Meerdere vestigingen beheren: pro-tips van retailers

Wanneer de cijfers op orde zijn en de vraag naar uw product steeds toeneemt is het het overwegen waard om een nieuwe vestiging te openen. Dit kan zorgen voor meer omzet, winst en brand awareness, maar leidt ook vaak tot extra bedrijfsprocessen die gemanaged moeten worden. Hier vindt u tips van retailers voor retailers die meerdere winkelvestigingen (willen) managen.

1. Vind zo snel mogelijk het juiste personeel

De mensen die voor u werken zijn het gezicht van uw bedrijf. Het personeel is misschien wel het belangrijkste aspect van uw onderneming, en is bepalend voor het succes van uw huidige en toekomstige vestigingen. Zij staan in direct contact met de klant.

Daarom geeft Boris Blijham, mede-oprichter en eigenaar van The Phone Lab, het volgende advies: ‘’Verzamel mensen om je heen die gedreven zijn en die voor u willen werken. Dit zijn de mensen die uw organisatie gaan dragen naarmate u groter wordt. Daarnaast is het enorm belangrijk dat mensen mee kunnen denken en doen in uw groeiplannen en hier onderdeel van willen uitmaken. Als dit op een gegeven moment wordt ingezien, zal uw personeel u volgen en helpen naar nieuwe vestigingen toe te groeien.’’

Verzamel mensen om je heen die gedreven zijn en die voor u willen werken. Dit zijn de mensen die uw organisatie gaan dragen naarmate je groter wordt.

Als u meerdere vestigingen beheert of wilt beheren in een andere stad, dan kan het volgens Boris moeilijk zijn om snel enthousiaste personeelsleden te vinden. ‘’In een nieuwe stad ben je onbekend en daarom weten mensen nog weinig over uw bedrijf en merk.’’ Zorg er daarom voor dat u, net zoals bij het werven van nieuwe klanten, investeert in Google en social media campagnes en voldoende offline reclame, zoals flyers en raamstickers tijdens de uitbreiding.

2. Bied een uitstekende service en klantervaring in elke vestiging

Wanneer u uitbreidt is het natuurlijk niet te bedoeling dat u alle aandacht en resources richt op de nieuwe vestiging. U moet er ook voor zorgen dat u huidige vestiging(en) winstgevend blijven en zelfs groeien. Probeer daarom een manier te vinden om zicht te houden op elke vestiging, zelfs wanneer u niet in de winkel aanwezig bent.

Werk bijvoorbeeld met een kassasysteem zoals Lightspeed die te allen tijde bijhoudt wat er in alle vestigingen verkocht wordt en wat de voorraadhoeveelheid per winkel is. Zo plaatst u op tijd een inkoopbestelling en komt u nooit meer zonder voorraad te zitten en hoef u geen ‘’nee’’ meer te verkopen. Wilt u een nieuwe vestiging toevoegen aan uw kassasysteem? De experts van Lightspeed leggen het graag stap voor stap uit. Clio Hendrickx van Les Soeurs (een Belgisch concept met drie fysieke winkels en een webshop) heeft hier ervaring mee en gebruikt het kassasysteem om data over de voorraadhoogte en de verkoop van elke locatie te analyseren. Clio:

Het grootste voordeel van Lightspeed is data. Vroeger hadden wij niet altijd goed zicht op de cijfers. Nu kunnen we perfect de prestaties van elke winkel opvolgen.

Verzamel ook klantgegevens om huidige en potentiële klanten meer gepersonaliseerde service aan te bieden. Bij Lightspeed kunt u eenvoudig snelle notities maken over de klant – denk bijvoorbeeld aan een favoriete kleur, stijl, merk en/of belangrijke data zoals verjaardagen. Ook kunt u de aankoophistorie van een klant inzien. Merkt u dat een groep klanten telkens voor hetzelfde item terugkomt in uw winkel? Creëer dan speciaal voor deze groep een tijdelijke kortingsactie om de kas nog eens extra te spekken. In het kassasysteem kunt u aangeven tot wanneer u een kortingsactie wilt laten lopen, waarna Lightspeed de actie automatisch beëindigd.

We kunnen klantgegevens bewaren en bestuderen. We weten welke artikelen de klant bij ons heeft gekocht. Zo kunnen wij het verkoopgedrag meten en erop inspelen.

Ook Les Soeurs bewaart klantgegevens om huidige klanten terug te trekken naar de winkel: ‘’We weten welke artikelen de klant bij ons heeft gekocht. Zo kunnen wij het verkoopgedrag meten en erop inspelen.’’ 

3. Houd rekening met extra (voorraad) administratie

Hoe meer vestigingen u beheert, hoe meer u te maken krijgt met verschillende datasets. Als u nog werkt met een fysiek kasboek, dan kan het moeilijk zijn om de extra administratie vanuit andere vestigingen nauwkeurig te beheren. Werk daarom met een systeem dat u helpt om automatisch data uit alle vestigingen te verzamelen en op te slaan in één overzicht. Een digitaal kasboek dus met accurate, real-time data waarmee u betere vervolgstappen kunt plannen.

The Phone Lab gebruikt al sinds 2016 het Lightspeed Retail kassasysteem om hun voorraad en andere data van elke vestiging te beheren. ‘’Lightspeed gebruiken wij zowel via de POS app als Analytics,’’ vertelt oprichter Boris, ‘’Maandelijks krijgen wij een rapportage van 2 econometristen die allerlei scans doen. Zo krijgen wij een heat map waarin wij zien waar iedere klant vandaan komt. Daarnaast krijgen wij ook analyses over product substitution, bijvoorbeeld dat wij nu kunnen zien dat iPhone 7 reparaties de iPhone 6 reparaties vervangen. Daarnaast doen zij ook scans over onze inventory en bepalen zo alle inventory levels rekening houdend met onze levertijden van de leveranciers. Aan de hand van Imports worden de levels snel en goed ingesteld voor nieuwe filialen.’’

Meerdere vestigingen betekent minder overzicht. En het overzicht houden is het allerbelangrijkste.

Houd ook te allen tijde zicht op uw financiën. Boris: ‘’Zorg ervoor dat jij snel iemand in dienst neemt die verstand heeft van financiën. Diegene kan u helpen om te sturen naarmate je groter wordt. Meerdere vestigingen betekent minder overzicht. En het overzicht houden is het allerbelangrijkste.’’ Binnen het Lightspeed kassasysteem kun je gebruik maken van verschillende integratie-apps die uw boekhouding automatisch bijhouden, uiteraard ook bij meerdere vestigingen. Bekijk hier alle beschikbare boekhouding integraties bij Lightspeed, waaronder Exact Online, Reeleezee en Yuki.

4. Sta altijd klaar voor uw personeel

Heeft u stap 1 afgerond? Dan heeft u misschien al de juiste talenten gevonden en een dream team gecreëerd voor uw nieuwste vestiging. Maar dan is er nog de vraag hoe u dit team kunt ondersteunen als u niet op locatie bent. Boris van The Phone Lab vind het belangrijk dat u altijd controle houdt op alle processen, binnen en buiten het bedrijf. Dit is zijn tip: “Controleer je accountant, controleer je personeel, controleer je werklui. Dit zorgt ervoor dat iedereen scherp blijft, fouten worden vermeden en jij de controle houdt op de groei van je organisatie!”

Ook Daan de Greef van Baskèts (Amsterdams sneaker omnichannel concept met twee vestigingen) vind dat uw personeel op nummer 1 hoort te staan. Door het personeel op elke locatie goed aan te sturen, lukt het hem om beide vestigingen optimaal te managen. Daan: ‘’Je merkt soms wel dat dingen niet goed in de voorraad zijn aangeslagen. Er zit nog een heel groot stuk menselijkheid in en dat heeft invloed op uw resultaten. […] Daar merkt u dat het foutpercentage er nog steeds zit, en dat is iets wat u bij uw personeel of managers neer kunt leggen.’’

Zorg daarom dat u altijd zicht heeft op alle vestigingen en klaar staat wanneer een medewerker uw hulp nodig heeft. Werkt u met Lightspeed en ziet u in uw kassasysteem dat de verkoopmedewerkers in een andere vestiging minder verkopen dan verwacht? Misschien heeft dit team dan extra training nodig, dus zorg dat u op tijd ondersteuning biedt waar het nodig is. Of kijk of ze een motivatie boost nodig hebben.