Tips & tricks voor een optimale horeca heropening

Eindelijk is het zover! Na maandenlang opgestapelde stoelen en opgerolde luifels, mogen vanaf 8 mei de terrassen weer open! Menig horeca-ondernemer zal de vlag uithangen, terwijl anderen nog even moeten wachten op gehele heropening. Desalniettemin is officieel het startschot gegeven voor het begin van een ongekend belangrijk terrassenseizoen!

In de afgelopen maanden werd er veel van het aanpassingsvermogen van horeca-ondernemers gevraagd, en ook nu is het belangrijk om u goed voor te bereiden. Met deze tips & tricks zorgt u ervoor dat uw gasten na de heropening zonder angst en met veel plezier van hun restaurantbeleving kunnen genieten en creëert u ook veilige omgeving voor uw personeel.

In deze blog leest u meer over de horeca heropening regels, het algemene stappenplan voor de heropening én tips voor Lightspeed klanten. 

Het algemene stappenplan voor de heropening van de terrassen

1. Informatie inwinnen

Informeer uzelf over de maatregelen via Vlaanderen.be. Ook Horeca Vlaanderen voorziet u van de laatste branche informatie.

2. Nieuwe doelen stellen

Wat kunt en wilt u bereiken zodra u de nieuwe maatregelen heeft doorgevoerd? Door nieuwe doelen te stellen en alles op een rijtje te zetten komt u voor minder verrassingen te staan.

3. Menu & prijzen

Heeft u uw menu en prijzen moeten aanpassen om ze beter aan te laten sluiten bij de nieuwe maatregelen of om meer omzet te genereren met minder gasten? Zorg ervoor dat deze aanpassingen worden doorgevoerd in uw kassasysteem.

4. Verse voorraad

Zorg dat u genoeg nieuwe voorraad hebt ingekocht om de drukte en verschillende shifts in uw restaurant aan te kunnen. Vergeet ook de drank niet te controleren op de houdbaarheidsdatum.

5. Hygiëne als hoogste prioriteit

Bied genoeg desinfectie materiaal aan voor zowel uw gasten als uw personeel. Denk ook na over hoe u verdere verspreiding van bacteriën kunt voorkomen: bied bijvoorbeeld geen fysieke menu’s aan, maar laat gasten bestellen via hun eigen telefoon (zie tip 7). Plan daarnaast extra schoonmaakrondes in om alles spik en span te houden.

6. Hardware check

Test of alle hardware (kassa, printers, keukenschermen, handhelds) functioneert en verbonden is met het internet. Voer vervolgens enkele test bestellingen uit om te controleren of het systeem werkt en de pinautomaten communiceren met uw kassasysteem.

7. Contactloos betalen

Om contact te voorkomen kunt u gasten vragen contactloos te betalen. Er zijn tal van mogelijkheden. Lightspeed Order Anywhere maakt het mogelijk dat gasten met hun telefoon via een QR-code kunnen bestellen en afrekenen, of tijdens het maken van een reservering hun bestelling vooraf afrekenen. 

8. Optimaliseer uw reserveringssysteem

Pas uw reserveringssysteem zo aan, dat het werk uit handen neemt van uw personeel en uw gasten bij aankomst niet teleur hoeft te stellen. Maakt u gebruik van tijdslots? Voer ze in in uw reserveringssysteem. Verplicht grotere groepen (meer dan 2) om van tevoren door te geven of ze uit één of meerdere huishoudens bestaan.

9. Vloerplan op 1,5 meter

Zet uw tafeltjes op 1,5 meter afstand en voer deze nieuwe opstelling in in uw kassasysteem. Let op looppaden en zet barricades neer daar waar nodig. Dit kunt u op een gezellige manier aankleden door middel van bijvoorbeeld bloempotten of planten.

10. Delivery

Bood u al bezorgmaaltijden aan via verschillende maaltijdbezorgplatformen en wilt u hiermee doorgaan? Stem dan met de keuken af hoe u dit gaat aanpakken. Wilt u graag wijzigingen doorvoeren in uw bezorgmenu? Vergeet dit niet in uw kassasysteem aan te passen, zodat het perfect gesynchroniseerd is met verschillende maaltijdbezorgplatformen.

11. Communiceer met uw personeel

Licht uw personeel in over de maatregelen die uw restaurant heeft genomen. Geef een training over hoe ze om kunnen gaan met de hygiënemaatregelen, het reserveringssysteem en het bieden van een optimale service op 1,5 meter afstand van de gasten. Bespreek regelmatig hoe alles verloopt en pas processen indien nodig aan.

12. Laat de gasten maar komen!

Informeer uw gasten over het moment van heropening, de nieuwe hygiënemaatregelen die u heeft genomen, de eventuele tijdslots die u heeft ingesteld en hoe ze kunnen reserveren. Communiceer de heropening in de buurt, op social media en op uw horeca website. Uw gasten zullen blij zijn weer aan te mogen schuiven. 

Heropeningschecklist voor Lightspeed Restaurant klanten

Kunt u niet wachten om uw Lightspeed Restaurant kassasysteem weer te laten ‘rinkelen’? Check dan snel deze heropeningschecklist die we speciaal hebben opgesteld voor onze klanten.

1. Controleer uw accountconfiguratie in de Restaurant manager

• Producten: controleer of de producten, toevoegingen, combo’s en/of keuzes, categorieën, menu’s en de bijbehorende prijzen nog up to date zijn en pas ze zo nodig aan. 
• Gebruikers: controleer of alle gebruikersrollen nog actueel zijn. 
• Vloerplannen: zorg dat u uw vloerplan aanpast aan de COVID-19 maatregelen. Bied u ook afhalen aan? Maak dan een aparte vloer met ‘afhaaltafels’. 
• Quick Service Modus: schakel de quick service modus in bij de instellingen om tafels en processen over te slaan en het afrekenen te versnellen. 

2. Controleer toegevoegde producten of integraties

• Afhalen en bezorgen: zorg dat menu’s en openingstijden aangepast worden wanneer nodig. Stuur een testbestelling via Lightspeed Delivery of Order Anywhere om er zeker van te zijn dat uw kassasysteem en de bestelplatformen met elkaar zijn gesynchroniseerd.
• Loyalty: breng uw gasten via een e-mail op de hoogte van uw heropening en geef bijvoorbeeld een extraatje weg aan uw vaste gasten die als eerste reserveren. 
• Self-Order Menu: Als uw werkwijze op Quick Service is gericht, configureer dan uw Self-Order Menu naar de Kiosk-modus.

3. Check uw hardware

• Router: Verifieer op elk apparaat dezelfde netwerkverbinding om zo de Lightspeed apparaten met elkaar te laten communiceren. 
• iOS-Apparaten: Zorg dat u de meest recente versie van de Lightspeed Restaurant app op uw iOS-apparaten heeft staan. 
• Printers: Alle printer en iOS-apparaten moeten aanstaan en met hetzelfde netwerk verbonden zijn. 
• Betaalterminals: Alle betaalterminals en iOS-apparaten moeten aanstaan en met hetzelfde netwerk verbonden zijn. 
• Beschikt u over een Liteserver, scanners, Customer Facing Displays (CFD), Kitchen display systems en/of self-order menu’s? Dan vindt u alle gedetailleerde informatie op onze Support pagina. 

4. Test de werking van de Lightspeed Restaurant app

• Log in op de Lightspeed Restaurant app en controleer of alle gebruikers kunnen inloggen.
• Bevestig de gebruikersrechten voor elk gebruikerstype.
• Controleer uw menu’s, categorieën en producten door items aan een kasticket toe te voegen.
• Stuur een bestelling naar een bar- of keukenprinter, en pint een kasticket.
• Voltooi een testtransactie op een betaalterminal.
• Voltooi een kasticket.
• Annuleer een betaling of voltooid kasticket.

Werkt alles? Dan bent niet alleen u, maar ook uw kassasysteem klaar voor de horeca heropening. 

Voor meer details en het oplossen van eventuele foutmeldingen verwijzen we u naar onze Support pagina: Checklist voor heropening na COVID-19. Komt u er niet helemaal uit? Neem dan contact op met ons Support team.

Lightspeed wenst alle horecaondernemers een succesvolle heropening!