How to: horeca btw voor beginners

Btw is een gevoelig gegeven in de horeca en valt niet perse onder de meest favoriete gespreksonderwerpen van horecaondernemers. Niet geheel onverstaanbaar, want voor velen is het een kluwen aan regels, deadlines en verplichtingen waar vaak geen voordehandliggende weg doorheen te vinden valt. 

In deze blog zetten wij de basisprincipes van horeca btw voor je op een rij en kom je te weten wat btw precies is, wat de verschillende horeca btw tarieven zijn met enkele concrete voorbeelden, wat een btw-aangifte is en wanneer en hoe je deze moet indienen.

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

• Wat is btw en hoe werkt het?
• Wie is btw-plichtig en wie niet?
• Wat zijn de verschillende btw tarieven in de horeca?
• Concrete voorbeelden
• De btw-aangifte: wat, wanneer en hoe

Wat is btw en hoe werkt het?

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Het is een vorm van belasting die de staat je over je omzet aanrekent en wordt ook wel omzetbelasting genoemd – niet te verwarren met inkomstenbelasting. Btw wordt op de verkoopprijs (of omzet) van producten of diensten aangerekend, in elke fase van het bestaan van een product of dienst. (Let wel: btw is geen winst) Met andere woorden: telkens als er aan een product of dienst een waarde wordt toegevoegd, wordt deze waarde ook belast met btw – ook in de horeca. Maar hoe werkt dat nu precies?

1. Btw aanrekenen en doorstorten naar de staat
2. Btw betalen en terugvorderen van de staat
3. Het verschil tussen ontvangen en betaalde btw
4. Btw is geen winst

Btw aanrekenen en doorstorten naar de staat

Op enkele uitzonderingen na, ben je als zelfstandige horeca-ondernemer in de meeste gevallen btw-plichtig. Dat betekent dat je verplicht bent om btw toe te voegen aan de verkoopprijzen van de gerechten en dranken op je menukaart, en aan te rekenen aan je gasten. Je rekent deze btw enkel aan om uiteindelijk door te storten naar de staat, wat via de btw-aangifte gebeurt.

Btw betalen en terugvorderen van de staat

Tegelijkertijd betaal je net zoals je gasten ook btw op alle producten (ingrediënten, materiaal, accessoires, …) en diensten (boekhouder, elektricien, loodgieter, …) die je zelf voor je horecazaak aankoopt. Maar omdat je als zelfstandige btw-plichtig bent, kun je de btw op aangekochte producten of diensten “in mindering brengen” of terugvorderen van de staat. Dat wordt ook de btw-aftrek genoemd en gebeurt tevens via de btw-aangifte.

Het verschil tussen ontvangen en betaalde btw

Omdat je btw zowel moet aanrekenen en doorstorten als betalen en terugvorderen, rekent de staat natuurlijk bij elke btw-aangifte het verschil tussen de door je ontvangen en betaalde btw uit. Het positief of negatief verschil word je door de staat meegedeeld via een brief van de belastingdienst of online in jouw belastingportaal. 

Indien je btw tegoed hebt, wordt dit door de staat ook beschouwd als een tegoed en bijgehouden als reserve voor jouw volgende btw-aangifte; indien je btw moet bijbetalen, staan de nodige instructies (datum, rekeningnummer en gestructureerde mededeling) om dat te doen ook beschreven in de brief of op het online portaal.

Btw is geen winst 

Bij het starten van een horecazaak komen heel wat kosten kijken, zoals grote investeringskosten voor renovaties, materiaal en inrichting. Indien je btw-plichtig bent, is het vrij waarschijnlijk dat je in deze fase van het starten van een zaak in de horeca meer btw betaalt dan aanrekent. Je zaak is mogelijk zelfs nog niet eens open. Dat kan ervoor zorgen dat je in deze fase ook meer btw kunt terugvorderen dan door moet storten naar de overheid. 

Natuurlijk gaan we ervan uit dat horecaondernemers op termijn minder moeten aankopen en meer gaan verkopen – anders maak je namelijk geen winst – dus is het waarschijnlijker dat je na de opstartfase in de horeca btw vaker aan de staat zal moeten doorstorten dan dat je terug kunt vorderen.

Het belangrijkste om hier te onthouden is dat btw in de horeca moet beschouwd worden als een doorgeefluik van geld van en aan de staat en – voor jouw eigen financiële gemoedsrust – nooit als deel van je inkomen of winst mag beschouwd worden.

Wie is btw-plichtig en wie niet?

Zoals aangegeven is het gros van de horecaondernemers per definitie btw-plichtig, op enkele uitzonderingen na. 

Vrijstelling voor kleine ondernemingen (VKO)

Indien je jaaromzet lager blijft dan €25.000 word je beschouwd als een kleine onderneming en kun je een vrijstelling van btw-plicht aanvragen. 

• Het voordeel: Als de overheid je deze vrijstelling toekent, hoef je geen btw aan te rekenen aan je gasten, geen btw door te storten naar de staat, en ook geen btw-aangifte in te dienen. Een hoop minder boekhouding dus. Je moet deze vrijstelling wel duidelijk aangeven door bijvoorbeeld “Vrijgesteld van btw” of “Bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen” op al je facturen te vermelden. 
• Het nadeel: Het is in dit geval uitzonderlijk belangrijk dat je goed je jaaromzet in de gaten houdt. Eens je namelijk de €25.000-omzetdrempel overschrijdt, word je automatisch als btw-plichtig beschouwd. Daarnaast kun je ook geen btw van aankopen en investeringen terugvorderen van de staat, wat de kostprijs van producten en diensten die je aanschaft voor jouw horecazaak met 21% doet stijgen.

Forfaitaire btw-regeling

Hoewel het sinds 1 januari 2022 niet meer mogelijk is om deze regeling aan te vragen, leek het ons toch relevant om ze hier te vermelden, voor horeca eenmanszaken die op dit moment van deze regeling genieten. 

De forfaitaire btw-regeling liet caféhouders en uitbaters van frituren en ijskarren toe om in plaats van btw per product aan te rekenen dat via een vooraf gedefinieerd forfait te doen. Dat forfait is gebaseerd op gemiddeldes, zoals hoeveel glazen er uit één fles wijn kunnen geschonken worden, hoeveel porties friet er uit 10 kilo aardappelen bereid kunnen worden, of hoeveel bollen ijs er uit één liter ijs kunnen gehaald worden. 

• Het voordeel: Een horeca btw-forfait zorgt voor minder boekhoudkundige rompslomp. Het is eenvoudiger dan voor elke aankoop en verkoop respectievelijk horeca btw te moeten aanrekenen en betalen. 
• Het nadeel: Horecaondernemers blijven evengoed verplicht om op kwartaalbasis een btw-aangifte in te dienen en hebben dankzij het forfait ook een minder goed beeld op hoe goed (of slecht) hun zaken precies gaan. 

Horecaondernemers die op dit moment van de forfaitaire btw-regeling genieten, kunnen dat nog blijven doen tot 1 januari 2028, omdat het nieuw Belgisch economisch wetboek stelt dat alle zelfstandigen een boekhouding moeten voeren. De intrede van de witte kassa en opkomst van digitale, online kassasystemen heeft de regeling ook minder relevant gemaakt. Vandaag zijn er nog zo’n 1.500 caféhouders in heel België die van de regeling gebruik maken.

Wat zijn de verschillende btw-tarieven in de horeca en wanneer gelden ze?

De Belgische horecasector is de voorbije jaren het podium geweest voor een schouwspel waarbij de horeca btw-tarieven van links naar rechts, en omhoog en omlaag werden geduwd. Nu de horeca btw-verlaging als tegemoetkoming tijdens de lockdowns teniet is gedaan, valt de sector terug op de historische tarieven. En dat zijn er drie voor België: 6%, 12% en 21%, naargelang de aard van de activiteit (ter plaatse of meeneem) en het type goederen en diensten dat geleverd wordt. 

Onder de 6% horeca btw-regel vallen de volgende zaken:

• Alle maaltijden die afgehaald of aan huis geleverd worden.
• Alle non-alcoholische dranken die afgehaald of aan huis geleverd worden.
• Ontbijt dat via roomservice in hotels geleverd wordt.
• Alle vormen van logies (hotel, hostel, camping, Airbnb, …)

Onder de 12% horeca btw-regel vallen de volgende zaken:

• Alle maaltijden die ter plaatse bereid zijn, geserveerd en geconsumeerd worden, inclusief luxeproducten zoals kaviaar, kreeft en truffel.
• Alle maaltijden en producten die niet ter plaatse bereid zijn, maar wél ter plaatse geserveerd en geconsumeerd worden. Denk aan voorverpakt voedsel, blokjes kaas, chips of chocolade.
• Alle maaltijden van traiteur- en cateringzaken, omdat beide beroepen als dienstverleners worden beschouwd. 
• Alle lunch en diner-maaltijden die via roomservice in hotels geleverd worden.  

Onder de 21% horeca btw-regel vallen de volgende zaken:

• Zowel non-alcoholische als alcoholische dranken die ter plaatse geserveerd en geconsumeerd worden. 
• Luxeproducten zoals kaviaar, kreeft en truffel wanneer deze in een winkel verkocht of afgehaald worden. Dit is de uitzondering op het 6% btw-tarief voor afhaalmaaltijden.

Horeca btw-tarieven zijn afhankelijk van de aard van je activiteit. Het verschil tussen de tarieven zit in kleine details: van zodra je bijvoorbeeld als frituuruitbater zitgelegenheden of sanitaire voorzieningen voorziet, riskeer je al snel onder een ander horeca btw-tarief te vallen.

Wanneer er sprake is van bediening geldt sowieso de 21% btw-regel. Een mobiele broodjeszaak die bijvoorbeeld partytafels of statafels aanbiedt, valt dan weer onder de 6% btw-regel. Ga dus zeker na welke tarieven op je horecazaak van toepassing zijn om achteraf boetes of (tijdrovende en dure) controles van de fiscus te vermijden.

Concrete voorbeelden

Maar wat betekenen de horeca btw-tarieven nu concreet voor jouw prijzen? Wij geven enkele voorbeelden om de rekensommen die achter de horeca btw-tarieven schuilen nader toe te lichten:

Voor een maaltijd ter plaatse aan 12% btw

Stel nu dat de foodcost van één van je gerechten €5.00 is en je een gemiddelde brutowinstmarge van 100% aanrekent (= foodcost X 2), dan zou de totaalprijs op €10 uitkomen. Op de rekening zal dit bedrag opgesplitst worden in €8.93 en €1.07 btw (= 12% van €10.00). 

Voor een drankje ter plaatse aan 21% btw

Stel nu dat je een fles wijn hebt aangekocht met een netto aankoopprijs van €7.50 en je een gemiddelde brutowinstmarge van 200% aanrekent (= aankoopprijs X 3), dan zou de totaalprijs op €22.50 uitkomen. Op de rekening zal dit bedrag opgesplitst worden in €18.60 en €3.90 btw (= 21% van €22.50).

Wat met combinaties van meerdere btw-tarieven? 

Als je all-in, menu-formules aanbiedt die zowel maaltijden als dranken combineren, zal je toch een onderscheid moeten maken tussen de 6% of 12% horeca btw voor de maaltijd – naargelang ze ter plaatse bereid en geconsumeerd wordt of niet – en 21% horeca btw op de dranken.

Als je dat niet doet, past de fiscus automatisch de 21% btw-regel toe en moet je meer geld aan de staat betalen.

Wat met foodtrucks?

Net zoals traiteurs en cateringbedrijven worden foodtrucks ook als restaurantdiensten of dienstverleners beschouwd. Dat betekent dat ook een foodtruck verplicht het 12% horeca btw-tarief aan te rekenen op verkoopprijzen. 

De uitzondering op de regel zijn festivals: daar geldt zowel op de verkoop van maaltijden én van dranken de 6% btw-regel, behalve als je rechtstreeks aan de festivalorganisator factureert en niet aan festivalgangers. In dat geval word je namelijk beschouwd als een cateraar.

Btw verrekenen in of toevoegen aan je totaalprijs?

Btw reken je door aan je gasten, louter en alleen om door te storten naar de staat. Dat betekent natuurlijk dat je nettowinst gebaseerd is op het totaalbedrag exclusief btw min kosten. In het geval van het gerecht is dat €3.93 (€8.93 – foodcost); in het geval van de fles wijn is dat €11.10 (€18.60 – netto aankoopprijs)

Daarnaast bepaal je best vooraf hoe je de btw precies wilt verrekenen in je totaalprijs. In de meeste horecazaken wordt de btw toegevoegd aan de totaalprijs van gerechten en dranken en vervolgens (naar boven) afgerond naar een rond cijfer met slechts één decimaal. 

De btw-aangifte: wat, wanneer en hoe

Wat is de btw-aangifte?

De periodieke btw-aangifte is bedoeld om de staat op de hoogte te brengen van hoeveel btw je zelf hebt betaald en hoeveel je hebt aangerekend. Als je btw-plichtig bent, ben je ook verplicht om een btw-aangifte in te dienen.  

Wanneer dien je een btw-aangifte in?

In de praktijk dient het merendeel van zelfstandige horecaondernemers hun btw-aangifte eenmaal per kwartaal of om de drie maanden in. Enkel in het geval waar je jaaromzet hoger is dan €2.5 miljoen dien je elke maand een btw-aangifte in te dienen.

Wanneer je maandelijks of per kwartaal je btw-aangifte moet indienen, ben je verplicht dit telkens ten laatste te doen op de 20ste van de maand die volgt op de maand of het kwartaal waarin de verkopen en aankopen hebben plaatsgevonden. Dezelfde datum geldt voor het betalen van het verschil in btw.

Voor maandelijkse btw-aangiftes is het principe dus maand + 20 dagen. Met andere woorden: de btw-aangifte voor januari moet ten laatste op 20 februari ingediend worden, voor februari ten laatste op 20 maart, voor maart ten laatste op 20 april, enzovoort.

In de zomer is de overheid soepeler en krijg je iets meer tijd om je btw-aangifte in te dienen. Voor maandelijkse indieners valt de deadline voor de btw-aangifte van juni op 10 augustus (in plaats van op 20 juli), en die van juli op 10 september (in plaats van 20 augustus). Voor kwartaal indieners valt de deadline voor het tweede kwartaal (april, mei juni) op 10 augustus (in plaats van op 20 juli).

Dit zijn de deadlines voor het indienen van een btw-aangifte per kwartaal:

• 1ste kwartaal (januari, februari & maart) = 20 april
• 2de kwartaal (april, mei & juni) = 10 augustus (in plaats van 20 juli)
• 3de kwartaal (juli, augustus & september) = 20 oktober
• 4de kwartaal (oktober, november & december) = 20 januari

Op de website van de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën staat er een handige kalender die de deadlines voor het indienen van de btw-aangifte en het betalen van het verschil aan btw op lijst.

Hoe dien je een btw-aangifte in?

Via Myminfin.be is het vrij eenvoudig om als particulier of werknemer je btw-aangifte in te dienen, aangezien de meeste gegevens via je werkgever automatisch doorgestuurd worden naar de fiscus. Als zelfstandige is het echter aan jou om je inkomsten, kosten, btw en investeringen op te geven. 

De meest voordehandliggende manier om je btw-aangifte in te dienen, is via een boekhouder of boekhoudkantoor. De kost van de boekhouder is fiscaal aftrekbaar en de aangerekende btw op die kost kun je bovendien terugvorderen van de staat. Het lijkt misschien duur om daarvoor vier keer per jaar (elk kwartaal) te betalen, maar een goeie boekhouder bespaar je normaal niet alleen tijd en moeite, maar ook geld. Je kunt er ook voor kiezen om zelf je btw-aangifte in te dienen, maar daar komt voor zelfstandigen heel wat bij kijken. 

De fiscus hamert op punctueel indienen en is ook vrij streng in het beoordelen van je btw-aangifte. Laatkomers worden beboet en dat geldt ook voor inconsistenties of fouten – ook al gebeuren die per ongeluk.

Horeca btw voor beginners: eenvoudiger dan gedacht

Het hele horeca btw-gegeven mag dan misschien op het eerste zicht wel een kluwen/complex lijken, maar als je weet welke horeca btw-tarieven op je activiteiten van toepassing zijn, kom je al een heel eind en kun je onaangename gesprekken met de fiscus vermijden.

Ook btw-aangiftes voor horecaondernemers lijken misschien een grote uitdaging, maar een basisbegrip van jouw verplichtingen en de nodige deadlines – in combinatie met een alerte boekhouder – zullen je ongetwijfeld helpen bij het verkrijgen van een duidelijk overzicht op je boekhouding.

Benieuwd naar hoe Lightspeed je nog meer kan helpen bij het controleren en optimaliseren van de financiële stand van je horecazaak? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts.