How-to: een eigen café openen 

Een café openen is voor veel mensen een droom. Het idee van een gezellige plek waar mensen graag komen voor een drankje, is zeker aanlokkelijk, maar er is veel kennis en doorzettingsvermogen nodig om een café van de grond te krijgen en ervoor te zorgen dat het een stabiele winst maakt. 

Deze checklist voor het openen van een café helpt u bij de voorbereiding op een succesvolle lancering en helpt u op weg naar succes.

In deze blog hebben we het over:

• Een bedrijfsplan schrijven
• Een naam en locatie kiezen
• De benodigde vergunningen
• Voorraad, technologie en personeel
• Operatiekosten

Een bedrijfsplan schrijven

In de vroege stadia van een café openen is het belangrijk om precies vast te stellen wat u wilt bereiken, zowel wat betreft uw opening als voor de lange termijn.

Een bedrijfsplan schrijven is daar een belangrijk onderdeel van. Door precies op te schrijven wat u wilt bereiken, wordt het makkelijker om doelen voor uzelf te stellen. Misschien maakt u wel actieplannen en takenlijsten, zodat u die doelen makkelijker kunt bereiken.

Om u op weg te helpen hebben we een lijst samengesteld met enkele algemene tips voor het schrijven van uw bedrijfsplan.

Bepaal wat voor soort bedrijf u gaat beginnen

Cafés en bars zijn er in vele soorten en maten, van mega populaire sportcafés tot kleine, intieme buurt-cafeetjes. Sommige serveren eten en andere niet. Sommigen laten minderjarigen overdag toe en zijn geschikt voor gezinnen. Anderen niet.

Voordat u een ruimte kiest, moet u weten wat voor soort café u wilt openen. Denk goed na over uw algehele visie, aangezien een paar gemiste details het verschil kunnen maken tussen succes en mislukking. Denk niet alleen aan wat u zelf het leukst vindt, maar neem ook de tijd om een concurrentieanalyse uit te voeren om er zeker van te zijn dat u de markt en de spelers daarin begrijpt. Het laatste wat u wilt doen, is een ambachtelijke cocktailbar openen om erachter te komen dat er twee straten verderop nog een zit. Zoek naar hiaten in de markt die u kunt opvullen. Probeer niet te concurreren op een toch al drukke doelmarkt.

Maak een financiële routekaart

Opstartkosten en kapitaal zijn belangrijke factoren voor elk nieuw bedrijf. Een café openen kan, vanwege de hoeveelheid benodigde voorraad en vergunningen, een aanzienlijke investering vooraf vereisen, vooral voor degenen die eten serveren. Bij het bepalen van uw algehele financiële plaatje moet u rekening houden met vier aspecten: uw verwachte uitgaven, uw persoonlijke risicotolerantie, uw financieringsbronnen en de middelen waarover u zelf beschikt.

Sommige ondernemers zijn van mening dat grote risico’s grote beloningen betekenen, terwijl anderen voorzichtiger zijn. Bepaal welke ondernemer u bent voordat u bepaalt hoeveel u wilt uitgeven. Bovendien moet u beslissen hoeveel kapitaal u persoonlijk kunt investeren en hoeveel u uit andere bronnen moet verwerven.

Lenen lijkt misschien een geweldig idee, maar lenen betekent ook dat u veel geld verliest als het niet lukt. Houd er ook rekening mee hoeveel u daadwerkelijk kunt lenen. Leningen zijn niet onbeperkt en een slecht kredietrapport of gebrek aan liquiditeit kan ertoe leiden dat u slechts een zeer klein bedrag aan kapitaal kan lenen. U kunt ook overwegen om een particuliere investeerder te zoeken, maar dit brengt ook extra risico (of voordeel) met zich mee, afhankelijk van de kennis en vaardigheden van een zakenpartner.

Stel uw plan op

Met een of meer bedrijfsdoelen en een sterke financiële routekaart, is het tijd om te beginnen met het schrijven van uw bedrijfsplan. Een sterk bedrijfsplan gaat verder dan conceptualisering. U moet bepalen wat u wilt en hoe u daar komt. Het is een belangrijk onderdeel van het verkrijgen van financiering, het aantrekken van investeerders en het aantonen van de kracht van uw idee. Het kan u ook helpen uw doelen en plannen duidelijk te visualiseren en een routekaart te bieden voor uw eerste paar weken en maanden in het bedrijfsleven.

Een businessplan bevat over het algemeen de volgende onderdelen.

• Samenvatting. Dit biedt een algemeen overzicht van uw bedrijfsmodel, aangeboden diensten en algemene doelstelling.
• Bedrijfsomschrijving. Dit is een uitgebreide uitleg van de juridische structuur, de aard van uw onderneming, de specifieke aangeboden diensten, de groeivoorspellingen van de onderneming en de zakelijke doelstellingen voor de lange en korte termijn.
• Marktanalyse. Deze analyse legt uit hoe uw onderneming past in de lokale of regionale economie.
• Concurrentie-analyse. Deze analyse laat zien hoe u van plan bent concurrerend te blijven en hoe uw onderneming boven andere cafés in de omgeving zal uitstijgen.
• Bedrijfsvoering en management. Dit onderdeel behandelt alle operationele en logistieke overwegingen voor uw bedrijf, evenals wie deel gaat uitmaken van het leiderschapsteam, hoeveel werknemers u gaat aannemen en wat hun rollen zullen zijn.
• Financieel overzicht. Dit overzicht bevat inzichten voor het eerste jaar en de toekomst, geschatte kosten en plannen op schaal.

Een goed uitgevoerd businessplan kan uw kansen op succes vergroten. 

De basisprincipes

Nu u weet wat voor soort café u wilt openen en een businessplan heeft, moet u nog veel doen voordat u daadwerkelijk uw deuren kunt openen.

Kies de juiste locatie

Waar uw café is gevestigd, heeft een groot effect op wie uw onderneming bezoekt, de prijzen die u kunt rekenen, hoe u het café inricht, met welke leveranciers u kunt werken en zelfs op het personeel dat u inhuurt of aanneemt.

Als u bijvoorbeeld uw café op loopafstand van een universiteitscampus plaatst, zult u waarschijnlijk een jonger publiek trekken. Als u een café opent in de buurt van restaurants, zullen uw klanten waarschijnlijk meer geld te besteden hebben en op zoek zijn naar luxe cocktails en een chiquere ervaring in het algemeen. En als u uw café in een buitenwijk plaatst, weg van andere winkel- of horecabuurten, krijgt u misschien helemaal niet veel klanten.

Houd bij het beoordelen van locaties rekening met deze punten.

• Voetgangers. Omdat veel mensen niet drinken als ze nog moeten autorijden, geven veel cafébezoekers de voorkeur aan plaatsen dicht bij huis, op loop- en fietsafstand of in de buurt van het openbaar vervoer.
• Buurt. Als u een bruine kroeg opent in een chique eetwijk, kan uw look en feel afwijken van de omgeving als u niet zorgvuldig plant.
• Parkeergelegenheid. De meeste cafébezoekers willen niet betalen om te parkeren.

De concurrentie zou ook een rol moeten spelen bij uw locatieanalyse. In een straat met vijf sportcafés zal een zesde waarschijnlijk niet lang overleven. U wilt echter proberen om in de buurt van andere cafés te zitten, zodat café-hoppende klanten uw bar gemakkelijk kunnen vinden en bereiken. Het vinden van dit evenwicht kan lastig zijn, maar cafébezitters die erin slagen de juiste plek te kiezen, zullen vanaf het begin hogere winsten behalen en een betere kans op succes op lange termijn hebben.

U moet ook rekening houden met de grootte van de ruimte. Een groter café lijkt misschien beter, dat betekent immers meer ruimte voor betalende klanten. Bovendien heeft u met een groter café misschien ruimte voor een restaurantgedeelte. Het serveren van eten kan een slimme manier zijn om de kaartgrootte te vergroten. Maar ook uw huur- en exploitatiekosten zullen hoger zijn. Zoek een locatie die groot genoeg is voor uw doeleinden, maar niet te groot voor uw budget. Vooral als u voor het eerst een café bezit, kan het zinvol zijn om op veilig te spelen en klein te beginnen. Zodra u een formule hebt gevonden die voor u werkt, begint u met het plannen van de uitbreiding.

Naam- en logohandelsmerken

De naam en het logo dat u kiest voor uw café, bepalen wie u bent, dus het is belangrijk om deze zaken te beschermen. Anders kan iedereen uw intellectuele eigendom gebruiken of misbruiken, en dat wil u niet.

Als uw naam te algemeen is of samenvalt met een reeds geregistreerde naam van een ander bedrijf, moet u misschien iets anders kiezen om mogelijke inbreuk te voorkomen. Een aanvraag die te veel op een bestaand bedrijf lijkt, kan worden aangevochten, dus zorg ervoor dat u zich onderscheidt van de massa.

Zorg voor de juiste vergunningen

Een café of bar openen is niet zo eenvoudig als het uitkiezen van een locatie, wat alcohol kopen en uw deuren openen. Vanwege de aard van alcoholische dranken in België, zijn verkoop en distributie gereguleerd. Voordat u de tappen opengooit, heeft u een drankvergunning nodig. Als u enkel bier en wijn schenkt, moet u een vergunning voor gegiste dranken aanvragen. Voor sterke drank heeft u een vergunning voor het schenken sterke drank nodig. U moet voldoen aan drie voorwaarden om een vergunning te krijgen: 

1. Een omgevingsvergunning
2. Een bewijs van goedgedrag
3. U moet een horecadossier samenstellen.

Meer informatie vind u op Vlaio.

Een drankvergunning is niet de enige vergunning die u nodig heeft. Andere vereisten zijn onder meer:

• Voedingsmiddelenvergunning
• Vergunningen voor uw gebouw
• Vergunningen voor brandveiligheid
• Vergunning voor het uitbaten van uw onderneming (zoals een geregistreerd kassasysteem)
• Terrasvergunning

De essentiële onderdelen

U heeft een bedrijfsplan, een locatie en alle licenties die u nodig heeft om verder te gaan. Uw naam is een handelsmerk en uw bord hangt aan de gevel. Wat nu?

Inventaris

Bij het plannen van de noodzakelijke stappen voor een succesvol café, is het van belangrijk om ervoor te zorgen dat u alles in huis hebt wat u nodig heeft, inclusief het volgende:

• Barbenodigheden inclusief goede en eersteklas sterke drank, biertaps en vaatjes, glazen, mixers, garnituren, rietjes, cocktailshakers, servetten, borrelglaasjes en maatbekers
• Serviesgoed zoals glazen, bestek, borden, servetten en tafelkleden
• Meubilair, zoals tafels, stoelen, cabines en barkrukken
• Kookgerei, zoals grills, bakplaten, ovens, fornuizen, steamers en friteuses
• Keukenapparatuur, zoals inloopkoelkasten en diepvriezers, warmtelampen, condensatie-artikelen, koffiemachines, ijsmachines, frisdrankfonteinen en vaatwassers
• Werkplekken, zoals toonbanken, opslagruimtes, voedselkoelers en bereidingstafels
• Kookgerei, zoals spatels, messen, snijplanken, containers, pollepels, handschoenen en tangen
• Diverse benodigdheden, zoals bezems, dweilen en schoonmaakproducten

Als u besluit om naast drankjes ook eten te serveren, kunt u op keukenapparatuur niet beknibbelen, dus zorg ervoor dat u precies weet wat u nodig heeft voor uw feestelijke opening. Voor een gemiddelde horeca-keuken geeft u tussen de 10.000 en 100.000 euro uit. Een manier om wat geld te besparen, is door de tweedehands producten te kopen. U kunt vaak apparatuur van kwaliteitsmerken vinden tegen een fractie van de kosten van nieuwe producten, vooral als u bereid bent een beetje te reizen.

Een perfect kassasysteem

Naast de fysieke items die u nodig heeft om uw café te ondersteunen, heeft u ook een manier nodig om bestellingen te ontvangen, klantenrekeningen te beheren en de betaling snel en efficiënt te verwerken. Een online kassasysteem zoals Lightspeed kan u helpen deze doelen snel en gemakkelijk te bereiken, door flexibiliteit en functionaliteit binnen handbereik te brengen.

Lightspeed werkt perfect voor cafés en restaurants en biedt krachtige mogelijkheden voor voorraadbeheer, aanpasbare menu-opties, splitten van rekeningen, functies voor open tabs en tools voor personeelsbeheer om uw bedrijf soepel te laten draaien. Bovendien biedt Lightspeed ook uitgebreide analyses, waardoor u inzicht krijgt in verkooptrends, voorraadomzet, personeel en meer om u te helpen uw bedrijf te optimaliseren.

Het juiste team inhuren

Het maakt niet uit hoe bekwaam u bent, u zult waarschijnlijk uw café niet alleen runnen. Er is gewoon te veel te doen, en het runnen van een succesvol café betekent zowel late nachten als vroege ochtenden. Als u dat allemaal zelf probeert te doen, gaat de kwaliteit van het werk eronder lijden, of u verliest de passie die u hier in de eerste plaats toe heeft gebracht. De oplossing is om een gekwalificeerd team van medewerkers aan te nemen om u te helpen.

Dit zijn enkele van de functies die u wilt inhuren of aannemen:

Barpersoneel

Hoewel u misschien zelf de rol van hoofdbarman wilt vervullen, zal een drukke avond in het weekend meer dan één barman vereisen. Bovendien kunnen er doordeweekse avonden zijn waarin u ander werk moet doen in plaats van voor de bar. In deze gevallen is een team van getraind barpersoneel van onschatbare waarde.

Bedienend personeel

Afhankelijk van de grootte van uw café, heeft u mogelijk bediening aan tafel of een zitgedeelte buiten. Deze gebieden kunnen het best worden geholpen door bedienend personeel.

Keukenpersoneel

Als u eten wilt serveren, heeft u iemand nodig die het kookt. Dat is waar een chef-kok, lijnkoks, voorbereidende kok en ander keukenpersoneel een rol vervullen. Mogelijk heeft u ook bedienend personeel nodig om eten naar klanten te brengen. Een alternatief is om alleen balieservice aan te bieden of klanten eten te laten afhalen aan de bar.

Zakelijk personeel

Zoals we in dit artikel hebben besproken, is het runnen van een café veel meer dan het maken van drankjes. Voor hulp bij gespecialiseerde taken zoals boekhouden en licentieverleningen, wilt u misschien samenwerken met een accountant en een advocaat. Marketing is ook iets waar u hulp bij kunt vragen, vooral als u een robuust marketingplan hebt dat meerdere kanalen omvat, zoals uw website, sociale media, e-mail, evenementen en meer. Het goede nieuws is dat u waarschijnlijk met deze professionals kunt werken op vaste of projectbasis, afhankelijk van uw markt en behoeften. U hoeft hier niet mensen fulltime voor aan te nemen.

Schoonmaakpersoneel

Het onderhouden van een schoon café is een belangrijk onderdeel van klanttevredenheid (niemand wil rondhangen in een vies café) en wettelijke naleving. Als u weinig tijd heeft (of gewoon een hekel hebt aan schoonmaken), kan het gemakkelijker en efficiënter voor u zijn om een team van schoonmaakpersoneel te laten komen om uw café schoon te maken als onderdeel van het sluiten van de bar.

Bedrijfskosten vaststellen

Het mixen van een geweldige cocktail kan wonderen doen om uw reputatie als café te vestigen, maar als u zich niet concentreert op back-endactiviteiten, blijft u niet lang in bedrijf. Naast het opstellen van een plan voor de aanschaf van apparatuur, heeft u ook een plan nodig voor de onderstaande uitgaven.

• Huur en nutsvoorzieningen
• Salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden, indien van toepassing
• Inkoop en voorraadbeheer
• Marketinguitgaven

Hier kunt u niet omheen. Uw werknemers moeten worden betaald en u moet uw bedrijf op de markt brengen als u op de juiste manier wilt beginnen. Hoewel sommige hiervan, zoals het betalen van een verhuurder en het opzetten van leveranciers, enige handmatige inspanning vergen, kan een efficiënt werkend kassasysteem een last van uw schouders nemen en tools bieden die deze processen aanzienlijk eenvoudiger maken. Lightspeed kan u helpen met voorraadbeheer, het volgen van hoeveelheden, verkooptrends en zelfs kostenmarges presenteren om u tijd en geld te besparen.

Verder zijn marketingtools binnen handbereik met de mogelijkheid om een e-mailmarketinglijst samen te stellen, aangepaste e-mailontvangstbewijzen te maken en zelfs terugkerende bezoeken van loyale klanten bij te houden. Personeelsbeheer kan ook via uw kassasysteem worden afgehandeld, met tijdregistratie en statistieken die u kunnen helpen toppresteerders te markeren en uw budget beter te begrijpen.

Met het juiste kassasysteem kunt u de noodzakelijke backofficetaken vereenvoudigen, waardoor u meer tijd vrijmaakt om te investeren in het succes van uw front-of-house. In plaats van de vervelende taken zelf aan te pakken, kunt u de technologie het moeilijkste deel laten doen terwijl u de focus weer verschuift naar het opbouwen van een uitstekende reputatie.

Uw café openen: maak het een succes!

Het runnen en exploiteren van een succesvol café kan veel tijd en moeite kosten, maar met deze checklist bent u volledig voorbereid om uw deuren te openen, klanten te bedienen en de drankjes in te schenken.

Uw café openen kan nu werkelijkheid worden Vergeet het kassasysteem niet. Praat met een van onze experts om te ontdekken hoe het kassasysteem van Lightspeed u een voorsprong kan geven bij het openen van een succesvol café.