Uw eigen bedrijf starten: de ultieme checklist

Loopt u ook met een ondernemersplan in uw hoofd en wilt u nu eindelijk de sprong wagen en uw eigen bedrijf starten? U bent niet de enige die niet weet waar u moet beginnen en geen overzicht heeft van wat er allemaal komt kijken bij het starten van een eigen bedrijf. We hebben daarom voor u een handige checklist gemaakt met de belangrijkste zaken waar u rekening mee moet houden; ook als u een bedrijf wil starten met weinig geld.

Gebruik deze checklist om te zien of u klaar bent om uw eigen bedrijf te starten en hoe u zich zo goed mogelijk kunt voorbereiden op het ondernemersavontuur. Een goed voorbereide start kan namelijk het succes van uw bedrijf bepalen.

Uw eigen bedrijf starten: de checklist

1. Roadmap
2. Ondernemingsplan
3. Financier uw onderneming
4. Kies een rechtsvorm
5. Kies de naam van uw onderneming
6. Inschrijven KBO
7. Vergunningen, wetten en regels
8. Administratie

1. Maak een roadmap voor de eerste 12 maanden

Allereerst heeft u een plan nodig. Maak een roadmap voor de eerste 12 maanden. Dit is een plan dat u opdeelt in verschillende periodes; koppel aan iedere periode een realistisch doel. Zo krijgt u een beter beeld van wat u in de eerste 12 maanden wilt én kunt bewerkstelligen. Daarnaast geeft het behalen van deze doelen energie en vertrouwen om door te zetten naar het volgende doel. 

Een roadmap zal u rust en houvast geven in het eerste jaar en u helpen bepaalde mijlpalen te bereiken. 

2. Maak een ondernemingsplan

Het ondernemingsplan is de rode draad van uw bedrijf. Dit plan brengt het doel, de organisatie en de potentiële klanten van uw toekomstige bedrijf in kaart. Dit plan maakt u in de eerste plaats voor uzelf maar ook investeerders kunnen hier naar vragen. Een ondernemersplan maken kan een stap zijn waar veel ondernemers tegenop zien, maar dit is niet nodig. U kunt het niet goed of fout doen.

U kunt in deze 5 stappen een ondernemingsplan opstellen.

• Introduceer uzelf. Schrijf een introductie waarin u vertelt over uzelf, uw ambitie en waarom u deze onderneming wil starten.
• Probleem & oplossing. Op welk bestaand probleem of gemis speelt uw bedrijf in? Hoe gaat uw product of dienst dit probleem op een unieke manier oplossen en waarom is dit het juiste moment om te starten.
• Marketingplan. Dit is een actieplan dat laat zien wie uw klanten zullen zijn en hoe u deze klanten gaat bereiken en overtuigen van uw product of dienst.
• De organisatie. Gaat u alleen aan de slag? Dan hoeft u hier niet veel meer neer te zetten dan uw eigen naam. Maar wanneer u met anderen een bedrijf gaat starten, moet u hier duidelijk aangeven wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft binnen uw onderneming.
• Financieel plan. In de financiële planning vertaalt u alle bovenstaande punten in geld. Meestal voor een periode van drie jaar. Deze planning geeft potentiële kapitaalverschaffers inzicht in het verdere verloop van uw onderneming.

3. Financier uw bedrijf

Veel bedrijven hebben een startkapitaal nodig. Natuurlijk is het fijn als u dit kapitaal van uw eigen bankrekening kunt halen, maar helaas is dit over het algemeen niet het geval. Ook zijn banken niet altijd bereid om kapitaal te lenen aan starters. Hieronder vindt u een aantal mogelijkheden waarmee u uw onderneming kunt financieren.

Crowdfunding

Deze populaire manier van financiering is een laagdrempelige manier om uw bedrijf aan de wereld te presenteren en direct geld op te halen.

Meest voorkomende crowdfunding varianten:

• Lening: Het bedrijf genereert reeds omzet en u kunt met de huidige cashflows aantonen dat terugbetaling van de hoofdsom en de rente (4%-10%) een reële optie is.
• Achtergestelde converteerbare lening: Deze leningsvariant kan na afloop van de termijn worden omgezet in aandelen. Deze variant heeft een hoog risicoprofiel en wordt vaak gekozen door jonge snelgroeiende bedrijven met onvoorspelbare cashflows.
• Voorverkoop: U verkoopt producten tegen een voortijdige betaling. Met andere woorden, door nu alvast omzet binnen te halen kunt u alvast starten met de productie zonder dat hier eerst een lening voor hoeft te worden afgesloten. U test ook direct of de markt klaar is voor uw product.
• Donatie: U levert geen tegenprestatie, of slechts een kleine attentie. Deze vorm komt vaak voor bij de inzameling van geld voor een goed doel.

Externe investeerders aantrekken

Een externe investeerder aantrekken is niet altijd even makkelijk en kan best spannend zijn. U geeft vaak een deel van uw bedrijf uit handen. Daar tegenover staat dat u, naast het kapitaal, ook vaak van de kennis en het netwerk gebruik kunt maken van de investeerder. Het kan dus verstandig zijn om een investeerder te zoeken binnen uw eigen branche. De keuze van uw rechtsvorm kan belangrijk zijn voor een investeerder. Hier gaan we bij het volgende punt op in.

De beste plek om investeerders te vinden is binnen uw eigen netwerk. Mocht u hierbinnen geen investeerders of contacten hebben, dan zijn er diverse venture capitalists die u wellicht zouden kunnen helpen. Een venture capitalist is een investeringsfonds met een ‘potje’ waarmee ze investeren in veel verschillende start-ups om hun risico’s te spreiden. Ze gebruiken naast kapitaal hun kennis om bedrijven te laten groeien. Een aantal voorbeelden zijn: Rockstart, Startup Bootcamp, Money Meets Ideas en Investormatch.

4. Kies een rechtsvorm

De keuze van rechtsvorm voor uw zaak bepaalt onder andere welke boekhouding u moet voeren, wat uw aansprakelijkheid is en welke belastingen u betaalt. Voordat u aan zelfstandige activiteiten begint, kan u eerst bepalen wat soort activiteit u wil gaan uitvoeren, welke investeringen u wil doen en of u met anderen wil samenwerken. In België zijn er twee basisvormen:

Eenmanszaak

• U staat met heel uw vermogen in voor de risico’s van de onderneming, inclusief uw persoonlijke vermogen. Er is geen scheiding en u bent persoonlijk aansprakelijk.
• U betaalt personenbelasting op alle inkomsten die u verwerft via de onderneming. Deze worden beschouwd als persoonlijk inkomen.

Vennootschap

• Een vennootschap staat juridisch op zichzelf en heeft rechtspersoonlijkheid. Dit betekent: eigen rechten, plichten en een vermogen dat gescheiden is van dat van de vennoot.
• Er is een duidelijke scheiding tussen uw persoonlijke vermogen en dat van de vennootschap. Als vennoot moet u uzelf een loon uitkeren, maar de winst blijft eigendom van de vennootschap.
• Op de inkomsten van de vennootschap moet een vennootschapsbelasting betaald worden.

Verschillende vennootschapsvormen waar u uit kan kiezen:

• Naamloze vennootschap (nv)
• Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bvba)
• Coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (cvba)
• Vennootschap onder firma (vof)
• Coöperatieve vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid (cvoa)

De meest voorkomende vormen zijn de nv, bvba en cvba, met volkomen rechtspersoonlijkheid hebben waarbij vennoten beperkte aansprakelijkheid hebben. De overige twee – vof en cvoa – hebben rechtspersoonlijkheid maar genieten niet van beperkte aansprakelijkheid.

Elke rechtsvorm heeft financiële en administratieve voor- en nadelen. Ondernemers die voor het eerst hun eigen zaak beginnen kiezen vaak voor een eenmanszaak, die minder startkapitaal vereist, eenvoudiger en flexibeler is. Uiteindelijk verschilt het per onderneming welke de meest geschikte vorm is.

5. Kies de naam van uw bedrijf

De naam van uw bedrijf moet als het goed is jaren mee gaan. Het is dus verstandig om een goede naam te kiezen. Een aantal punten waar u rekening mee moet houden bij het kiezen van een naam:

• De naam is onderscheidend. Het is belangrijk dat uw naam niet al in gebruik is of veel lijkt op een andere naam. Google de naam, check bij Benelux Merkenbureau en de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) of de naam al is geregistreerd.
• Er is een domeinnaam beschikbaar. Het is belangrijk dat u op internet goed en snel vindbaar bent. Een bijpassende domeinnaam is dus essentieel. Het is verstandig ook op social media de beschikbaarheid van uw naam te checken. Bekijk hier tips voor het kiezen van een goede domeinnaam. 
• Kies een naam die goed bij uw product of dienst past. Kies een naam die door de associatie of betekenis bijdragen, geen betekenis heeft of afbreuk doet aan uw product of dienst, om zodoende uw naamsbekendheid op te bouwen.
• Kies een internationale naam. Bent u van plan om internationaal te groeien of internationale investeerders aan te trekken, kies dan een naam die ook in het Engels toegankelijk is.

6. Inschrijving KBO

Elke ondernemer in België moet zich inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Hiervoor moet u naar een ondernemingsloket, waar er geverifieerd wordt of de onderneming voldoet aan de gestelde vereisten. De KBO is een beveiligd register dat alle gegevens van Belgische ondernemingen bevat.

Voorbereiding inschrijving

Ten laatste op uw eerste dag moeten al uw activiteiten geregistreerd zijn in de KBO. Ondernemingsloketten zijn diensten die gegevens mogen invoeren in de KBO, dus u moet hier verplicht langsgaan om uw onderneming te kunnen inschrijven. Dit verschilt ook als u een eenmanszaak of een vennootschap wil oprichten.

Bij een eenmanszaak zorgt het ondernemingsloket voor uw inschrijving bij de KBO. U krijgt dan een uniek ondernemingsnummer dat u op al uw bedrijfsdocumenten moet vermelden.

Bij een vennootschap moet u eerst een oprichtingsakte voorleggen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel (biedt diensten m.b.t. administratieve verplichtingen van ondernemingen). De griffie zorgt ervoor dat u wordt ingeschreven bij de KBO, waarna u bij het ondernemingsloket de gegevens van uw vennootschap in de KBO laat vervolledigen.

Dit moet u meenemen als u langsgaat bij het ondernemingsloket:

• Identiteitskaart (met rijksregisternummer);
• Bankrekeningnummer;
• Bedrijfsnaam, rechtsvorm en adres. Er zal worden gekeken of deze naam al in de regio bestaat of geregistreerd is. Controleer dit dus ook zelf van te voren;
• De activiteiten die u zal uitvoeren in uw onderneming en de begindatum;
• Ondernemersvaardigheden: kennis van bedrijfsbeheer en/of beroepskennis;
• Vergunningen indien vereist;
• Voor vennootschappen: uittreksel van de statuten en attest inzake beheer mandaat;
• €85,50 voor de kosten van de inschrijving (behalve voor niet- handelsondernemingen).

7. Vergunningen, wetten en regels

Een start zonder boetes en onverwachte kosten is een betere start. Lees de checklist even goed door en let op dat u niets bent vergeten.

Het hangt het erg van af in welke sector u werkt wanneer het gaat om wetten en vergunningen die van toepassing zijn. Laten we beginnen met wat er voor elke ondernemer geldt.

Denk aan…

• Algemene voorwaarden
• Muziekrechten
• Prijzen vermelden
• Reclame maken
• Openingstijden
• Etc.

8. Verzorgen van de administratie

U heeft de bovenstaande informatie zorgvuldig doorgelezen en bent klaar om uw eigen bedrijf te starten – óf u bent misschien al gestart. U heeft de nodige vergunningen, alles is legaal en u staat klaar. U kunt nu beginnen met verkopen, nabestellen, snel wat roosters voor uw medewerkers opzetten en zoveel mogelijk improviseren. Als de zaak maar draait en het gelijk druk wordt. Dat zal net zolang leuk blijven tot het moment van belastingaangifte of boekhouden is gearriveerd.

Uw administratie op orde hebben is om twee redenen belangrijk. Ten eerste omdat het wettelijk verplicht is. Ten tweede om uw bedrijfsvoering te versoepelen, u krijgt namelijk een beter inzicht in uw financiële situatie en kan de juiste beslissingen nemen.

Wie helpt mij mijn administratie op orde te hebben?

Sommigen besteden hun administratie uit aan een boekhouder. Dat is geen slecht idee en kan helpen kosten te besparen maar is vooral voor startende ondernemers soms een duur grapje. En ook bij uitbesteding geldt: u moet de volledige administratie bij de boekhouder aanleveren.

De boekhouding verschilt naargelang de omvang en aard van het bedrijf, er zijn namelijk twee type boekhouding:

• Een vereenvoudigde boekhouding 
• Een dubbele boekhouding

Hoe kan een kassasysteem u helpen bij uw administratie?

Kies de systemen waarmee u werkt goed uit. Ze moeten uw werkdag verlichten en zeker geen extra werk opleveren. Kassasystemen hebben tegenwoordig veel meer functies dan verkopen registreren en aankoopbewijzen printen. Zo zijn er verschillende features die uw administratie helpen vereenvoudigen.

Wat kan u precies in het kassasysteem doen om uw administratie op orde te hebben?

• Als u uw personeel direct in de kassa laat in- en uitklokken houdt u gewerkte uren automatisch bij en hoeft u aan het einde van de maand alleen een rapportering te exporteren. Ook als diensten geruild worden of iemand niet komt opdagen zal u het daadwerkelijke aantal gewerkte uren per persoon altijd snel kunnen inzien.
• Maak gebruik van geïntegreerde rapporten op productniveau, per dag, per week, per maand, per jaar of vergelijk verschillende momenten of producten met elkaar.
• Exporteer regelmatig een rapportering van uw verkoopresultaten. Zo kunt u gericht plannen en groeien.
• Meerdere locaties? Een goed kassasysteem helpt u uw administratie centraal bij te houden.
• Als u goed nadenkt over welke kassa het meest geschikt is voor uw bedrijf, heeft u een goede basis voor uw bedrijfsvoering. Daarnaast zorgt een kassa die aan de wettelijke eisen voldoet voor meer garantie en minder problemen bij controles van de Belastingdienst.

Uw eigen bedrijf starten: de volledige handleiding

Wilt u uw eigen bedrijf starten maar bent u na het lezen van deze checklist nog niet helemaal overtuigd van uw kunnen? Wij hebben een volledige handleiding samengesteld, speciaal voor startende ondernemers in België.

Download de gratis checklist voor het starten van uw eigen retailbedrijf: 

De volledige handleiding voor het starten van uw eigen horecazaak: