Als je op deze pagina bent beland, ben je ongetwijfeld op zoek naar een zo helder mogelijk overzicht van alles wat er te weten valt over een horeca kassa kopen. En dat gaan we in dit artikel ook uiteenzetten. Jij vraagt, wij draaien.
Horeca kassa’s zijn al lang geen simpele kaslades meer waar je geld in bewaart, maar digitale hulpmiddelen die steeds uitgebreider worden qua functionaliteiten, opties en integraties.
Natuurlijk is elke horecazaak uniek, en heeft elke horecaondernemer specifieke behoeftes. Er zijn ook talloze bedrijven die horeca kassa’s of horeca software produceren, waardoor het belangrijk is om jezelf goed te informeren en bepaalde vragen te stellen.
Wij overlopen in dit artikel – op een zo beknopt mogelijke manier – de belangrijkste info en vragen.
Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:
- Wanneer moet ik een horeca kassa kopen?
- Zijn alle horeca kassa’s witte kassa’s?
- Wat moet mijn horeca kassa kunnen?
- Hebben horeca kassa’s internet nodig?
- Hoe moeilijk is het om met een horeca kassa te werken?
- Waar kan ik een horeca kassa kopen?
Nood aan minder beknopte uitleg?
Ontdek in onze uitgebreide, gratis koopgids alle ins en outs die komen kijken bij het kopen van een horeca kassa. Alle informatie die je nodig hebt, één klik verwijderd. Download onze koopgids vandaag.
Wanneer moet ik een horeca kassa kopen?
Het antwoord: in zo goed als elk scenario wanneer je een horecazaak opent.
Let wel: dat betekent niet dat je bij het openen van een klein café de meest uitgebreide horeca kassa moet kopen, met alle mogelijke toeters en bellen. Maar je hebt natuurlijk wel een fysiek punt nodig waar je je betalingen ontvangt en bestellingen bijhoudt. En hoewel we hier van een fysiek punt spreken, gebeurt het nog maar heel zelden dat horecaondernemers die vandaag een horeca kassa kopen niet voor een digitaal of online kassasysteem gaan.
Waarom? Het is zoveel makkelijker, efficiënter en tijdsbesparender om met een digitaal systeem te werken dan met een fysieke lade waarbij je ook – bij wet verplicht – een kasboek en dagontvangstenboek moet bijhouden, alle handelingen handmatig moet uitvoeren en al het rekenwerk zelf moet doen.
Makkelijk gezegd voor een bedrijf dat zelf horeca kassa software verkoopt – klopt – maar neem het van ons aan: digitale tijden vragen om digitale oplossingen.
Ook belangrijk: wanneer je maaltijden ter plaatse serveert, ga je al snel in de categorie van horecaondernemers vallen die verplicht een digitale horeca kassa moeten kopen. Zodra je namelijk meer dan €25.000 bruto-omzet per jaar verdient uit maaltijden ter plaatse, verplicht de Belgische overheid je namelijk om met een geregistreerd kassaysteem (GKS) te werken – ook wel bekend als “witte kassa”. Dat brengt ons bij de volgende vraag:
Zijn alle horeca kassa’s witte kassa’s?
Het antwoord: niet perse.
Al zijn zo goed als alle digitale horeca kassa’s die vandaag op de markt te vinden zijn wel als dusdanig geconfigureerd. Maar om van een digitale kassa een witte kassa te maken, moet je bij de overheid een black box en vat signing card aanvragen.
Je kunt dus perfect met een digitale horeca kassa werken die geen witte kassa is.
Wat moet mijn horeca kassa kunnen?
Het antwoord: dat hangt voornamelijk af van wat jij nodig hebt in jouw zaak. Een betere vraag zou zijn: wat heeft een horeca kassa vandaag allemaal?
In een notendop:
- Gepersonaliseerd vloerplan
- Bestellingen en betalingen
- Datarapporten en inzicht
- Uitbreidingsmogelijkheden
- Integratiemogelijkheden
Gepersonaliseerd vloerplan
Met moderne horeca kassa’s is het mogelijk om het vloerplan van jouw horecazaak na te maken. Op die manier kun je eenvoudig bestellingen aan specifieke tafels toevoegen, tafels verplaatsen of opsplitsen, en je vloerplan uitbreiden wanneer je bijvoorbeeld een terras wilt toevoegen tijdens het zomerseizoen.
Ook alle producten, dranken en gerechten die je verkoopt, kun je aan je kassasyteem toevoegen. Daarnaast laat Lightspeed Restaurant ook productmodificaties toe, zoals extra’s, wijzigingen, combo’s en dergelijke.
Bestellingen en betalingen
De functies van een horeca kassa laten meer toe dan enkel het verwerken van bestellingen en betalingen. Zo kun je ook bestellingen en betalingen splitsen per tafel, per persoon of per rekening.
Je kunt er ook voor kiezen om je betalingssysteem te integreren met je horeca kassa. Wat bedoelen we hiermee? Sta even stil bij het volgende: hoe verloopt het ontvangen van een digitale betaling?
Allereerst geef je in je kassasysteem in dat een bepaalde bestelling betaald mag worden en communiceer je dat bedrag aan je gast, zij het verbaal of via een proforma rekening. Vervolgens voer je het verschuldigde bedrag in op je betaalterminal en laat je je gast betalen. Tenslotte geef je de ontvangen betaling als dusdanig aan in je kassasysteem. Natuurlijk moet je op het einde van de dag ook nagaan of elke bestelling goed is afgehandeld, en elke betaling correct is verwerkt en geregistreerd in je kassassyteem.
Geïntegreerde betalingen zoals Lightspeed Payments maken zo’n actie een stuk eenvoudiger door je betaalterminal te synchroniseren met je kassasysteem.
Wanneer je aangeeft dat een bestelling betaald mag worden, wordt deze automatisch doorgestuurd naar je betaalterminal. Zodra de betaling is ontvangen, stuurt je betaalterminal dat ook automatisch door naar je kassasysteem – en klaar is kees.
Ettelijke acties minder, minder kans op invoerfouten en vooral heel veel tijd bespaard – reken maar uit hoeveel tijd je per transactie bespaart op een hele dag.
Data, rapporten en inzicht
Een horeca kassa kopen staat vandaag ook gelijk aan inzicht in huis halen. Meer dan ooit vertrouwen horecaondernemers op data om zakelijke beslissingen te nemen.
Een digitale kassa hoort naast je verkopen ook in staat te zijn om je aankopen (van producten, ingrediënten, grondstoffen, …) te vergelijken met verkoopdata om een beter beeld te krijgen van je winst(marge).
De horeca kassa van Lightspeed geeft je glashelder inzicht in je verkoopdata op basis van rapporten die je zelf kunt personaliseren – per dag, week, maand of kwartaal, per product of categorie (i.e. één drank of alle voorgerechten).
Op die manier kom je te weten welke producten of gerechten goed verkopen, hoe je personeelsleden presteren (per uur en per omzet), en wat je piek- en daluren zijn. Dat soort data en inzicht is bedoeld om je beslissingen beter te onderbouwen en, uiteindelijk, je winstmarge te optimaliseren.
Uitbreidingsmogelijkheden
Wat mag blijken uit de hierboven beschreven functies is dat moderne horeca kassa’s ontwikkeld zijn om het leven van horecaondernemers makkelijker te maken. Ook op lange termijn.
Hoewel het verleidelijk kan zijn om als startende horecaondernemer de goedkoopste horeca kassa te kopen, is de kans groot dat je meer functies nodig zal hebben naarmate je bedrijf groeit.
Stel jezelf daarom de volgende vragen wanneer je beslist om een horeca kassa te kopen:
- Kan de kassa meerdere locaties of vestigingen tegelijk ondersteunen?
- Is er een goed overzicht tussen de verschillende vestigingen?
- Kun je profielen creëren met verschillende gebruikersrechten per medewerker?
Daarnaast bestaan er ook hardware uitbreidingsmogelijkheden die extra functies toevoegen aan je horeca kassa. Denk aan Kitchen Display Systems, Client Facing Displays, of Self-Order Kiosks.
Integratiemogelijkheden
Wat een digitale horeca kassa zo interessant maakt, is dat je deze in feite kunt beschouwen als het kloppend hart van een ecosysteem dat rijk is aan andere organismes die stuk voor stuk aan wisselwerking met het centrum doen.
Hier kunnen we daarom ook beter spreken van horeca software, dan van een horeca kassa. Om van een ecosysteem te kunnen spreken, moet zo’n software namelijk over een open API of application programming interface beschikken. Met andere woorden: een digitale kassa moet toegankelijk zijn zodat externe partijen hun meerwaarde kunnen toevoegen aan de kernfunctionaliteiten van de kassa.
Daarom bestaan er ook talloze integraties waarmee je jouw kassa kunt verrijken. Denk aan integraties voor reserveringen, online bestellen, personeelsplanning, voorraadbeheer, en zoveel meer.
Hebben horeca kassa’s internet nodig?
Het antwoord: ja.
Wil je gebruik kunnen maken van één van de bovenstaande functies, dan heb je een internetverbinding nodig. Uitbreidingen en integraties syncen namelijk continu met je kassasysteem.
Internetproblemen heeft iedereen wel eens. Daarom werkt Lightspeed Restaurant met een Liteserver die al je data en transacties blijft registreren wanneer je onverwacht met internetpanne te maken krijgt. Zodra de verbinding is hersteld, wordt alle data automatisch gesynchroniseerd met je kassasysteem, zodat je nooit acties verliest of data kwijtraakt.
Hoe moeilijk is het om met een horeca kassa te werken?
Het antwoord: minder moeilijk dan je denkt.
Moderne, digitale kassa’s zijn gemaakt om je het leven makkelijker te maken, niet moeilijker. Daarom is gebruiksvriendelijkheid key.
Horecaondernemers hebben het doorgaans namelijk te druk om 1) zelf uren te moeten spenderen om nieuwe technologie onder de knie te krijgen en 2) nog meer tijd te spenderen aan het opleiden en trainen van bestaande en nieuwe personeelsleden.
Bij het kopen van een horeca kassa let je daarom best ook op hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk de workflow en interface zijn, en hoe lang het duurt om aan het systeem te wennen en bepaalde acties uit te voeren.
Waar kan ik een horeca kassa kopen?
Het antwoord: online, op beurzen of bij resellers.
Bedrijven die horeca software ontwikkelen en verkopen, zoals Lightspeed, zetten in op klantenservice, onboarding en tevredenheid. Ook al beslis je om online een kassa te kopen, dan nog gebeurt de installatie en onboarding door experts van het bedrijf in kwestie.
Daarnaast vormen horecabeurzen ook de ideale gelegenheid om in contact te komen met de mensen achter de software en horeca kassa’s in levenden lijve te ondervinden via een live demo.
Vergeet niet om uit te leggen waar je precies naar op zoek bent en wat je noden zijn als horecaondernemer, zodat de medewerkers een zo gedetailleerd beeld krijgen van wat je nodig hebt.
Informeer je voor je een horeca kassa koopt
Zo, kort, maar krachtig – en we hopen dat je nu voldoende weet om aan de slag te gaan.
Wil je Lightspeed Restaurant beter leren kennen? Maak vandaag dan een afspraak met één van onze experts en ontdek hoe onze horeca kassa jouw onderneming kan helpen.
Nieuws en handige tips, speciaal voor u.
Alle tools om uw onderneming te doen groeien, rechtstreeks in uw inbox.
