12 juridische tips voor webshops: zo komt u niet voor verrassingen te staan

Bij het starten van uw eigen webshop komt u voor een hoop uitdagingen te staan. Niet alleen moet u nadenken over hoe uw website eruitziet, maar komt u ook voor juridische uitdagingen te staan. Daarom geven we u 12 juridische tips voor webshops. Zo komt u niet voor verrassingen te staan, of u nu een nieuwe webshop gaat starten of een bestaande online webwinkel runt. 

1. Denk na over uw juridische structuur
2. Kies een naam en logo voor uw bedrijf
3. Schrijf uw onderneming in
4. Bouw uw webshop
5. Stel uw algemene voorwaarden op
6. Controleer het intellectueel eigendom
7. Bescherm de privacy
8. Kies de juiste bezorgdienst
9. Voorkom misleidende online marketing
10. Ken uw sector
11. Kies relevante verzekeringen
12. Personeel aannemen

Juridische tips voor webshops

1. Denk na over uw juridische structuur

Waarschijnlijk één van de belangrijkste juridische tips voor webshops: wilt u uw e-commerce zaken scheiden van uw bestaande bedrijf (indien van toepassing) en/of uw privévermogen, of juist samenvoegen? Neem contact op met een juridisch adviseur en/of accountant om alle risico’s en belastingtechnische zaken in kaart te brengen.

2. Kies een naam en logo voor uw bedrijf

Kies een bedrijfsnaam die niet misleidend of verwarrend is voor de gemiddelde consument. Blijf uit de buurt van de bedrijfsnamen en logo’s van uw concurrenten. Controleer vervolgens of uw gewenste bedrijfsnaam nog beschikbaar is als domeinnaam. Als dat zo is, doet u er goed aan die domeinnaam meteen vast te leggen. Wilt u uw bedrijfsnaam ook registreren als handelsmerk (zie ook punt 6), kies dan geen beschrijvende naam; beschrijvende namen vallen niet onder het merkenrecht, omdat ze niet herkenbaar zijn als de bron van de producten of diensten.

3. Schrijf uw onderneming in

Of u nu een aparte juridische entiteit opricht of niet (zie punt 1), uw online onderneming moet worden ingeschreven in uw plaatselijke handelsregister, net als elk ander bedrijf. Op European justice staan alle plaatselijke handelsregisters in Europa. In België kunt u uw onderneming inschrijven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO)

4. Bouw uw webshop

Als u uw naam heeft bedacht en uw onderneming heeft ingeschreven kunt u aan de slag met het bouwen van uw webshop. Vanuit juridisch oogpunt moet uw webshop aan een aantal punten voldoen of is het verstandig informatie te benoemen. Met deze juridische tips voor webshops houdt u best rekening:

Wettelijke verplichte informatie

De volgende informatie hoort altijd op uw website te staan: de naam van uw bedrijf, de juridische entiteit (indien van toepassing, zie punt 1), het bedrijfsadres en uw contactinformatie, uw handelsnummer en uw btw-identificatienummer. 

Algemene voorwaarden, Privacybeleid & cookies

Ook is het aan te raden om een een makkelijk te vinden link naar uw Algemene Voorwaarden (zie punt 5) en uw Privacybeleid (zie punt 7) op uw website te plaatsen. Vergeet ook niet uw bezoekers te informeren welke cookies uw website gebruikt en met welk doel. Daartoe kunt u een cookiebeleid toevoegen of een sectie over cookies opnemen in uw privacybeleid. 

Online Geschillenbeslechting

Bedrijven in de EU (en IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) moeten op hun website een eenvoudig vindbare link naar het platform voor online geschillenbeslechting van de EU bevatten. Dit platform wordt beheerd door de Europese Commissie en helpt geschillen over online transacties buiten de rechtbank te beslechten. Daarbij gaat het om zowel inter-Europese als nationale transacties.

Het ontwerp

Let er bij het ontwerpen van uw website op dat u geen ontwerp van een ander kopieert. Veel platforms voor webdesign, zoals Lightspeed, bieden gratis of betaalbare sjablonen of thema’s aan. De basis van elk thema is voor iedereen hetzelfde, maar u kunt het naar eigen smaak aanpassen, waardoor het nooit op een webshop van een ander lijkt. 

Besteed u het ontwerp van uw website uit aan een externe designer, spreek dan af dat jij daarna de controle over de website krijgt en dat de designer u uitlegt hoe u de website moet updaten. Zorg ook dat u niet aansprakelijk kan worden gesteld als het ontwerp van de designer inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van een ander (zie punt 6 hieronder).

eCommerce platform

U heeft ook een e-commerce platform nodig om producten, prijzen en informatie toe te voegen aan uw website en dat u kunt integreren met een betrouwbare verwerker van online betalingsverkeer. Houd er bij het bepalen van uw productprijzen rekening mee dat in de EU de vermelde prijzen inclusief alle toepasselijke kosten moeten zijn, zoals btw.

5. Stel uw algemene voorwaarden op

Het gros van de juridische tips voor webshops draait rond het beschermen van uw bedrijf tegen klachten of onvoorziene omstandigheden. Met zorgvuldig opgestelde algemene voorwaarden beschermt u uw bedrijf en beperkt u de risico’s. De algemene voorwaarden zijn van toepassing op al uw transacties en op elk van uw klanten (mits zij hierover zijn geïnformeerd voorafgaand aan de transactie), maar ze zijn ook net zo bindend voor u en uw bedrijf. Kopieer niet zomaar de algemene voorwaarden van een andere website; ze zijn waarschijnlijk niet volledig van toepassing op uw bedrijf. Bovendien schrijft u toch liever uw eigen regels?

Als uw algemene voorwaarden niet beschikbaar zijn op uw website, bent u wettelijk verplicht ze uw klanten toe te sturen voordat ze iets bij u kopen. 

In uw algemene voorwaarden moet in ieder geval vermeld staan dat consumenten het recht hebben binnen 14 dagen af te zien van de online transactie en dat ze een wettelijke garantie van ten minste 2 jaar hebben als het product dat u ze heeft verkocht, defect raakt. In uw algemene voorwaarden moet ook worden uitgelegd hoe consumenten zich op dit recht kunnen beroepen.

6. Controleer het intellectueel eigendom

Het mes van intellectueel eigendom snijdt aan twee kanten.

Aan de ene kant wilt u uw eigen intellectueel eigendom beschermen, bijvoorbeeld door een handelsmerk op uw naam, ontwerp, logo of slogan te vestigen. Daarmee krijgt u het exclusieve recht op gebruik van uw naam, ontwerp, logo of slogan in verband met de goederen of diensten die u aanbiedt. Hier zitten wel kosten aan verbonden. Bent u van plan internationaal te groeien, dat is het goed te weten dat het Europese handelsmerk bescherming biedt in alle landen van de EU. Uw teksten zijn auteursrechtelijk beschermd, ook als u ze niet heeft geregistreerd, en niemand mag zonder uw toestemming uw teksten kopiëren.

Aan de andere kant wilt u zorgen dat u geen inbreuk maakt op het intellectueel eigendom van anderen. Controleer dus de relevante handelsmerkendatabase(s) voordat u uw naam of logo publiceert. U kunt zelfs zoeken naar afbeeldingen die binnen de EU geregistreerd zijn. Laat u uw marketingmateriaal schrijven of ontwerpen door een externe partij, controleer het werk dan op plagiaat en neem in uw overeenkomst met de externe partij een vrijwaringsclausule op die u beschermt in het geval van schending van intellectueel eigendomsrecht. Ga er altijd van uit dat alles wat u gebruikt, beschermd is, tenzij u het zelf heeft gemaakt (of iemand dat voor u heeft gedaan). Vraag in geval van twijfel om toestemming van de bron (koop de rechten van alle afbeeldingen die u op uw website plaatst).

7. Bescherm de privacy

Bij het aangaan van online transacties verzamel uw persoonsgegevens van uw klanten. Verzamel niet meer gegevens dan u nodig heeft om de transactie te kunnen voltooien en zorg dat de betreffende gegevens beveiligd zijn. Privacy draait om transparantie. Uw klanten verwachten dat u een duidelijk privacybeleid op uw website heeft staan, net zoals ze op elke website een cookiebeleid willen zien. 

Voor bedrijven die zich in de EU bevinden of klanten in de EU hebben, geldt daarnaast de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zorg dat u op de hoogte bent van de hoofdlijnen van de AVG en van de privacyrechten die de AVG toekent aan de betrokkenen (een betrokkene kan iedereen zijn, van een websitebezoeker of klant tot een natuurlijke persoon die tot uw leveranciers of partners behoort). Weet waar hoe u moet voldoen aan privacyverzoeken en hoe u erop moet reageren. 

Ook uw serviceverleners, voor zover zij toegang hebben tot de vertrouwelijke gegevens van uw klanten, moeten als gegevensverwerkers voldoen aan de AVG. Privacy is niet alleen een kwestie van de regels naleven, maar ook van reputatie!

8. Kies de juiste bezorgdienst

Het is erg belangrijk dat u de juiste bezorgdienst kiest voor uw bedrijf. Natuurlijk spelen betaalbaarheid en betrouwbaarheid daarbij een grote rol, maar verdiep u ook in snelheid, kwaliteit van dienstverlening, tracking-opties en integratiemogelijkheden met uw kassasysteem (zie punt 4). 

Bepaalde verzendoplossingen zijn meer geschikt voor bepaalde landen en het kan handig zijn gebruik te maken van meerdere dienstverleners voor het geval u uw klanten verschillende opties wilt kunnen bieden (bijvoorbeeld standaard levertijd zonder kosten, sneller leveren tegen betaling). 

Sommige dienstverleners bieden ‘drop shipping’, een werkwijze waarbij ze u alle werkzaamheden op het gebied van voorraden, magazijnen en levering uit handen nemen. Tegen betaling natuurlijk. Maakt u met uw vervoerders afspraken over de gewenste serviceniveaus of levertijden, zorg dan dat uw nauwkeurig kunt meten of ze hun targets halen en leg ook vast wat de gevolgen zijn als ze die targets niet halen.

9. Voorkom misleidende online marketing

Nu u uw webshop heeft gebouwd wordt het tijd om reclame te maken en bezoekers naar uw website te trekken. Ook hier zijn er echter een rits juridische tips voor webshops die je kunnen beschermen bij het opzetten van een marketingcampagne.

Misleidende berichten zijn bij online reclame uit den boze. Geef bij het starten van een actie of marketingcampagne duidelijk aan wat de regels zijn. Het moet voor uw klanten duidelijk zijn of en wanneer ze een contract met u aangaan en waartoe ze zich precies verplichten. U mag niet ongevraagd bepaalde producten of diensten toevoegen aan hun winkelmandje, dus zorg dat add-ons en opties niet automatisch zijn aangevinkt, maar laat ze open zodat uw klanten ze desgewenst zelf kunnen aanvinken.

Maak bij het ontwerpen van marketingmateriaal uitsluitend gebruik van bestaande designs, teksten of afbeeldingen als u daarvoor over de benodigde licenties beschikt (zie punt 6). Sommige content is gratis te gebruiken voor commerciële doeleinden, andere content is alleen beschikbaar tegen licentiekosten. Ook als u voor een dergelijke licentie heeft betaald, heeft u niet per definitie exclusief gebruiksrecht op de content, dus kijk goed naar de kleine lettertjes van uw licentieovereenkomst.

Denk ook aan privacy (zie punt 7). Gebruik geen persoonsgegevens van uw klanten voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld. U mag bijvoorbeeld niet de optie voor aanmelding voor een nieuwsbrief bij voorbaat al aanvinken. Respecteer de wens van klanten die aangeven GEEN e-mails meer van u of uw bedrijf te willen ontvangen.

10. Ken uw sector

Houd er rekening mee dat er specifieke regels kunnen gelden voor uw specifieke sector of voor bepaalde producten. Houd u aan veiligheids- en hygiënerichtlijnen en andere wettelijke beperkingen of verplichtingen. Als u bijvoorbeeld huisdieren online verkoopt, heeft u waarschijnlijk een vergunning nodig en heeft u te maken met bepaalde regels op het gebied van dierenbescherming. Voor de verzending van producten zoals verf en chemicaliën gelden andere specifieke regels en eisen.

11. Kies relevante verzekeringen

Kijk naar de relevante verzekeringspolissen, zoals commerciële aansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid, werkgeversverzekering (als u mensen in dienst heeft) en alle andere verzekeringen die relevant zijn voor uw specifieke sector. Omdat uw online zaken doet of gaat doen, is een verzekering op het gebied van cyberveiligheid aan te raden.

12. Personeel aannemen

Heeft u hoge groeiverwachtingen en wilt u personeel aannemen? Laat uw werknemers dan een degelijke arbeidsovereenkomst tekenen. Neem contact op met uw salarisadministratiekantoor om u te helpen een passend salaris en eerlijke secundaire arbeidsvoorwaarden vast te stellen. Informeer uw werknemers goed over eventuele extra regels waaraan ze zich moeten houden. Zorg dat u op de hoogte bent van eventuele belangrijke arbeidsrechtelijke verplichtingen die u als werkgever heeft.

Disclaimer - De informatie in deze publicatie is van algemene aard en niet bedoeld als advies in de situatie van een specifieke persoon of entiteit. Hoewel we ernaar streven correcte en relevante informatie te bieden, kunnen we niet garanderen dat de informatie in deze blogpost correct is op de datum waarop deze wordt ontvangen of dat deze informatie in de toekomst correct blijft. Niets in deze blogpost is bedoeld als aanvulling op juridisch, financieel, belastingtechnisch of andersoortig advies en deze blogpost is geen vervanging voor advies van uw eigen professionele adviseurs.