvermindering. Tip: Onlinewerkrooster is een ASA gekwalificeerd systeem.

Deze doelgroepvermindering is een vermindering in de werkgeversbijdrage naar de RSZ. U kan per kwartaal een vermindering van €500 of €800 krijgen voor werknemers jonger dan 26. Deze vermindering geldt voor 5 vaste voltijdse werknemers naar keuze. Deze is onbeperkt in de tijd en de keuze van uw werknemers kan verschillen per kwartaal. Opgelet: dit geldt enkel voor vaste werknemers en is niet cumuleerbaar met andere RSZ-kortingen.

Naast de GKS moet u natuurlijk ook een werkgever zijn in de horeca en mag u maximum 49 werknemers hebben. Daarnaast hoort u ook een aanwezigheidsregistratie te doen. Deze houdt in dat dagelijks de begin- en eindtijd van de aanwezigheid van werknemers moet registreren. Opgelet: een aanwezigheidsregistratie is geen tijdsregistratie en vervangt dus ook niet het afwijkingsregister.

Wanneer u gebruik maakt van de GKS kan u ook nog eens rekenen op de 360 vrijwillige netto-overuren. Om deze uren te gebruiken moet u geen specifiek motief indienen, enkel het schriftelijk akkoord met de werknemer volstaat. Dit moet u echter wel elke 6 maanden hernieuwen. De werknemers mogen nog wel maximum 11 uur per dag en 50 uur per week werken. Hier een voorbeeld van het verschil in kost, vaste uren vs. netto- overuren. (voorbeeld van een werknemer zonder mensen ten laste)

Alle besparingen op een rij

1. Een flexi job moest vroeger ingeschreven worden als extra (of deeltijds). In theorie is de loonkost niet veel minder voor een flexi job dan voor een extra maar het minimumloon is lager terwijl de werknemer zelf nog meer verdient! Conclusie: in het voorbeeld van hierboven, bespaart u €3,2 per uur.
2. Dankzij de bruto netto overuren bespaart u al snel €12,5 per uur.
3. Dankzij de doelgroepvermindering kan u per jaar €10.000 – €16.000 per jaar besparen.

Hoeveel kan ik nu echt besparen: voorbeeldberekening

Wilt u zelf ook de berekening maken via onze calculator? Probeer het op onze website.

Conclusie

Bovenstaande maatregelen maken het voor de horecaondernemer aantrekkelijk om werknemers officieel in te schrijven. We mogen daarnaast ook niet vergeten dat u als werknemer steeds beschermd bent als u officieel aan de slag bent.

Deze berekening werkt volledig met officiële uren. Vergeet niet dat ondernemingen die toch nog onofficieel betalen en winst maken, ook nog eens belasting moeten betalen op deze winst (33%)! Met andere woorden, wanneer u meer personeelskosten heeft, betaalt u minder belastingen op uw winst.

Conclusie: met de juiste automatisaties en maatregelen wordt het toegankelijk om naar een officiële verloning te bewegen maar we beseffen dat het geen makkelijke oefening is. De grootste uitdaging is om de onmisbare personeelsleden onder 11 uren per dag in te plannen. Dankzij de doelgroepvermindering kan u bijna tot 1300 flexi-uren inplannen. Zo heeft de overheid een goede eerste stap richting een duurzame oplossing gezet.

Wenst u persoonlijk advies omtrent het optimaliseren en evalueren van uw personeelskosten? Bezoek dan onze stand op Data Meets Hospitality op 25 juni aanstaande.