Welke horeca vergunningen heb je nodig in jouw horecazaak?

Helaas kun je niet zomaar een horecazaak uit de grond stampen. Omdat je verantwoordelijk wordt voor voedsel, drank, muziek, personeel, en de veiligheid van heel wat gasten, verplicht de overheid je om bepaalde horeca vergunningen te verkrijgen. Om je zo vlot mogelijk te laten starten als ondernemer en je naar de openingsdag van jouw horecazaak te leiden, zetten wij de voornaamste aspecten waar vaak horeca vergunningen voor nodig zijn op een rij:

Horeca vergunningen voor ondernemers:

1. Basiskennis Bedrijfsbeheer
2. Beroepskennis
3. Voedselveiligheid
4. Allergenenwetgeving
5. Drankvergunning
6. Hygiëneattest
7. GKS of Witte Kassa
8. Brandveiligheidsattest
9. Omgevingsvergunning
10. Hotelvergunning
11. Muziek- & auteursrechten
12. Camerabewaking
13. Portier of Buitenwipper

Disclaimer – De informatie in deze publicatie is van algemene aard en niet bedoeld als advies in de situatie van een specifieke persoon of entiteit. Hoewel we er steeds naar streven correcte en relevante informatie te bieden, kunnen we niet garanderen dat de informatie in dit artikel correct is op de datum waarop deze wordt ontvangen of dat deze informatie in de toekomst correct blijft. Niets in dit artikel is bedoeld als aanvulling op juridisch, financieel, belastingtechnisch of andersoortig advies en dit artikel is geen vervanging voor advies van eigen professionele adviseurs.

1. Basiskennis Bedrijfsbeheer

Als je in Brussel of Wallonië een horecazaak wil starten, moet je aantonen dat je een diploma in basiskennis bedrijfsbeheer hebt behaald. In Vlaanderen is dit sinds kort niet meer noodzakelijk voor zij die zich als ondernemer willen inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. 

Desalniettemin wordt het sterk aangeraden om een opleiding basiskennis bedrijfsbeheer te volgen, aangezien zo’n cursus je van een hoop relevante informatie voorziet, zoals: de verschillende ondernemingsvormen, wat er bij het starten van een eigen bedrijf komt kijken, hoe inkomstenbelastingen en btw werken, hoe basisboekhouding eraan toe gaat, en hoe je als ondernemer met kosten, inkomsten, facturen en administratie omgaat.

2. Beroepskennis

Daarnaast moet je als je als eigenaar ook zelf in de keuken staat in heel België kunnen aantonen dat je over de nodige beroepskennis beschikt, aangezien restauranthouders en traiteurs onder gereglementeerde beroepen vallen. Dat betekent ook dat je keukenpersoneel dat ook moet kunnen aantonen. Dat doe je ofwel met een diploma, ofwel met een equivalent aantal jaren aan praktijkervaring – zijnde ofwel 5 jaar full-time, ofwel 10 jaar part-time.

3. Voedselveiligheid

Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) is verantwoordelijk voor het garanderen van de veiligheid en kwaliteit van voedsel in de Belgische horecasector. Zij controleren alle zaken waar met levensmiddelen wordt gewerkt. Elke zaak die in aanraking komt met voedsel moet een vergunning aanvragen bij het FAVV. Horecazaken zijn de facto verplicht om een horeca vergunning voor voedselveiligheid aan te vragen. Dat kun je online doen via Foodweb, de online applicatie van het FAVV, of via een aanvraagformulier dat te vinden is op de website van het FAVV. 

In de aanvraag moet je de volgende informatie opgeven: algemene identificatiegegevens (ondernemings- of btw-nummer, maatschappelijk benaming en juridische vorm van je onderneming) en gegevens over de vestiging van je horecazaak (vestigingseenheidsnummer, commerciële naam en specifieke adres- en contactgegevens) 

Vervolgens moet je de plaatscodes (PL), activiteitscodes (AC) en productcodes (PR) oplijsten die op jou van toepassing zijn. Dat doe je aan de hand van de lijst die het FAVV heeft opgesteld van activiteiten die een voedselveiligheid-vergunning moeten aanvragen. En de lijst met activiteiten die onder die noemer vallen, is groot en tevens op de website van het FAVV te vinden.

4. Allergenenwetgeving 

Het FAVV eist ook dat als jouw horecazaak met voedsel werkt er een openbare allergenenlijst aanwezig is. Vaak lossen horeca-ondernemers dit op door ofwel op hun menukaart de aanwezige allergenen per gerecht aan te duiden, ofwel in de keuken een lijst op te hangen met gerechten die specifieke allergenen bevatten, zodat hun personeel daarvan constant op de hoogte is. 

Het is belangrijk dat je personeel ten alle tijden op de hoogte is van welke allergenen er in welke gerechten zitten en die informatie op elk moment aan gasten kunnen verstrekken. 

5. Drankvergunning 

Om alcohol te mogen schenken – zij het op zich of bij maaltijden – heb je een drankvergunning nodig. Om een drankvergunning te verkrijgen, moet je over twee attesten beschikken: een hygiëneattest en een moraliteitsattest. 

Een moraliteitsattest toont aan dat je geen veroordelingen op je strafblad hebt staan, wat nodig is om als ondernemer alcohol te mogen serveren. Vroeger stond dit ook bekend als een getuigschrift van goed gedrag en zeden. Vandaag is dit simpelweg een uittreksel uit het strafregister, dat je zowel bij je gemeente als bij de lokale politie kan aanvragen. Het gaat hier in het bijzonder over het uittreksel “596.1-8 dranken”. 

Opgelet: voor het verkopen van dranken die niet bedoeld zijn voor consumptie ter plaatse, heb je een andere horeca vergunning nodig, namelijk een handelaarsvergunning voor ethylalcohol en alcoholhoudende dranken. Ook deze vergunning vraag je aan bij de gemeente en ook hiervoor heb je zowel een moraliteits- als een hygiëneattest nodig. Daarnaast moet je bij deze handelaarsvergunning ook over een brandveiligheidsattest beschikken.

6. Hygiëneattest 

Een hygiëneattest is noodzakelijk wanneer je een nieuwe horecazaak opent, zowel in nieuwbouw als in een oud gebouw waarvan de originele bestemming of handelsactiviteit gewijzigd werd. Ook wanneer je horecazaak langer dan een jaar gesloten was, moet je in theorie een nieuw hygiëneattest verkrijgen.  

Een hygiëneattest dien je minstens 15 dagen voor de opening van je horecazaak aan te vragen. Dit doe je ook bij je lokale gemeente, die nagaat of jouw zaak voldoet aan alle hygiënische en toegankelijkheidsvoorwaarden die in de wet vastgelegd zijn. Zo mogen de toiletten in je zaak bijvoorbeeld niet rechtstreeks in contact staan met je publieke ruimtes. Daarnaast moet je zaak ook toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Als jouw horecazaak over een keuken beschikt, moet je ook over een goed functionerend rookafzuigsysteem beschikken.

7. Geregistreerd Kassasysteem (GKS)

Het is geen letterlijke horeca vergunning, maar sinds 2016 zijn alle horecazaken die meer dan €25.000 aan jaaromzet halen uit het verkopen van maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden, verplicht om een geregistreerde of “witte kassa” in huis halen. Het systeem werd geïntroduceerd om fraude in de horeca aan te kaarten en het speelveld te vereffenen. 

Een witte kassa bestaat uit drie onderdelen: een gecertificeerd kassasysteem, zoals Lightspeed Restaurant, een zogenaamde “black box” en een ‘vat signing card’. De black box staat de overheid toe om controles op je inkomsten uit te voeren. 

8. Brandveiligheid 

Ook om de brandveiligheid van je horecazaak te garanderen heb je een attest nodig. Afhankelijk van de gemeente waar je zaak zich bevindt, vraag je dit via de gemeente of via de lokale brandweer aan. De brandweer voert vervolgens een controle uit en op basis van een door hen opgemaakt verslag krijg je van de burgemeester een attest. 

Normaal gezien is het aanvragen van een brandweercontrole gratis, maar het attest moet wel om de zeven jaar vernieuwd worden, en ook telkens  bij renovatiewerken aan de binnenruimte van je zaak, verandering van de bestemming of activiteiten.

9. Hotelvergunning

Elk bedrijf dat logies verstrekt en over minstens vier kamers beschikt of slaapplaats heeft voor tien gasten valt onder het Vlaams Logiesdecreet en moet over een hotelvergunning beschikken. Die kun je aanvragen bij Toerisme Vlaanderen, waarbij de goedkeuring voornamelijk afhangt van een positief verslag van de brandweer over de brandveiligheid van je pand. Daarnaast krijg je ook een aantal sterren toegekend op basis van wettelijk bepaalde comfort vereisten. 

10. Omgevingsvergunning

De Vlaamse omgevingsvergunning brengt sinds 2017 de milieuvergunning, de stedenbouwkundige vergunning en verkavelingsvergunning onder één dak. Brussel en Wallonië hebben een gelijkaardig systeem.

Het deel milieuvergunning heeft betrekking op de mate waarin de activiteiten van jouw horecazaak hinder veroorzaken voor het milieu of de nabije omgeving. Bedrijven worden hiervoor onderverdeeld in drie klassen van hinder: 1 voor het meeste hinder, drie voor het minste. De meeste horecazaken vallen onder klasse 3, waarvoor je enkel meldingsplicht hebt om je nieuwe horecazaak bij de lokale gemeente aan te geven en het niet nodig is om een vergunning te bekomen. De startersbrochure van Horeca Vlaanderen geeft meer inzicht over waarom welke horecazaken net wel een omgevingsvergunningen zouden moeten aanvragen.

Het deel stedenbouwkundige vergunning is noodzakelijk voor wie de bestemming van een gebouw gedeeltelijk of geheel wil wijzigen naar horeca. Wie graag een terras opent, moet hiervoor ook een omgevingsvergunning aanvragen, zeker als er windschermen en luifels aan te pas komen.

Het deel verkavelingsvergunning is nodig wanneer je een bestaand gebouw wilt opsplitsen in verschillende wooneenheden of panden met een verschillende bestemming.

Van alle horeca vergunningen is de omgevingsvergunning degene waar het meeste tijd en geld in kruipt, dus informeer je voldoende op voorhand over wat je verplichtingen zijn en laat je hierin goed adviseren en begeleiden.

11. Muziek en auteursrechten 

Van zodra je muziek speelt in je horecazaak – of het nu live muziek of achtergrondmuziek is – moet je daarvoor toestemming vragen én geld neerleggen. Tot voor kort waren organisaties zoals Sabam en de Billijke Vergoeding (of HONEBEL) daarbij betrokken, respectievelijk voor het verkrijgen van auteursrechten en productierechten. Vandaag kun je via Unisono een prijssimulatie opstellen voor beide, en sinds begin 2020 ook een gecombineerde licentie afsluiten voor alles wat met het afspelen van muziek in je zaak te maken heeft. Controles durven nogal streng zijn – en boetes vrij hoog – dus verlies dit zeker niet uit het oog. Ook wanneer je in je zaak een muziekevent organiseert, moet je een bijkomende licentie afsluiten. 

12. Camerabewaking

Ben je van plan om veiligheidscamera’s te plaatsen om je zaak beter te beschermen tegen inbraak of diefstal? Geen probleem, maar ook hiervoor moet je een aanvraag indienen. Elke geplaatste camera moet namelijk de voorschriften van de privacy- en GDPR-wetgeving naleven. Een aanvraag indienen is gratis en doe je bij de lokale politie of via www.aangiftecamera.be. 

13. Portier of buitenwipper

Wil je graag een portier aan de ingang van je danscafé, nachtclub of discotheek plaatsen? Ook geen probleem, al moet de persoon in kwestie identificeerbaar zijn in die rol. Elke portier of veiligheidsagent hoort over een geldige identificatiekaart van de FOD Binnenlandse Zaken te beschikken. Het is geen feitelijke horeca vergunning, maar dergelijke identificatiekaarten bevatten standaard het nummer EXE05B en een vervaldatum. Zorg dat de papieren van je portier in orde zijn, anders riskeer je torenhoge boetes.

Zorg ervoor dat jouw horecazaak vergunning-proof is

Zoals je ziet, zijn er best wel wat horeca vergunningen nodig voor het opstarten van een eigen horecazaak. Informeer jezelf daarom op tijd bij de gemeente waar je je zaak wil starten om ervoor te zorgen dat je over de nodige horeca vergunningen beschikt en niet voor onverwachte verrassingen of dure controles komt te staan bij je opening. Benieuwd wat Lightspeed nog meer kan doen voor jouw horecazaak? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts.