6 tips om uw horeca arbeidskosten bij te houden

Als horeca-ondernemer bent u blij met goed personeel, maar minder blij met de tijdrovende personeelsadministratie die erbij komt kijken. Zaken zoals het opslaan van persoonlijke informatie, het maken van het rooster en dit op het laatste moment weer aanpassen kunnen veel frustratie opleveren. Het ene moment heeft u een tekort aan bediening, het andere moment moet u uw werknemers vertellen dat u niet genoeg uren voor ze heeft. Maar wees gerust: een eenvoudige berekening van het arbeidskostenpercentage die u consistent bijhoudt en waarnaar u uw loonlogboek organiseert, gecombineerd met een geautomatiseerd planningsproces zorgt ervoor dat  overbezetting of onderbezetting snel tot het verleden behoort.

In dit artikel delen we 6 tips voor het bijhouden van de horeca arbeidskosten:

1. Evalueer uw rooster regelmatig
2. Noteer taken in het loonlogboek
3. Bereken uw personeelsverloop
4. Maak een rooster op basis van verkoop- en weersvoorspellingen
5. Speel in op de sterkte punten van uw werknemers
6. Automatiseer het roosterproces

Wat zijn horeca arbeidskosten?

Het arbeidskostenpercentage is het percentage van de restaurantkosten dat wordt besteed aan het aannemen en behouden van werknemers. Hoewel het ideale percentage van de inkomsten dat gaat naar salarissen en lonen afhankelijk is van uw bedrijfstype, is het verstandig om te voorkomen dat de arbeidskosten te hoog oplopen. Voor restaurants is 35% een algemeen aanvaarde doelstelling.

Fastfoodketens hebben vaak slechts 25 procent arbeidskosten, terwijl restaurants met bediening aan tafel waarschijnlijk tussen de 30 en 40 procent zitten. Dit hangt helemaal af van het menu en de manier van bedienen. De kosten voor eten en drinken voor de horecaindustrie bedragen doorgaans tussen de 28 en 35 procent.

Hier is de eenvoudige formule om de horeca arbeidskosten te berekenen:

Arbeidskostenpercentage = totale arbeidskosten / totale omzet x 100

Als uw werknemersbeheersysteem integreert met uw online kassasysteem, wordt het percentage automatisch voor u berekend met gegevens die rechtstreeks uit uw database worden gehaald.

1. Evalueer uw rooster regelmatig

Het lijkt makkelijk om uw werknemers maandenlang volgens een vast rooster te laten werken, maar het is een goed idee om uw rooster regelmatig te evalueren. Het aantal bezoekers in uw restaurant zal van dag tot dag, van week tot week en van maand tot maand fluctueren. Hoewel een consistent rooster soms door het personeel wordt gewaardeerd, is het niet optimaal voor uw onderneming.

Als u tijdens bepaalde diensten meer bediening dan gasten in uw restaurant heeft, verspilt u geld aan arbeidskosten. Bovendien zullen uw medewerkers meer flexibiliteit en controle over hun rooster op prijs stellen, met een lager personeelsverloop als resultaat.

2. Noteer taken in het loonlogboek

Het kan handig zijn om precies te weten hoe uw medewerkers hun tijd besteden. Een ogenschijnlijk kleine taak, zoals het opbergen van nieuwe voorraad, kan bijvoorbeeld langer duren dan u denkt.

Als u uw werknemers in hun loonlogboek laat bijhouden waar ze hun tijd aan besteden, kunt u erachter komen welke processen u moet automatiseren. Het laat u ook zien wanneer uw piekuren zijn en u dus meer personeel moet inzetten. In het algemeen helpt het bijhouden van specifieke taken u om te bepalen of uw werknemers hun tijd op de meest productieve manier besteden, en kunt u uw personeel inzetten op een manier die de arbeidskosten minimaliseert.

3. Bereken uw personeelsverloop

Een hoog personeelsverloop kan de horeca arbeidskosten aanzienlijk verhogen. Bovendien kan de prijs voor het werven en opleiden van nieuw talent in de loop van de tijd de efficiëntie van uw personeel verminderen.

Stappen ondernemen om de personeelstevredenheid te garanderen, is een slimme manier om een betere manager te worden en het personeelsverloop te verminderen. 

Hoe u het personeelsverloop kunt berekenen

Stel dat u het personeelsverloop voor een periode van zes maanden wilt berekenen.

Bereken eerst uw gemiddeld aantal werknemers. Aan het begin van de periode had u dertig personeelsleden, zes maanden later was uw personeelsbestand gedaald tot 18. Maak de volgende berekening om het gemiddelde aantal werknemers te berekenen:

Gemiddeld aantal medewerkers = (aantal medewerkers aan het begin van de periode) + (aantal medewerkers aan het einde van de periode) / 2

Gemiddeld aantal medewerkers = 30 + 18 / 2

Gemiddeld aantal medewerkers = 24

In die periode hebben dertien medewerkers uw bedrijf verlaten. Om uw personeelsverloop te berekenen deelt u het aantal werknemers dat is vertrokken door het gemiddelde aantal werknemers en vermenigvuldigt u dit met 100.

Personeelsverloop = (werknemers die vertrokken) / (gemiddeld aantal medewerkers) x 100

Personeelsverloop = 13 / 24 x 100

Personeelsverloop = 54%

Bepaal van tevoren wat een gezond personeelsverloop is voor uw zaak, om zo te kunnen bepalen of het personeelsverloop te hoog of te laag is. Volgens een onderzoek in personeelsverloop in de horeca, uitgevoerd door ABN AMRO en Fairkitchens, scoort de sector met 40% aan jaarlijks personeelsverloop hoog ten opzichte van andere sectoren. Gemiddeld blijven horecamedewerkers gemiddeld 2,5 jaar bij dezelfde werknemer werken. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met de coronapandemie. 

Meer weten over personeelsverloop in de horeca en hoe u het kunt voorkomen? Lees er alles over in deze blog. 

4. Maak een rooster op basis van verkoop- en weersvoorspellingen

Natuurlijk kan het verleidelijk zijn om het hele jaar hetzelfde aantal werknemers voor elke dienst beschikbaar te houden. De werkelijke behoefte aan werknemers kan echter gedurende het jaar variëren. Daarom is het goed om te weten wanneer de drukste periodes zijn. 

Met oplossingen voor personeelsplanning, zoals Horeko, kunt u op verschillende tijdstippen de juiste personeelsbezetting plannen. Als u bijvoorbeeld een groot buitenterras heeft, is het verstandig om minder werknemers in te plannen als het gaat regenen (zeker nu dit vanwege de coronapandemie straks de enige manier is om überhaupt open te gaan). Als er in de toekomst weer meer events mogelijks zijn en een speciale gebeurtenis in de omgeving plaatsvindt, plan dan meer werknemers in of houd er een paar op oproepbasis voor de verwachte toename van gasten.

5. Speel in op de sterke punten van uw werknemers

Als u uw arbeidskosten al enige tijd analyseert, is de kans groot dat de individuele sterke en zwakke punten van uw werknemers te zien zijn. Een ober kan bijvoorbeeld een meester zijn in het managen van de drukste avond van de week, terwijl een andere ober de gave heeft om gasten te verleiden om extra gerechten te bestellen. Door deze talenten te erkennen, te belonen en in uw voordeel te gebruiken, optimaliseert u de horeca arbeidskosten (en zorgt u ervoor dat uw medewerkers zich gewaardeerd voelen).

6. Automatiseer het roosterproces

De tijd van inklokken en papieren roosters is allang voorbij en het beheren van werknemersroosters hoeft niet enorm veel tijd in beslag te nemen. U kunt gratis planningssoftware zoals Homebase gebruiken om tijd te besparen en meer inzicht te krijgen in uw arbeidskosten op het moment zelf, vooral als deze rechtstreeks in uw kassasysteem is geïntegreerd.

Van weersvoorspellingen tot individuele sterke punten van uw werknemers, er is veel dat u kunt doen om een efficiënter restaurant te runnen. Als u de bovenstaande suggesties in gedachten houdt, kunt u uw personeel beter managen en de arbeidskosten laag houden!

Haal alles uit uw personeel met het kassasysteem van Lightspeed.

Het Lightspeed horeca kassasysteem kan worden geïntegreerd met personeelsplanningssoftware, zodat u real time prestatiegegevens van uw personeel kunt gebruiken om alles uit uw werknemers te halen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag een 14 daagse proefperiode aan (deze verloopt automatisch) of neem contact op met een van ons horeca experts.