Zo berekent u het personeelsverloop van uw restaurant

De horecasector wordt geplaagd door een hoog personeelsverloop. In België ligt het personeelverloop in de horeca gemiddeld op 17,2%. Als uw medewerkers steeds na korte tijd vertrekken, bent u voortdurend bezig ze te vervangen. Dat is een dure aangelegenheid, die bovendien van invloed is op het teamgevoel, de betrokkenheid en de prestaties van uw medewerkers.

Maar kennis is macht als het aankomt op het verlagen van het hoge personeelsverloop.

U kunt uw personeelsverloop van uw restaurant pas aanpakken als u precies weet hoe hoog het is in uw zaak. In deze blog over personeelsverloop komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Wat bedoelen we met personeelsverloop?
• Waarom is een hoog personeelsverloop een probleem?
• Waarom is het goed te weten hoe hoog uw personeelsverloop is en waarom ze vertrekken?
• Hoe berekent u het personeelsverloop van uw restaurant?
• Drie maatregelen om het personeelsverloop te beperken

Wat bedoelen we met personeelsverloop en waarom is een hoog personeelsverloop een probleem in de horecasector?

Met het personeelsverloop wordt aangegeven hoeveel medewerkers binnen een bepaalde periode worden ontslagen of zelf ontslag nemen. Verderop in dit artikel geven we u een simpele formule waarmee u het personeelsverloop van uw restaurant kunt berekenen.

Een hoog personeelsverloop is een probleem voor de horecasector, en wel om de volgende redenen:

Een hoog personeelsverloop kost veel geld

Het kost een horecazaak gemiddeld 42.000 euro in 2019 om horecamedewerkers te vervangen, dat is ongeveer 6% van de totale omzet. Hoe zit dat?

Elke stap van het wervingsproces gaat gepaard met kosten: verlies van productiviteit, een vacature plaatsen, sollicitatiebrieven doorspitten, sollicitatiegesprekken voeren, medewerkers inwerken en trainen. 

Restaurants investeren tijd, geld en moeite in nieuwe medewerkers die waarschijnlijk al snel weer vertrekken. Het gemiddelde dienstverband van een horecamedewerker bij dezelfde werkgever duurt 2,5 jaar, afhankelijk van de opleiding en de leeftijd. Maar het is zorgelijk dat van het personeel met een vakopleiding, nog maar 47% na een half jaar in de branche werkt. Juist deze mensen kosten een horecazaak minder geld, omdat ze over de nodige skills beschikken en geen lange training nodig hebben. 

Het geld dat u nu kwijt bent aan het hoge personeelsverloop zou u ook kunnen investeren in manieren om uw bedrijf te laten groeien in plaats van het met moeite draaiende houden.

Een hoog personeelsverloop is nadelig voor de werksfeer

Medewerkers die maar kortstondig bij u werken, voelen niet de behoefte hun collega’s te leren kennen. Uit onderzoek blijkt echter dat het scheppen van een gemoedelijke werksfeer tot betere resultaten leidt. 

Een hoog personeelsverloop verlaagt uw omzet

Het hoge personeelsverloop kost bedrijven in de horecasector veel geld en heeft nadelige gevolgen voor de bedrijfscultuur en de resultaten. Zonder teamgevoel krijgen uw medewerkers niet de indruk dat ze op hun plaats zijn binnen uw bedrijf.

Medewerkers die zich in hoge mate betrokken voelen bij uw restaurant, zetten een tandje bij en overtreffen de verwachtingen, waardoor ze een hogere omzet genereren. 

Waarom is het goed te weten hoe hoog uw personeelsverloop is en waarom ze vertrekken?

U weet nu hoe het personeelsverloop van invloed is op de horecasector, maar weet u ook wat de gevolgen zijn voor uw restaurant? Dat hoge jaarcijfer van 40% is zorgwekkend, maar wat is de stand van zaken in uw bedrijf? Pas als u weet hoe hoog uw personeelsverloop is, kunt u er iets aan doen.

Waarom? Omdat informatie over uw huidige personeelsverloop u een referentiepunt biedt waarmee u uw toekomstige personeelsverloop kunt vergelijken.

Stel dat u hebt berekend dat uw huidige personeelsverloop 25% is. Dat lijkt laag vergeleken met het gemiddelde voor de sector, dus doet u niets om het personeelsverloop in te perken. Maar door deze lakse houding ontdekt u een jaar later dat uw personeelsverloop is gestegen tot 50%. 

Door het verloop in de gaten te houden, kunt u achterhalen waarom medewerkers vertrekken. Vaak zijn dit een van de belangrijkste redenen:

• Ontevreden over salaris
• Hoge werkdruk
• Matige begeleiding bij aanvang baan
• Gebrek aan doorgroeimogelijkheden
• Waardering voor flexibiliteit

Zodra u de reden weet kunt u maatregelen treffen om een hoger verloop te voorkomen.

Hoe berekent u het personeelsverloop van uw restaurant (met voorbeelden)?

Dit is ‘m dan, de formule voor het berekenen van het personeelsverloop van uw restaurant:

Eerst kiest u een periode waarover u het personeelsverloop wilt berekenen. Kies bijvoorbeeld een periode van een jaar als u uw cijfers wilt vergelijken met het gemiddelde voor de sector. Bekijkt u personeelsverloop daarna elke maand of elk kwartaal om te zien hoe het cijfer zich gedurende het jaar heeft ontwikkeld.

Stel dat u uw jaarlijkse personeelsverloop wilt berekenen. Daarvoor telt u hoeveel medewerkers in dat jaar bij uw restaurant zijn weggegaan.

Laten we zeggen dat er 15 medewerkers zijn ontslagen of ontslag hebben genomen in 2019. 

Nu moet u het gemiddelde aantal medewerkers in 2019 berekenen.

Stel dat u in 2019 begon met 6 medewerkers. Aan het einde van 2019 waren dat er 10.

Met die cijfers kunt u het gemiddelde aantal medewerkers van uw restaurant als volgt berekenen:

Dus: in 2019 vertrokken 15 medewerkers bij uw restaurant en had u een gemiddelde van 8 medewerkers voor het hele jaar.

Nu gaan we het personeelsverloop van 2019 berekenen:

Oei! Uw personeelsverloop is veel hoger dan het nationale gemiddelde. Hoe komt dat? 

Laten we het maandelijkse personeelsverloop van uwrestaurant eens bekijken; misschien is er een opvallend slechte maand te ontdekken.

Hoe berekent u het maandelijkse personeelsverloop?

U herinnert zich dat er in april 3 collega’s vertrokken en dat u in die maand een gemiddelde van 7 medewerkers had.

In april bedroeg het personeelsverloop dus 42%; dat is vrij laag vergeleken met het jaarlijkse personeelsverloop van 187%. 

Nu bekijkt u december, een maand waarin al uw medewerkers ontslag namen omdat ze niet zelf mochten bepalen wanneer ze zouden werken tijdens de feestdagen.

In december namen er 8 medewerkers ontslag en had u een gemiddelde van 4 medewerkers. Het personeelsverloop in december was 200%; dat zou wel eens de reden van uw hoge jaarlijkse personeelsverloop kunnen zijn.

Gebruik HRM-software om het verloop in uw restaurant in de gaten te houden

Het berekenen van het personeelsverloop in uw restaurant is vrij eenvoudig, maar u moet wel goed bijhouden hoeveel mensen er vertrokken en hoeveel mensen u aannam.

U kunt dit proces automatiseren met HRM-software die gegevens automatisch synchroniseert met uw kassasysteem. Het grootste voordeel? U kunt precies zien wie uw medewerkers zijn, wanneer ze moeten werken en wat u ze moet betalen.

In tegenstelling tot een Excel-bestand kan HRM-software u helpen werkzaamheden, tijd en aanwezigheid, planning en HR-taken te beheren en te automatiseren.

Een ander personeelsplanningplatform dat inspeelt op het personeelstekort is L1nda. Met L1NDA Connect linken zij mensen die werk zoeken in de horeca direct met werkgevers, zonder een tussenpersoon. Dit versimpelt het vinden van nieuw personeel. 

Er zijn natuurlijk nog tal van andere fantastische HRM-platforms die u kunt integreren met uw kassasysteem. Kijk bijvoorbeeld eens naar deze lijst:

• Onlinewerkrooster
• Horeko
• Nostradamus

Drie maatregelen om het personeelsverloop in uw restaurant te beperken

Nu u weet hoe u het personeelsverloop van uw restaurant kunt berekenen, is het tijd aandacht te besteden aan de pieken in het verloop.

Met de volgende simpele tips kunt u het personeelsverloop in uw restaurant beperken:

1. Vraag feedback

Houd exitgesprekken met alle werknemers die vertrekken om inzicht te krijgen in hun redenen om ontslag te nemen. Gebruik die feedback om uw HR-beleid te verbeteren.

Het is natuurlijk verleidelijk om u tijdens zo’n gesprek te verdedigen, maar het is verstandiger te luisteren naar uw vertrekkende medewerker. Vraag hem of haar om eerlijk te zijn en gebruik de antwoorden om de verbeteringen door te voeren voor uw resterende medewerkers.

Waarschijnlijk kunt u die vertrekkende medewerker niet meer op andere gedachten brengen, maar door te luisteren en de feedback ter harte te nemen, kunt u misschien wel voorkomen dat andere medewerkers binnenkort ook hun ontslag indienen.

Exitgesprekken zijn slechts een deel van een oplossing. Als u uw medewerkers om feedback vraagt nadat ze hun ontslag al hebben ingediend, kunt u niets meer doen om ze toch bij u te houden.

Het is dan ook verstandig regelmatig om feedback te vragen. Vraag uw medewerkers hoe het met ze gaat en of zij nog tips en ideeën hebben. Doe dat tijdens teamvergaderingen en persoonlijke gesprekken. Misschien komen er problemen aan het licht waarvan u helemaal geen weet had.

Misschien ontdekt u dat uw obers (zelfs de allerbeste) het lastig vinden uitleg te geven over de items op uw menukaart. Ga dan niet voor de makkelijke weg door de schuld te zoeken bij hun onkunde, maar organiseer proeverijen voor nieuwe medewerkers en serveer nieuwe gerechten aan uw personeel voordat hun dienst begint. Laat uw chef-kok uitleg geven over de ingrediënten en herkomst.

Of misschien krijgt u te horen dat de keuken de bestellingen bijna niet kan bijbenen door uw verouderde ticketsysteem. Dat is niet alleen van invloed op uw koks, maar ook op de doorstroming in uw restaurant. Op basis van die feedback kunt u investeren in een Kitchen Display System (KDS) dat ervoor zorgt dat bestellingen meteen worden doorgestuurd naar het juiste deel van uw keuken.

Beschouw feedback als een mogelijkheid tot verbetering, dan kunt u de band met uw medewerkers versterken en de werksfeer verbeteren. Daardoor daalt uw personeelsverloop en verbetert u uw omzet en inkomsten.

2. Vergroot de betrokkenheid

U kunt het personeelsverloop ook beperken door uw medewerkers enthousiaster te maken over hun werk. Enthousiaste medewerkers voelen zich meer betrokken bij hun werkgever en zullen minder snel hun ontslag indienen dan ongeïnteresseerde medewerkers.

Met de volgende tips vergroot u het enthousiasme onder uw medewerkers:

Creëer groeikansen

Investeer in de toekomst van uw personeel via opleidings- en groeimogelijkheden. Geef promoties aan de beste medewerkers. Ontwikkel een managementtraining zodat uw medewerkers hun baan zien als een carrière, niet als een tussenstop in hun loopbaantraject.

Bied een concurrerend salaris en/of gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden

Als uw medewerkers niet genoeg verdienen met hun salaris en fooien, gaan ze al snel op zoek naar een andere baan waar ze meer betaald krijgen.

Houd uw medewerkers bij u door ze een concurrerend salaris te bieden. Zoek uit wat andere restaurants in uw omgeving hun personeel betalen en bied uw medewerkers een vergelijkbaar (of hoger) salaris en een gunstige fooienregeling. 

Kunt u uw medewerkers niet meer betalen dan de concurrentie, houd ze dan tevreden met gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk aan meer vakantiedagen of andere voordelen die andere restaurants niet bieden. Of bied flexibele diensten en opleidingsmogelijkheden.

Zorg voor een familiegevoel

Mensen worden gelukkig als ze mogen werken met fijne collega’s. Als u medewerkers het gevoel hebben deel uit te maken van een familie, zijn ze minder snel geneigd te vertrekken. Met leuke activiteiten als gezamenlijke maaltijden en evenementen buiten werktijd zorgt u voor een gevoel van saamhorigheid.

Maak een goede planning

Geef medewerkers de kans om vrije dagen aan te vragen en kom ze zoveel mogelijk tegemoet. Als uw medewerkers door hun werk in de knel komen met hun gezin, opleiding of andere belangrijke levenszaken, zullen ze al snel op zoek gaan naar een andere baan.

3. Wees gul met erkenning

Het salaris is natuurlijk een bepalende factor voor de tevredenheid van uw medewerkers, maar wist u dat erkenning ook erg belangrijk is?

Onthoud daarbij de gouden regel: waardeer in het openbaar, geef kritiek één op één.

Medewerkers die merken dat u het ziet als ze hun werk goed doen, presteren beter en zullen minder snel hun ontslag indienen. Positieve bevestiging is een ontzettend krachtige motivator en voorspeller van toekomstige performance.

Erkenning van uw medewerkers hoeft niet moeilijk te zijn; spreek tijdens een teambespreking u waardering uit voor die medewerker die altijd 110% geeft of kies een medewerker van de maand.

Het gaat erom dat u uw medewerkers een goed gevoel geeft en dat u laat zien dat u hun harde werk op prijs stelt. Met een klein beetje erkenning voor medewerkers die hun werk goed doen, komt u een heel eind.

In het kort: het personeelsverloop van uw restaurant beperken

Het valt niet mee om de juiste mensen voor uw restaurant te vinden; niet voor niets is het personeelsverloop in de horeca ontzettend hoog. Maar als u weet wat het verloop in uw restaurant is, kunt u gericht actie ondernemen om het te beperken.

Bereken het personeelsverloop in verschillende periodes om de ontwikkeling te volgen. Ziet u dat het verloop te hoog wordt, onderneem dan actie om de schade te beperken. Laat uw waardering blijken aan medewerkers die hun werk goed doen, pas verschillende tactieken toe om hun betrokkenheid te vergroten en vraag om feedback; zo houd u grip op uw personeelsverloop.