De beste horeca software en technologie voor je restaurant op een rij

Horeca software en technologie zijn vandaag de dag niet meer weg te denken uit moderne cafés, bars, bistro’s, restaurants en hotels. Natuurlijk hebben twee jaar lockdowns en restricties de horecasector een stuk digitaler gemaakt. Desalniettemin had een gezonde meerderheid horecaondernemers digitalisatie ruim daarvoor al omarmd. Horecazaken waar gasten vandaag niet met de kaart kunnen betalen, worden al snel als niet meer van deze tijd beschouwd. Maar de wondere wereld van horeca software en technologie biedt zoveel meer. En dat is ook wat we in deze blog zullen duidelijk maken.

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

• Wat is horeca software?
• Waarom hebben horecazaken technologie nodig?
• Digitale trends in de horecasector
• Horeca software en technologie: een overzicht

Wat is horeca software?

Horeca software is een brede term, maar in essentie gaat het hier over alle programma’s, integraties, digitale systemen en andere niet-materiële componenten die via hardware hun functie uitoefenen. Zo is een betaalterminal een hardwaretoestel dat een softwareprogramma – de digitale betalingstransactie – uitvoert. 

Sinds de introductie van digitale betaalmethodes is het draagvlak van horeca software en horeac technologie in het algemeen enorm uitgebreid. Denk aan digitale kassasystemen, QR-codes, online bestellen en bezorgplatformen, en talloze handige apps en integraties die zich toespitsen op één of meerdere specifieke behoeftes van de horeca: reserveringen, automatisering, personeel, supply management, foodcost en voorraadbeheer, en zoveel meer. In dit artikel gaan we dieper in op al deze onderwerpen. Klik op één van de bovenstaande links om onmiddellijk naar dat topic in dit artikel te navigeren.

Waarom hebben horecazaken technologie nodig?

Een betere vraag zou zijn: wat zouden horecazaken vandaag zonder technologie doen? Laten we het breder bekijken: het internet heeft alles en iedereen met elkaar in contact gebracht op een schaal zoals nooit tevoren – inclusief de horeca met hun gasten en vice versa. Vandaag werken Google en social media niet alleen als gratis reclamebord voor de sector, maar ook als digitaal menu, reserverings- en beoordelingsplatform, communicatiemedium en verkoopkanaal.

Binnen cafés, restaurants en hotels werkt horeca software op dezelfde manier en met een vergelijkbaar doel: zoveel mogelijk verwezenlijken met zo weinig mogelijk acties. 

Waarom hebben horecazaken technologie nodig, vraag je? Wel, wij kunnen je zeven redenen geven:

• Het verhoogt de algemene efficiëntie van je zaak
• Het vereenvoudigt, automatiseert en optimaliseert processen
• Het vermindert operationele kosten
• Het verlaagt of elimineert de kans op menselijke fouten
• Het vermindert verspilling en afval
• Het verlaagt de afhankelijkheid van personeel
• Het verlaagt de gemiddelde wachttijd en verhoogt tafelrotatie

Zoals je ziet, zijn de bovenstaande redenen gericht op verlagen, verminderen, maar vooral: vereenvoudigen. En hoe eenvoudiger het leven van een horecaondernemer en zijn personeel zijn, des te beter de ervaring van je gasten erop zal worden. 

Digitale trends in de horeca

Technologie is natuurlijk geen stilstaand gegeven. En net zoals met technologie, is ook in de horeca verandering de enige constante. Zo bleek iets wat jaren van kracht was, het volgend jaar verleden tijd te zijn, en wat gisteren pas gold, lijkt vandaag nooit anders te zijn geweest. Op dezelfde manier is één van de belangrijkste trends van de voorbije twee jaar al bijna geen trend meer, maar eerder een voldongen feit:

Trend 1: Digitaal is al jaren het nieuwe normaal

Meer en meer horecaondernemers, -personeel en gasten zijn van mening dat technologie een absolute meerwaarde is voor de sector. Waar woorden zoals “horeca software”, “automatisering” en “digitalisering” ooit nog werden beschouwd als een bedreiging voor de arbeidsmarkt en mensen, zijn ze in tijden van inflatie, personeelstekort, energiecrisissen en het evoluerende consumptiegedrag van gasten meer dan welkom geworden.

Horecaondernemers die (nog steeds) negatief naar technologie kijken, zijn tegenwoordig in de minderheid. Niet willen meebewegen met de markt is ook één van de redenen waarom horecazaken het niet redden. En dat is in feite niet zo onlogisch. Technologie is ondertussen zo diep geworteld in zoveel aspecten van een horecazaak, dat het moeilijk is om de twee van elkaar te onderscheiden.

Van digitale reserveringen tot contactloze betalingen, online kassasystemen en cloud-based software voor het optimaliseren van je personeelsplanning, food cost berekening, supply chain en voorraadbeheer: ondertussen zijn we het gewend dat bepaalde zaken niet meer handmatig moeten uitgevoerd worden, maar automatisch gaan. Is het niet om tijd te besparen, dan is het wel uit gemak.

Als de pandemie ons één ding geleerd heeft, is het wel dat er geen zekerheden bestaan in het leven en we als sector voorbereid moeten zijn op alles. Jouw goed draaiende zaak kan van dag één op dag twee gesloten zijn door onvoorziene omstandigheden. Openstaan voor vernieuwing, verandering en aanpassing is een noodzakelijke eigenschap geworden voor horecaondernemers. 

Trend 2: Plastic is verleden tijd; papier op zijn retour

Net zoals cash-only businesses zijn plastic tasjes zijn niet meer van deze tijd. Iedereen is ondertussen op de hoogte van de absurd korte levensduur van plastic tasjes. Kijk naar grote maaltijdbezorgplatformen zoals Uber Eats en Take Away. Alledrie de bestelreuzen hebben van bij begin aan met papieren zakken gewerkt om etenswaren in te leveren. Horecazaken die zelf instaan voor hun takeaway en deliverydiensten volgen hetzelfde voorbeeld, maar gaan stap voor stap verder in de richting van wat een papierloze revolutie zou kunnen worden.

Digitale rekeningen

Net zoals plastic tasjes belandt ook 90% van de rekeningen en bestelbonnetjes uit de horeca in de prullenmand. En ook daar biedt horeca software een oplossing. Om de wereldwijde verspilling van papier tegen te gaan – met alle gevolgen voor ontbossing, waterverspilling en CO2-uitstoot van dien – kunnen horecaondernemers die met een online kassasysteem werken de rekening van gasten opsturen per mail. Veel boekhouders werken tegenwoordig ook exclusief digitaal, wat de verantwoording naar gasten die om een papieren bonnetje vragen een stuk eenvoudiger maakt. Ook met behulp van een Kitchen Display System wordt het printen van bestelbonnen voor de keuken overbodig. 

Digitale menu’s

Digitale menu’s zijn ook één van de blijvers na de pandemie. Horecaondernemers hebben het gemak ontdekt van het eenvoudig aanmaken en aanpassen van digitale menu’s zonder ze telkens opnieuw te moeten printen bij fouten, wijzigingen of slijtage. Daarnaast gaan veel digitale menu’s hand in hand met online bestellen en betalen, wat heel wat druk van de schouders van het personeel wegneemt.

Digitale menu’s besparen horecaondernemers niet alleen terugkerende kosten van het aankopen van papier en inkt, maar toont ook aan gasten dat er in jouw horecazaak bewust wordt omgegaan met verspilling. Wat ons bij de volgende trend brengt:

Trend 3: Artificiële intelligentie als wapen tegen verspilling

Net zoals het gebruik van papier met zienderogen gedaald is, gaat de horecasector ook steeds bewuster om met de onvermijdelijke voedselverspilling die onlosmakelijk verbonden is met de horecasector.

In een poging om daar iets aan te doen, wordt in steeds meer horeca software gebruik gemaakt van AI. Zo is het mogelijk om gedetailleerde voorspellingen te maken voor een optimale planning. En daarmee ga je niet alleen verspilling tegen, maar kun je ook je voorraad beter beheren en, uiteindelijk, je winstmarge vergroten.

AI voorspellingen brengen heel wat op. Redeneer even mee: meer dan een derde van alle kosten van een horecazaak die eten serveert, zijn grondstoffen. Gemiddeld gaat een derde van die grondstoffen verloren door inconsistent voorraadbeheer, derving, verspilling of foute planning. In essentie is artificiële intelligentie een combinatie van grote hoeveelheden data en slimme algoritmes. En elk minimaal verschil dat een horecazaak kan maken aan de basis van haar kosten, heeft een maximale impact op de winstmarges. 

Horeca software zoals die van Apicbase en Strobbo – respectievelijk gericht op voorraadbeheer en personeelsplanning – gebruiken een vorm van AI om dat te verwezenlijken. En hoewel het volledige potentieel van AI ongetwijfeld nog ontdekt moet worden, zijn de eerste resultaten voor een sector waar de winstmarges vrij laag liggen behoorlijk indrukwekkend.

Horeca software en technologie: een overzicht

Om je een beter beeld te geven van wat voor horeca software en technologie je allemaal ter beschikking hebt, overlopen we de voornaamste aspecten die je in je horecazaak kunt integreren:

1. Online kassasystemen

2. Online bestelmethodes

• Via QR-codes

• Voor delivery

• Voor takeaway

3. Digitale betaalmethodes

• Voordelen van digitaal betalen

• Voordelen van geïntegreerde betalingen

4. Populaire software integraties

• Reserveringen

• Voorraadbeheer

• Foodcost berekening

• Personeelsplanning

5. Hardware

• Kitchen Display Systems

• Customer Facing Displays

1. Online kassasystemen

Kassasystemen zijn tegenwoordig het kloppend hart van elke horecazaak, en niet alleen omdat ze een financiële vinger op de pols houden van hoe goed je zaak het nu precies doet.

Dankzij het gebruik van cloud-based technologie in horeca software, zijn online kassasystemen zoveel meer dan alleen maar een fysiek en financieel transactiepunt. 

Een kassasysteem zoals Lightspeed Restaurant is tegelijk ook de centrale plek waar je overzicht houdt op je vloerplan, beschikbare en bezette tafels. Ook je bestellingen worden hier bijgehouden, van tafels in je restaurant, maar ook van bestellingen voor takeaway of delivery, als je dat aanbiedt. 

Al je verkoopdata wordt bovendien per dag, week, maand of periode naar keuze omgezet in gedetailleerde rapporten die je een beeld geven van je omzet, piekmomenten, best en minst verkopende gerechten en producten. 

Maar dat zijn niet alle voordelen van een online kassa. Dankzij talloze apps en integraties, kun je je ecosysteem uitbreiden met horeca software om bijvoorbeeld reserveringen te ontvangen, te beheren en toe te wijzen aan tafels. 

Werk je met meerdere restaurantlocaties, dan zijn apps om je foodcost en voorraad, of je supply chain en personeelsplanning te optimaliseren ongetwijfeld van onschatbare waarde. Meer over de plug-and-play opties van online kassasystemen vind je verder in dit artikel. 

2. Online bestellen & betalen

Met QR-codes

Als je een digitaal menu wilt aanbieden, heb je een QR-code nodig. 

First things first: waarvoor staat de QR in QR-code? Het antwoord: Quick response. Wat zijn QR-codes? Beschouw het als een modernere variant van een barcode. Waar barcodes een beperkte hoeveelheid informatie bevatten, zoals de naam, categorie en prijs van een product, zijn QR-codes ook binnen horeca software dynamisch, en voeren een actie uit als ze gescand worden. 

Wanneer je een QR-code scant met je smartphone brengt deze je naar het digitale menu van je zaak of, in het volledige plaatje, naar jouw bestelplatform naar keuze waar gasten hun bestelling op kunnen plaatsen en betalen. 

Voordelen

Waarom zou je met QR-codes willen werken? Wel, zoals de pandemie heeft uitgewezen, zijn er talloze voordelen:

1. QR-codes bleken de meest veilige manier van bestellen te zijn in tijden waar contact tot een minimum moest beperkt worden.
2. QR-codes geven gasten controle over hun bestelling. Het stelt hen perfect in staat te bestellen waar, wanneer, wat en hoe vaak ze maar willen. Wanneer iemand een drankje of een bijgerecht is vergeten te bestellen, moeten ze ook niet wachten tot wanneer één van je medewerkers vrij is om hun bestelling op te nemen. En dat brengt ons onmiddellijk bij het volgende voordeel: 
3. Kortere wachttijden en (bijgevolg) snellere bediening. Je hoeft als gast in een overvol café of drukbezocht restaurant niet meer te wachten om je bestelling te laten opnemen. Maar voor gasten die toch liever face-to-face hun bestelling doorgeven, is er ook goed nieuws: omdat gasten ook met QR-codes bestellen, zal de aandacht van je personeel ook sneller en makkelijker te trekken zijn. 
4. Controle over hun eigen bestelling betekent ook verantwoordelijkheid over de nauwkeurigheid. Gasten zullen altijd krijgen wat ze zelf (letterlijk, in dit geval) besteld hebben. Online bestellen gaat hand in hand met online betalen: zo goed als geen enkele horecazaak scheidt die twee acties van elkaar. Op een gelijkaardige manier wordt het aantal fouten in rekeningen of betalingen herleidt tot praktisch nul. Je personeel kan bij QR-codes niet verantwoordelijk gesteld worden voor fouten in bestellingen of betalingen. 

Misvattingen

Waarom zou je als horecaondernemer niet met QR-codes willen werken? Iedereen heeft zijn redenen, maar er circuleren een hoop misvattingen die simpelweg niet kloppen. Wij zijn er om die te ontkrachten.

1. Halen QR-codes de face-to-face time met gasten weg? Neen. Toegegeven, ze nemen de handeling van het opnemen van een bestelling weg, maar dat geeft je personeel net meer tijd en ruimte om hun bediening te personaliseren en met gasten in gesprek te gaan. Bovendien geeft elke online bestelling je een schat aan informatie over je gasten en hun bestelgedrag. 
2. Vervangen QR-codes het menselijke aspect van de horeca? Neen. Personeel wordt allesbehalve overbodig wanneer je QR-codes in je horecazaak implementeert. Wat ze wel doen, is druk van de figuurlijke ketel nemen. Voor zaken die kampen met personeelstekort, zijn QR-codes een hulpmiddel dat er net voor kan zorgen dat een zaak kan blijven draaien.
3. Is bestellen moeilijker met QR-codes? Account aanmaken, opties aanvinken, bestellingen personaliseren, … is dat niet wat complex voor de doorsnee horecaganger? Niet echt. Technologie en horeca software hebben misschien nog geen permanente plek veroverd bij oudere generaties, maar niets is minder waar voor de grootste en meest kapitaalkrachtige bevolkingsgroep. Die groep gasten willen niet alleen bestellen wat ze willen, maar ook wanneer dat voor hen uitkomt, en hoe vaak ze daar zin in hebben. Een QR-code op tafel maakt dat allemaal mogelijk.

Natuurlijk is er niets mis met een fysiek menu. Maar quick-service restaurants en horecaketens met tientallen locaties moeten denken aan het optimaal benutten van (de kleinere hoeveelheid beschikbaar) personeel in functie van de rentabiliteit van hun zaak.

Lightspeed heeft zelf een eigen QR-code systeem voor online bestellingen, genaamd Order Anywhere. Terwijl Order Anywhere het gasten mogelijk maakt om via QR-codes te bestellen vanaf hun tafel – met alle voordelen van dien – is het ook mogelijk om bestellingen voor takeaway te aanvaarden. Daarom gaan we dieper in op Order Anywhere in het deel over takeaway horeca software.

Daarnaast werken we ook samen met integratiepartners die actief zijn in de wereld van QR-codes, en online en mobiel bestellen, zoals – in alfabetische volgorde – Butlaroo, Flipdish, Obur, orderBilly, Smartender en QR Menu App. 

Voor delivery

We hebben het al eerder gezegd: tegenwoordig is het voor horecazaken makkelijker dan ooit om hun gasten te bereiken. Niet alleen qua communicatie, maar ook qua bereik en bezorging aan huis. 

Het is nog niet zo lang geleden dat een maaltijdbezorging synoniem was met een pizzabezorger. Maar de wereld van maaltijdbezorging is in rap tempo getransformeerd – en gedigitaliseerd. 

Gasten kunnen tegenwoordig genieten van de gerechten van hun favoriete restaurants in het comfort van hun eigen huis, zonder dat ze de maaltijden zelfs maar hoeven op te halen. Tegenwoordig kun je vrijwel alles wat je maar wilt aan je deur laten bezorgen.

De giga-populariteit van maaltijdbezorgdiensten zoals Uber Eats, Deliveroo en Take Away (om er maar een paar te noemen) laat zien dat mensen dol zijn op het gemak van het laten bezorgen van hun maaltijden. 

Maar laten we vanuit het standpunt van de horecaondernemer ook wijzen op de keerzijde van die medaille: commissies kunnen tot 30% oplopen, wat ongetwijfeld ten koste gaat van de winstmarge. Marges zijn al voor de meeste horecazaken vrij krap en elke euro telt. Maar voordelen van een samenwerking met een bezorgservice moeten echter serieus worden overwogen, omdat ze je naast nieuwe gasten en inkomsten ook een breder draagvlak bieden voor je reputatie en bekendheid. 

Met de koppeling tussen Lightspeed en Deliverect integreer je jouw digitale menu met alle belangrijke bezorgplatformen. Bestellingen van alle bezorgdiensten waar je jouw menu aan gekoppeld hebt, komen op één scherm en in één systeem binnen. Deliverect maakt het mogelijk om kortingen toe te passen op bepaalde gerechten, je eigen bezorggebied te bepalen en dankzij de gedetailleerde rapportagefunctie een beter beeld te krijgen op welke gerechten binnen je bezorgopties het beste verkopen.

Voor takeaway

Laten we eerlijk zijn: per telefoon via een flyermenu een bestelling doorgeven voor takeway heeft zijn charme, maar efficiënt kunnen we het niet echt noemen. Natuurlijk bestaat er ondertussen horeca software die de nodige dosis efficiëntie heeft geïntroduceerd.

Wanneer je als horecazaak naast QR-codes namelijk ook takeaway-opties aanbiedt voor gasten die liever thuis eten, wil je natuurlijk ook online je menu aanbieden. En wat komt beter uit dan een systeem dat beide functies aanbiedt?

Maak kennis met Lightspeed Order Anywhere. Order Anywhere brengt alle online bestellingen bijeen op één centraal platform, dat bovendien naadloos integreert met het Lightspeed Restaurant kassasysteem. Wat bedoelen we met alle online bestellingen? 

Met andere woorden: naast online bestellingen die binnenkomen van gasten die ter plaatse dineren, kunnen er ook bestellingen binnenkomen van gasten die liever hun maaltijd komen afhalen. Lightspeed Order Anywhere bundelt alle online bestellingen op één plaats, waardoor het als horecaondernemer eenvoudiger is om het overzicht te behouden op wat er binnenkomt. Je hebt ook geen extra hardware nodig, waardoor je met twee aparte systemen zou moeten werken; Order Anywhere werkt enkel met Lightspeed Restaurant en is ontworpen om het beheren van online bestellingen zo eenvoudig mogelijk te maken. 

Online afhaalbestellingen verschijnen in een speciale takeaway tab, terwijl bestellingen die gasten in je horecazaak plaatsen via QR-codes automatisch op de juiste tafel van je vloerplan in Lightspeed Restaurant terecht komen. Je hoeft zelf geen bestellingen te onderscheiden of toe te wijzen. Bovendien kun je meerdere bestellingen van dezelfde tafel tot één rekening samenvoegen, en hoef je niet meer evenveel bonnetjes printen als het aantal gemaakte bestellingen. 

3. Digitale betaalmethodes

Zoals uit de digitale trends in de horeca bleek, is digitaal al even het nieuwe normaal. Hetzelfde geldt voor digitale betaalmethodes.

Uit een onderzoek dat Lightspeed heeft uitgevoerd bij Belgische consumenten blijkt dat 67% van mening is dat horecabedrijven die geen elektronische betaalmethodes accepteren niet meer van deze tijd zijn. Met andere woorden: de klant blijft koning, maar cash is onttroond. 

Sinds juni 2022 is het in België ook verplicht geworden voor elke handelaar om minstens één elektronische betaalmethode aan te bieden. Elke ondernemer is vrij om zelf een betaalmethode te kiezen – via standaard betaalterminals of via QR-codes of andere contactloze opties – maar er moet één optie beschikbaar zijn voor klanten. 

De voordelen van digitaal betalen overtreffen zonder twijfel de nadelen. Oké, digitaal betalen kost geld. Wanneer je betalingen met kaart, app, smartphone of wearable aanvaardt, betaal je als ondernemer transactiekosten. Betaalterminals kosten ook geld, maar de prijs is erg afhankelijk van de payment service provider die je kiest. Bovendien zijn zulke zaken (tot een bepaalde hoogte) fiscaal aftrekbaar als investering voor horecazaken.

Maar wat zijn dan de voordelen van digitaal betalen? 

De voordelen van digitaal betalen

Comfort voor je gasten

Allereerst bied je gasten meer dan één mogelijkheid om te betalen, en dat is in essentie waar horeca om draait: gasten tegemoet komen en accommoderen in hun voorkeuren. Cash op zak hebben of met cash geld betalen is ook een stuk minder vanzelfsprekend geworden, en niemand vindt het leuk om op zoek te moeten gaan naar een bankautomaat omdat een horecazaak enkel cash aanvaardt. 

Verhoogde efficiëntie

Digitale betaalmethodes maken het leven van je personeel ook aangenamer. Digitaal betalen kost misschien geld, maar cash betalen kost tijd. In tijden van personeelstekort en de hoge kostprijs van arbeid wil elke horecaondernemer dat het personeel hun tijd zo optimaal mogelijk spendeert. We vallen in herhaling, maar dat is nu eenmaal wat horeca software – en digitale betaalmethodes – ook doen: tijd efficiënter benutten.

Minder kans op fouten

Elektronische betaalmethodes helpen ook fouten te verminderen, zowel wat het berekenen van wisselgeld als wat invoeren van bedragen in de kassa betreft. Denk aan alle manuele handelingen die personeel moet uitvoeren bij het aanvaarden, ontvangen en verwerken van een betaling. Met een online kassasysteem en digitale betaalmethodes is zoiets geklaard met enkele klikken. 

Het voordeel van geïntegreerde betaalmethodes

Lightspeed gaat nog een stap verder. Onze geïntegreerde betaalmethode maakt het leven van horecaondernemers nóg eenvoudiger en het verwerken van een betaling nóg efficiënter. 

Wat zijn geïntegreerde betalingen? Simpel gesteld, werk je als horecaondernemer zonder geïntegreerde betalingen met twee providers: één voor je betaalterminal en één voor je kassasysteem. In zo’n geval moet je het te betalen bedrag bij elke rekening handmatig invoeren in je betaalterminal. Als de betaling is gemaakt, moet je ook de openstaande rekening in je kassasysteem als betaald aanduiden. Op het einde van je werkdag begin je aan je dagafsluiting, waarbij je nagaat of het aantal binnengekomen bestellingen ook overeenkomt met de ontvangen betalingen. 

Met een geïntegreerd betaalsysteem herleid je het bovenstaande tot een absoluut minimum. Met Lightspeed Payments stuur je op het punt een gast wil betalen het bedrag vanuit je kassasysteem automatisch door naar je betaalterminal met één klik. Zodra een betaling is ontvangen, wordt de bevestiging ook van je betaalterminal naar je kassasysteem gestuurd en de rekening automatisch beschouwd als betaald.

Met andere woorden: je betalingen worden automatisch en onmiddellijk gesynchroniseerd met je openstaande bestellingen. Verder is ook alle informatie over ontvangen betalingen in je kassasysteem te bezichtigen, waardoor je dus ook niet meer met twee programma’s moet werken om die zaken met elkaar te verzoenen.

Opnieuw: horeca software is ontworpen om het dagelijks leven van horecaondernemers te vereenvoudigen. En geïntegreerde betalingen doen dat door een uitgebreid proces aan handelingen te herleiden tot een minimum aan acties en tijd. 

Populaire integraties en apps

Er bestaan talloze integraties en apps die ontwikkeld zijn om de horecasector van een technische, helpende hand te voorzien. Natuurlijk heb je een online kassasysteem nodig om deze integraties ergens aan te kunnen koppelen. 

Naast haar eigen kernfuncties rond restaurantbeheer, bestellingen, rapportage en betalingen, is Lightspeed Restaurant ook een plug-and-play systeem. Dankzij ons brede draagvlak in de horecasector hebben we ook een even breed aanbod aan integratiepartners waarmee onze klanten hun kassasysteem kunnen personaliseren. 

Wat we bij het bespreken van deze integraties en applicaties zullen zien, is dat ze stuk voor stuk oplossingen bieden die handmatige input van jezelf en je personeel tot een absoluut minimum beperken. En daarmee wordt in veel gevallen ook de controle (en verantwoordelijkheid) verlegd van personeel naar klant. 

Om je beter te laten zien wat voor mogelijkheden je hebt en wat voor oplossingen er bestaan, delen we de meest populaire integraties en apps op in enkele praktische categorieën:

• Reserveringen
• Voorraadbeheer
• Foodcost berekening
• Personeelsplanning

Reserveringen

Reserveringen zijn ongetwijfeld één van de belangrijkste manieren om een vinger op de financiële pols van een horecazaak te houden. Veel reserveringen betekent doorgaans een gezonde reputatie en dagomzet. Waar vroeger vaak met reserveringsboeken werd gewerkt, zijn er tegenwoordig (gelukkig) digitale alternatieven. 

Met integraties zoals Resengo, Formitable en Tablebooker laat je gasten zelf hun reservering plaatsen op basis van de beschikbare uren en tafels in jouw zaak. Bij elke reservering krijg je een automatische melding opgestuurd en daalt de beschikbaarheid van je zaak, om overboekingen tegen te gaan. 

Automatisering van manuele arbeid

Maar de mogelijkheden gaan verder: ook communicatie met gasten die een reservering hebben geplaatst, wordt geautomatiseerd. Waar je vroeger per binnenkomende reservering een bevestigingsemail moest sturen en vaak meerdere opvolgingsemails, gebeurt dit met dergelijke software integraties automatisch. 

Bovendien kun je er ook voor kiezen om op door jou gekozen momenten herinneringsmails te versturen en gasten op hun naderende reservering te wijzen. Na hun bezoek kun je ervoor kiezen om gasten te polsen naar hun ervaring en hen te vragen om een review achter te laten. Die reviews kun je vervolgens gebruiken als positief uithangbord van je zaak. 

Bescherming tegen no-shows

Eén van de problemen waarmee de horecasector kampt, is het fenomeen van no-shows: gasten die gereserveerd hebben, maar niet komen opdagen. Online reserveringsplatform The Fork publiceerde onlangs een rapport waaruit blijkt dat het aantal no-shows met 20% is toegenomen ten opzichte van de pre-Covid periode.

No-shows leiden niet alleen tot minder omzet, maar ook tot voedselverlies en “weggesmeten geld”. Wat op zijn beurt voor lagere winstmarges zorgt. Daarnaast hebben no-shows ook een psychologische impact – zowel op personeel als op gasten. Denk aan het afwijzen van gasten om vervolgens een halve zaal te moeten bedienen, of aan wat gasten denken bij het zien van lege tafels wanneer ze zelf lang hebben moeten wachten op hun reservering. 

Dubbele bevestigingsemails en herinneringsemails zijn een eerste line of defense, maar voor als je een fine dining zaak uitbaat, kan een no-show nog zwaarder doorwegen. Daarom maken reserveringstools het ook mogelijk om gasten bij het plaatsen van een reservering om een voorschot te vragen, wat als een sterke motivatie kan werken bij gasten om hun reservering te respecteren.

Los van je zaak te beschermen tegen no-shows, is de missie van reserveringstools eenvoudig: jij of je personeel hoeven niet langer ettelijke uren per week aan de telefoon te hangen om individueel en handmatig reserveringen aan te nemen. Niet op kalme momenten, en zeker niet op drukke momenten. 

Voorraadbeheer

Welke producten zijn momenteel aanwezig in je voorraad? Wat zijn de voorraadniveaus van elk product? Wanneer en in welke mate groeit en verkleint je voorraad? En op welke duur? Als je een antwoord hebt op de bovenstaande vragen, mag je dit deel overslaan. 

Het antwoord weten op deze vragen, stelt je namelijk in staat om je supply chain en inkoop van producten en ingrediënten voor je voorraad te verbeteren, om ervoor te zorgen dat je nooit teveel of te weinig koopt. “Dode” voorraad – of producten die je niet of nauwelijks gebruikt – kunnen even schadelijk zijn voor je winstmarge als producten die je vaak koopt, vaak gebruikt, maar ook vaak moet weggooien.

De in- en uitstroom, het verbruik en de verbruiksduur van je voorraad zijn van cruciaal belang om een beter inzicht te krijgen in de monetaire waarde van je voorraad en hoe die zich verhoudt tot je omzet. 

Dergelijke cijfers brengen natuurlijk ook complexe berekeningen met zich mee. Gelukkig kun je het al raden: ook hier bestaat er horeca software die zich specifiek toelegt op het optimaliseren van je voorraad van en het verbeteren van je winstmarge. Bedrijven zoals Apicbase, Growzer, MarketMan en Horeko zijn hier toonaangevend in.

Foodcost berekening

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en foodcost? Voorraadbeheer focust op de kostprijs van je totale voorraad en hoe die zich verhoudt ten opzichte van je totale omzet. Foodcost kijkt eerder naar de kostprijs van een bepaald gerecht en hoe die kostprijs zich verhoudt tot de verkoopprijs van datzelfde gerecht. 

Voor wie het nog niet zou weten: foodcost is een essentieel gegeven voor de rentabiliteit van elke horecazaak. Ten eerste geeft het je een exact idee van hoeveel een gerecht daadwerkelijk kost qua ingrediënten. Ten tweede geeft het je ook een beter beeld van wat de ideale richtprijs van datzelfde gerecht hoort te zijn.

De verhouding tussen kost- en richtprijs wordt bepaald door het zogenaamde foodcost percentage: hoeveel procent er van de richtprijs van een gerecht mag gespendeerd worden aan de kostprijs van de ingrediënten. In de horeca schommelt het foodcost percentage rond de 30% – naargelang het type restaurant je runt. Een quick-service zaak gaat daar al snel onder zitten, terwijl een fine dining restaurant er wellicht iets boven gaat.

Het berekenen van je foodcost ging vroeger vaak gepaard met eindeloze Excelsheets en formules. Voor wie vandaag van Excel alleen nog maar is overgestapt naar Google Sheets hebben we goed nieuws: er bestaan horeca software providers die zich toeleggen op het controleren en optimaliseren van foodcost en foodcost percentages. Zoals aan het begin van dit deel al werd aangehaald, zijn foodcost en voorraadbeheer onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het hoeft daarom niet te verbazen dat de meeste Lightspeed integratiepartners die zich op voorraadbeheer focussen ook met foodcost bezig zijn.

Personeelsplanning

De tijd van een planning met pen en papier te maken, zou voorbij moeten zijn. (En voor degenen die dat nog steeds doen: lees vooral verder en dompel je onder in de wondere wereld van automatische personeelsplanning.)

Gelukkig is heel wat horeca software ontwikkeld om de druk op de schouders van het bedienend personeel te verlichten. Wanneer een horecazaak kampt met personeelstekort, bieden deze tools een broodnodige oplossing voor zaken die anders noodgedwongen zouden moeten sluiten. 

Maar ook voor multi-location zaken die met tientallen personeelsleden werken, is digitalisering belangrijker dan ooit tevoren. Voor deze zaken kruipt er doorgaans heel wat tijd – en dan spreken we eerder over dagen dan over uren – in het opstellen van de week- en maandplanning. En ook dát kost geld. Reden te meer om ook naar digitale oplossingen te kijken die zo’n planning kunnen optimaliseren en automatiseren. 

Met kleinere winstmarges, hogere kosten, fluctuerende prijzen en inflatie, is het voor horecaondernemers nog nooit zo belangrijk geweest om er voor te zorgen dat noch te veel, noch te weinig, maar het juiste aantal werknemers op het juiste moment aan het werk is. 

Gelukkig bestaan er ook horeca software integraties en applicaties die zich exclusief hierop focussen. Denk aan Strobbo, Horeko en Planday. Een koppeling tussen een online kassasysteem zoals Lightspeed Restaurant en één van deze integraties maakt het mogelijk om minutieus je personeelsplanning op te stellen en te delen met je team. Je kunt ook eenvoudig en nauwkeurig de gewerkte uren van al je personeelsleden bijhouden. Bovendien kun je op basis van functies, rollen en zelfs salarissen productiviteitsdoelen instellen en het juiste team inzetten wanneer nodig. 

Dergelijke planningtools maken het ook mogelijk om op basis van historische verkoopcijfers uit Lightspeed Restaurant en de kostprijs van elk teamlid optimale voorspellingen te maken: wat is je verwachte omzet per dag en hoeveel personeel is nodig is om die omzet te verwezenlijken? Zo kun je uur per uur en dag per dag nagaan waar je boven en onder je budget gaat wanneer je je doelen bereikt hebt – en wanneer niet.

Zo’n integratie kost natuurlijk ook geld, maar de hoeveelheid tijd en geld die je uitspaart dankzij een optimale planning is… wel, zijn geld waard. 

Hardware

Kitchen Display System

We vermeldden het al eerder: het internet heeft de horeca op de kaart gezet, met alle voor- en nadelen van dien. Horecazaken kunnen veel makkelijker gevonden worden, reserveringen aannemen, hun menu presenteren en communiceren met een veel bredere doelgroep. 

Maar die doelgroep weet ondertussen ook goed genoeg dat zij een impact hebben op de reputatie van een horecazaak. Online reviews, Twitter en Instagram zijn prachtige, maar tegelijkertijd genadeloze tools. 

“Sorry, zijn jullie toevallig onze bestelling vergeten?” Een uitspraak die de meeste horecaondernemers spontaan koude rillingen geeft. Ongeacht je intenties, gaan bestellingen jammer genoeg soms simpelweg verloren. 

Of het nu een medewerker is die het bonnetje te laat terugvindt in zijn schort, de bestelling achter een schap is gevallen in de keuken, of de printer zonder papier of inkt zit: het gebeurt. 

Helaas is het vandaag zo dat een vergeten cocktail of een te lange wachttijd al genoeg kan zijn voor gasten om online hun beklag te gaan doen. Met zo’n toegenomen visibiliteit is het des te belangrijker om ervoor te zorgen dat je bediening vlekkeloos verloopt.

Stap één richting een vlekkeloze bediening is jezelf omringen met een topteam. Stap twee is hen voorzien van de juiste tools. En daar komen Kitchen Display Systems (KDS) aan te pas. Kitchen displays zijn in essentie digitale schermen voor in de keuken, met horeca software ontwikkeld om vier zaken te verwezenlijken: 

1. Minder over-en-weer geloop tussen restaurant en keuken

Een kitchen display system stuurt bestellingen die ingevoerd worden in je kassasysteem automatisch door naar de keuken, zonder papieren bonnetje en zonder risico op vertraging of verlies. 

Dat bespaart je team een hoop over-en-weer geloop en laat bestellingen sneller toekomen in de keuken. Denk ook aan de hopen papier die je op jaarbasis daardoor uitspaart. 

2. Betere communicatie naar de keuken

Creativiteit in de keuken is alles, maar qua (diëtaire) voorkeuren en wensen blijft de klant koning. Gasten willen een gepersonaliseerde bediening, en als er persoonlijke verzoekjes aan te pas komen, is het aan jou om ervoor te zorgen dat die gerespecteerd worden. 

Dat is misschien niet moeilijk voor je bedienend personeel, maar geprinte bonnetjes hebben niet veel extra ruimte om zulke zaken neer te pennen. Bovendien is er bij het noteren van voorkeuren altijd een risico dat instructies in de keuken fout geïnterpreteerd worden. 

KDS maken het mogelijk om zo’n voorkeuren digitaal aan bestellingen toe te voegen. Zo blijft elke bestelling overzichtelijk en alle bijkomende instructies duidelijk leesbaar. 

3. Snellere bediening

Timing is essentieel in de keuken. Zonder een goede timing worden gerechten te snel of te laat opgediend, of aan de foute temperatuur, wat in geen geval aangenaam is voor je gasten. 

Het doel van het zaal- en keukenpersoneel is om een perfect gesynchroniseerde bediening te bieden, en dat is best wel uitdagend. 

Bedienend personeel gaat zelden rechtstreeks naar de keuken na het opnemen van één bestelling. De kans bestaat altijd dat andere gasten hen aanspreken. Via mobiele iPads – ook wel handhelds genoemd – kan je personeel per tafel rechtstreeks een bestelling doorgeven, zonder oponthoud of afleiding. 

Nog beter: KDS filteren automatisch tussen bestellingen voor de bar en voor de keuken, waardoor de juiste items bij de juiste mensen terecht komen. 

4. Hogere gasttevredenheid

Wanneer heel je team kan profiteren van horeca software en tools waarmee ze zich zo goed mogelijk op het essentiële van hun job kunnen concentreren, verloopt de bediening van heel je zaak sneller en efficiënter. Dat zorgt niet alleen minder lange wachttijden, maar vooral ook een optimale tafelrotatie. Zoiets is cruciaal voor quick-service restaurants die met een beperkt aantal tafels werken. 

Maar waar zo efficiënt mogelijke en vooral vlekkeloze bediening voor zorgen, is hogere tevredenheid bij je gasten. Kitchen Display Systems geven je personeel tijd om hun bediening te personaliseren en extra aandacht te besteden aan gasten die daar behoefte aan hebben, zonder onder de druk van de rest van de gasten te bezwijken. 

Customer Facing Display

Net zoals Kitchen Display Systems voor de keuken dienen, bestaan er ook Customer Facing Display systemen (CFD). Ook dit zijn digitale schermen, maar die dit keer in functie van je gasten ontworpen zijn. Quick-service restaurants gebruiken vaak CFD systemen om meer zichtbaarheid en transparantie te bieden tijdens het bestelproces. 

Een CFD is een scherm dat vaak recht tegenover je kassasysteem wordt geplaatst om klanten een gedetailleerd overzicht te geven van hun bestelling, met een breakdown van bestelde items, belastingen en andere vormen van toeslagen, en het te betalen totaalbedrag.

Op een gelijkaardige manier zorgen CFD systems net zoals KDS voor minder fouten in het bestel- en betaalproces, en voor een algemene betere ervaring voor je gasten.

Geef jouw zaak meer ruimte om te groeien met de juiste horeca software en technologie

Technologie is niet iets waar je als horecaondernemer met een schuin oog naar hoort te kijken. Het kan soms overweldigend lijken, zoveel is zeker, maar net zoals horeca software ontwikkeld is om het reilen en zeilen van je horecazaak te vereenvoudigen, staat gebruiksvriendelijkheid centraal. 

Veel tech en software ontwikkelaars weten heus wel dat horecaondernemers geen tijd hebben om urenlang bezig te zijn met het leren werken met nieuwe systemen – laat staan om die keer op keer uit te leggen aan het personeel. Technologie hoort in twee richtingen te werken: in het voordeel van de ondernemer, en in het voordeel van diens zaak.