Hoe vind je een leverancier voor je winkel of webshop?

Je hebt het gat in de markt gevonden en bent klaar om vraag en aanbod te koppelen met je nieuwe (web)winkel. Maar hoe kom je aan je producten? Of, beter gesteld, hoe en waar vind je de juiste leverancier voor de inkoop van jouw producten?

Het opzetten van een betrouwbaar netwerk aan leveranciers is cruciaal voor de (financiële) stabiliteit van je onderneming. Niet alleen voor je omzet en winstmarges, maar ook voor je klanten en het kunnen garanderen van de permanente beschikbaarheid van je producten. Wij helpen je hierbij graag op weg. 

1. Je productaanbod definiëren
2. De basis: marktonderzoek
3. Importeren of lokaal inkopen?
4. Online verkopen: dropshipping of eigen voorraad?
5. Hoe vind je de juiste leveranciers?
6. Leveranciers contacteren en offertes aanvragen
7. Belangrijke aandachtspunten

Je productaanbod definiëren

Bij het zoeken naar een leverancier voor je webshop of winkel is het belangrijk om eerst je productaanbod te bepalen. De meest eenvoudige manier om dat te doen is door jouw markt te onderzoeken en jezelf een reeks vragen te stellen over je aanpak, verkoopkanalen (online, een fysieke winkel of omnichannel), je product(en), klanten en concurrentie, en ook prijsbepalingen, leveringprocedures en andere diensten. 

Door concrete antwoorden te krijgen op deze vragen – en vaak te kiezen tussen het ene of het andere – geef je het productaanbod meer vorm, waardoor ook het aanbod aan leveranciers die zich op jouw niche focussen meer vorm krijgt. 

De basis: marktonderzoek

Marktonderzoek helpt je om een beter beeld te krijgen van de potentie van je producten, inkoopkstrategie, doelgroep en toekomstige klanten. Stel jezelf de vier volgende vragen: 

• Hoe groot is de vraag naar jouw producten?
• Hoe vaak hebben klanten jouw producten nodig?
• Hoeveel willen klanten voor jouw producten betalen? 

Zodra je die vragen hebt beantwoord, kun je die informatie vergelijken met die van je concurrenten:

• Hoeveel concurrenten bieden gelijkaardige producten – en wat voor impact heeft dit op de vraag?
• Welke winkels en webshops bieden jouw producten aan?
• Hoeveel kosten jouw producten bij je concurrenten?
• Welke diensten bieden ze aan?

Op basis van deze informatie kun je een reeks USPs of unique selling points opstellen die jouw producten uniek maken en onderscheiden van je concurrentie. Met deze USPs heb je een betere basis om op zoek te gaan naar een geschikte leverancier: je weet namelijk veel meer over de verwachtingen van je klanten wat betreft prijs, levering en omvang van je producten. Zodra je die informatie hebt, kun je het aanbod aan leveranciers gaan verfijnen en toespitsen op wat jij nodig hebt. Vervolgens moet je jezelf de volgende vraag stellen:

Importeren of lokaal inkopen?

Afhankelijk van je aanbod en verwachte winstmarges, moet je in je zoektocht naar de juiste leverancier jezelf de vraag stellen of je jouw producten uit het buitenland gaat importeren of lokaal gaat aanschaffen, of een combinatie daarvan.

Populaire groothandels en leveranciers bevinden zich vaak in Taiwan, India en China. Deze leveranciers zijn populair vanwege van hun lage verkoopprijzen – wat uiteraard interessant is voor je winstmarges. Aan de andere kant, kiezen veel ondernemers voor lokale producenten – ongeacht de vaak hogere verkoopprijzen – omdat ze op die manier terug investeren in hun eigen economie en de producten vaak ook van hogere kwaliteit zijn. 

Weeg daarom de volgende voor- en nadelen van het importeren via buitenlandse leveranciers af: 

Voordelen van buitenlandse leveranciers

• Groter aanbod aan producten 
• Producten die lokaal niet te vinden zijn
• Groter aanbod aan leveranciers
• Bredere prijsdiversificatie
• Bulkopties

Specifiek gericht op leveranciers uit Azië:

• Lage kosten (= hogere winstmarges)
• Lage investering

Nadelen van buitenlandse leveranciers:

• Hoge(re) verzendkosten
• Importheffingen of invoerrechten
• Lange leveringstijden
• Taalbarrière en culturele verschillen
• Bescherming bij geschillen verloopt complexer

Specifiek gericht op webshop leveranciers uit Azië:

• Vaak minderwaardig kwaliteitsimago – denk aan “Made in China/Bangladesh/…
• Leveranciers bezoeken kost veel geld en tijd
• Het is niet altijd even vanzelfsprekend om te communiceren hoe, waar en door wie je producten gemaakt worden.
• Het ruilen van producten lukt vaak niet of terugsturen gaat niet snel genoeg

Onthoud: goedkoopst betekent daarom niet altijd best. Als je voor een buitenlandse leverancier gaat, ga dan zeker na in welke mate andere kopers tevreden zijn met de diensten en service. Lees online reviews en de algemene voorwaarden van elke potentiële buitenlandse leverancier er goed op na. 

Online verkopen: dropshipping of eigen voorraad?

Naast inkoopprijzen en winstmarges zit één van de andere belangrijkste aspecten aan webshop leveranciers verborgen in de term zelf: de levering. De manier waarop leveranciers jouw producten aanleveren is van cruciaal belang – zowel voor jou als voor je klanten. Als online retailer kun je er namelijk voor kiezen om zelf een eigen voorraad te beheren of te verkopen via dropshipping. 

Dropshipping is een verzendmethode waarbij webshops producten verkopen zonder die zelf op voorraad te hebben. Zodra een klant een product via je webshop aanschaft, koop jij dat product bij jouw webshop leverancier, die het op zijn beurt verzendt naar de klant. Dropshipping is een laagdrempelige manier om te starten met e-commerce. Je bespaart als online retailer de kost- of huurprijs van een opslagplaats én de investering die nodig is om zelf een basisvoorraad aan te schaffen. 

Natuurlijk is dropshipping niet alleen rozengeur en maneschijn. Je geeft namelijk een cruciaal onderdeel van e-commerce uit handen: de levering. Het uitvoeren en controleren van de verzending ligt namelijk bij jouw webshop leverancier. Bij dropshipping is het heel belangrijk om een doordacht retourbeleid uitgewerkt te hebben, omdat het voor klanten niet altijd even duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het ontvangen en verwerken van de retourzending in het geval klanten een product willen terugsturen. 

Daarnaast nemen webshop leveranciers ook een percentage op je winstmarge. Zoiets voorkom je door zelf je eigen voorraad te beheren. Aan de andere kant moet je in dat geval rekening houden met de terugkerende kosten die bij een opslagplaats komen kijken. Denk naast huurprijs ook aan nutsvoorzieningen. 

Welke optie je ook kiest, maak in elk geval duidelijke afspraken met je webshop leverancier over wie verantwoordelijk is voor wat, om negatieve klantenreviews te voorkomen.  

Leverancier vinden: hoe begin je? 

Als startende retailer kan het soms moeilijk zijn om voor je inkoop leveranciers te benaderen voor (relatief) kleinere bestellingen. Toch zijn er genoeg die hier wel voor openstaan. Je moet alleen weten hoe ze te vinden. Om je hierbij te helpen, zetten we wat tips op een rijtje: 

• Slim zoeken via Google
• Zoeken op merk
• Zoeken via online B2B marktplaatsen
• Offline zoeken

Slim zoeken via Google

Het is niet zo vanzelfsprekend om via Google de juiste leverancier te vinden, omdat groothandels zich niet op particulieren richten, maar op professionele bedrijven en ondernemers. Zorg er daarom voor dat je de juiste zoektermen gebruikt en niet zelf in het aanbod voor particuliere consumenten belandt. Er bestaan allerlei trucjes die je kunnen helpen om je zoekopdracht te verfijnen. Zo kun je filteren op specifieke termen, filteren op informatie van bepaalde websites, andere websites uitsluiten uit je zoekopdracht als die niet de juiste informatie weergeven. Ook kun je met aanhalingstekens bepaalde zoektermen meer waarde toekennen binnen je zoekopdracht.  

Zoeken op merk

In plaats van onmiddellijk naar groothandels te zoeken voor één product, kun je ook naar het merk van dat product zoeken en vragen naar de distributiekanalen voor jouw regio. Vermeld bij zo’n vraag ook je ondernemingsnummer en bedrijfsinformatie, zodat het duidelijk is dat je geen particulier bent, maar zelf ook professionele ondernemer en potentiële doorverkoper.

Zoeken via online B2B marktplaatsen

Een moderne manier van inkopen doen en leveranciers te vinden is via online business-to-business (B2B) marktplaatsen waar retailers, leveranciers en merken samenkomen. Via zulke wholesale marketplaces kun je vaak producten bestellen voor je webshop zonder vast te zitten aan een bestelminimum. Online marktplaatsen zoals Orderchamp zetten algoritmes in om de beste match te vinden tussen retailer en leverancier, merk of product. Omdat online inkoopplatformen ook over grote netwerken beschikken, liggen hun eigen inkoopkosten ook lager, waardoor jij als retailer minder betaalt dan bij andere, individuele leveranciers. 

Daarnaast is het ook een handige manier om in contact te komen met potentiële webshop leveranciers in het buitenland. Denk bijvoorbeeld aan online marktplaatsen zoals Alibaba, AliExpress. Met andere woorden: dankzij online marktplaatsen ben je voor je inkoop niet altijd verbonden aan minimale product- of aankoophoeveelheden om in overweging genomen te worden door groothandels.

Offline zoeken

En daarmee bedoelen we: retail collega’s en via evenementen, workshops of beurzen.

Aarzel niet om aan collega-retailers te vragen waar zij hun producten inkopen –  rechtstreeks of via groepen op social media zoals Facebook en LinkedIn. Niet elke retailer zal die informatie willen delen, maar er zijn zeker ondernemers die daar geen moeite mee hebben.

Binnen de retailsector zijn er ook instanties en organisaties die startende retailers vooruit helpen. Retailverenigingen beschikken vaak over lijsten met informatie over lokale, regionale en zelfs internationale distributeurs en webshop leveranciers. Daarnaast zijn  beurzen, workshop of evenementen ook de ideale gelegenheid om nieuwe webshop leveranciers te ontmoeten. 

Leveranciers contacteren en offertes aanvragen

Zodra je een lijst met de meest interessante leveranciers voor je winkel hebt opgesteld, is het tijd om een afspraak te maken. Afhankelijk van hoe uitgebreid je aanbod is, is het aan te raden om meerdere leveranciers te contacteren voor eenzelfde product. 

Wat we je aanraden is om de volgende lijst aan vragen te stellen aan elke leverancier die je gecontacteerd hebt, om erachter komen of ze wel bij jouw werkethos en online onderneming passen:

• Wat is de aard en omvang van het bedrijf?
• Is alles uit hun voorraad leverbaar?
• Indien van toepassing, wat zijn de minimale aankoop- en bestelhoeveelheden?
• Wat zijn de verkoopvoorwaarden?
• Wat zijn de leveringscondities, frequenties en -termijnen?
• Wat zijn de betalingsvoorwaarden (wordt er ook op rekening geleverd)?
• Hoe goed zijn de klantenservice en de afdeling Aftersales?
• Welke marge kan ik bereiken met deze leverancier?

Wanneer je met buitenlandse leveranciers werkt, zijn ook de volgende vragen belangrijk:

• Wat is hun ervaring met leveringen aan het buitenland?
• Wat is hun talenkennis?
• Zijn ze voorbereid op invoerrechten en importheffingen?

Natuurlijk zullen veel leveranciers ook graag jouw plannen horen. Vragen waar je zeker een antwoord op moet kunnen geven zijn:

• Wie is je doelgroep?
• Wat is je kennis van hun producten en de markt?
• Waarom kies je dit/deze specifieke producten?
• Indien van toepassing, wanneer denk je operationeel te zijn met je (web)winkel?
• Hoeveel bestellingen verwacht je te kunnen verwerken per week/maand/jaar?
• Hoeveel bestellingen verwacht je te plaatsen per week/maand/jaar?
• Hoeveel tijd verwacht je in je winkel te steken?

Let op: Vraag niet alles tegelijkertijd. Veel leveranciers krijgen honderden, misschien wel duizenden verzoeken per dag, en willen graag kort en bondig reageren – als ze al reageren. Houd daarom je eerste e-mail kort en focus op de belangrijkste punten, zoals productprijzen, leveringscondities en minimale hoeveelheden. Zodra je een antwoord hebt ontvangen, kun je in een vervolggesprek verdere vragen stellen. Veel leveranciers zullen ook niet openstaan voor het onderhandelen van productprijzen voordat je jezelf bewezen hebt als frequente koper.

Zodra je de benodigde antwoorden hebt, kun je een eindselectie maken van je top 5 aan leveranciers. Bij elke van deze kun je een offerte aanvragen. Als die offertes aan je (prijs)verwachtingen voldoen, kun je vragen om een proefzending te verzenden zodat je het product, de levering en zelfs ook de klantenservice ook aan naar behoren zijn.

Belangrijke aandachtspunten

Het is verstandig om nauwkeurig bij te houden wat voor specifieke voorwaarden elke leverancier hanteert, en zodat je precies weet waar je aan toe bent op het moment dat je je inkoopstrategie moet aanpassen. Hieronder vind je een aantal aandachtspunten die gelden voor leveranciers in het algemeen.

Weinig leveranciers leveren op rekening aan starters

Hoewel de opkomst van online marktplaatsen ervoor heeft gezorgd dat minimale aankoop- en bestelhoeveelheden niet langer verplicht waren, is het in de praktijk zo dat steeds minder groothandels of webshop leveranciers die in bulk werken, bereid zijn om op rekening te leveren aan startende ondernemers. Houd er dus rekening meedat je over kapitaal moet beschikken om je eerste bestellingen bij leveranciers te plaatsen en een startvoorraad aan te leggen. 

Heb je behoefte aan extra cashflow om voorraad aan te schaffen? Lightspeed heeft een speciale financieringsregeling voor ondernemers: Lightspeed Capital, een voorschot met een snel aanvraagproces en een flexibele terugbetalingsregeling.

Blijf op de hoogte van nieuwe wetten en regels

De wetgeving in de retail- en ec-commercesector verandert regelmatig. Zorg er dus voor dat je op de hoogte blijft van nieuwe wetten, regels of zaken die jouw onderneming kunnen beïnvloeden. Websites zoals RetaiDetail, Online Retailer of Retailtrends en nieuwswebsites zoals Nu Ondernemen kunnen hierbij van pas komen.

Betalingstermijnen en stopzettingen

Soms loopt het gewoon ook eens minder. Verkopen bepaalde producten toch minder dan verwacht? Vraag je leveranciers in zulke gevallen of ze je betalingstermijn kunnen wijzigen of eventuele vaste bestellingen tijdelijk kunnen stopzetten. Vraag je leveranciers ook of ze voor zulke situaties vaste procedures hebben, of ze dit per klant bekijken op het moment zelf. 

Deze aandachtspunten kun je meenemen in je allesoverkoepelende analyse en beoordeling van leveranciers. Onthoud natuurlijk dat voor alles wat jij vraagt (of eist) je leverancier hetzelfde kan doen. Samenwerkingen met leveranciers zijn ook gebaseerd op wederzijds vertrouwen en bereidwilligheid om tot een compromis te komen dat voor beide partijen aannemelijk is. 

Tijd om zelf een leverancier te vinden voor je winkel

Het proces voor het zoeken en vinden van een leverancier kan zo kort of zo lang duren zoals je zelf wilt. Met de bovenstaande informatie ben je alvast beter gewapend om ervoor te zorgen dat jouw keuze van leverancier op feiten en relevante informatie en aandachtspunten is gebaseerd.  Benieuwd wat Lightspeed nog meer kan betekenen voor jouw winkel? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en ontdek het zelf.