Lightspeed, Growzer & Solucious: het digitale driehoeksnet van BAVET

BAVET heeft geen introductie nodig. Op minder dan acht jaar is het razend populaire spaghetticoncept uitgegroeid tot een waar spaghetticoncern. Na een eerste stevige voet aan wal te hebben gezet in Gent, volgden locaties in zowat elke grootstad in Vlaanderen. Van Leuven tot Antwerpen, Brugge tot Kortrijk, en Mechelen tot Brussel: vandaag zijn Belgen en masse in de ban van BAVET.

Natuurlijk komt er bij het runnen van een multi-locatie onderneming best wat kijken. Met 14 vestigingen die collectief zo’n 160 ton spaghetti op jaarbasis serveren is time – meer dan ooit – money. Volgens Jelle Lissens, Food & Beverage Manager van Harvest Hospitality – de hospitality groep die aan het roer van BAVET staat – is de operationele realiteit van BAVET gericht op drie aspecten: kostenefficiëntie, efficientie in tijd en gebruik van data.

Daarvoor doet BAVET beroep op een tripartite aan partners, een transparante driehoeksverhouding die draait op data: het kassasysteem van Lightspeed, het food & beverage management platform van Growzer en de groothandel & distributiecapaciteiten van Solucious. Wat maakt deze technology-stack onmisbaar voor het succes van BAVET? Dat lees je in dit artikel.

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

• Lightspeed – besteldata, omzetcijfers en operationeel brein 
• Growzer – menu-engineering, multi-site management en voorraadbeheer
• Solucious – on-demand distributie-, markt- & productexpert 
• De perfecte drie-eenheid: technisch, toekomstbestendig en menselijk
• Het belang van partners en collega’s verbinden, en kennis uitwisselen
• Een bavet voor iedereen

Het reilen en zeilen in de horecasector is afhankelijk van allerlei interne en externe invloeden – van wetgeving tot weer, van personeel tot klanten, van tools tot leveranciers. “Het leuke en uitdagende aan de horeca is dat je zodanig afhankelijk bent van met wie je samenwerkt – gast, personeel of partner – dat geen enkele dag hetzelfde is”, steekt Jelle van wal. “Daarom kijken we constant naar de optimale werking van onze teams en medewerkers, de tools die we inzetten en de leveranciers met wie we samenwerken.”

Volgens Jelle is BAVET vanaf dag één een voorloper geweest op vlak van schaalbare technologie. Nieuwe tech wordt omarmd zolang het platform, de tool of app in kwestie mee-evolueert. “We zijn heel snel naar 14 locaties geëvolueerd, en in die transitie bleek dat een aantal tools die groei niet aankonden, waardoor we op zoek zijn gegaan naar betere alternatieven”, gaat hij verder. “In de horeca rijzen nieuwe tools en platformen als champignons uit de grond, maar wanneer die niet schaalbaar blijken te zijn, verdwijnen ze even snel als ze verschenen zijn – of worden ze opgeslorpt door een grotere speler”, voegt hij toe. “Zonder de juiste tools maak je vandaag je eigen leven alleen maar moeilijker.”

Zonder de juiste tools maak je vandaag je eigen leven alleen maar moeilijker.

“In onze huidige operationele realiteit spelen Lightspeed, Growzer en Solucious een fundamentele rol: Lightspeed is ons kassasysteem in elke vestiging, Growzer is het enige platform waarmee wij onze stock aanvullen en Solucious levert 90% van onze producten.”

Elke partner heeft een eigen input en verantwoordelijkheid, maar het is in de communicatie, koppeling en integratie tussen de drie waar het goud te rapen valt.

Lightspeed: besteldata, omzetcijfers en het operationele brein 

De reden waarom BAVET van zoveel merkbekendheid kan genieten, is omdat alle 14 locaties dezelfde succesformule aanbieden: hetzelfde menu – op een lokaal bier of drankje na – dezelfde look and feel en dezelfde operationele aanpak. “De werking in BAVET Oostende is exact hetzelfde als in BAVET Antwerpen”, legt Jelle uit. “We werken met dezelfde tools, dezelfde platformen en dezelfde leveranciers, en dit allemaal ondersteund door een overkoepelend support team.”

Inclusief Lightspeed.

Lightspeed is het brein van onze operaties.

Voor Jelle is de meerwaarde van werken met Lightspeed zowel op macro- als op microniveau tastbaar. Op microniveau, is Lightspeed het kassasysteem van elke BAVET-locatie, waar dagelijks talloze Baveteers gebruik van maken om bestellingen en betalingen uit te voeren. Op macroniveau wordt het kassasysteem gebruikt om granulair naar bestel- en betaaldata te kijken, van locatie tot locatie trends te identificeren in het gedragspatroon van gasten en daar concreet op in te spelen.

“Lightspeed is het brein van onze operaties”, verklaart Jelle. “Het kassasysteem vertelt ons wat de gemiddelde ticketwaarde is, hoeveel elke klant in totaal uitgeeft, en hoe lang iemand aan tafel zit. Naargelang de demografie van onze locaties is dat langer of korter, maar met dat soort data weet je of er net meer of minder ruimte is om aan upselling te doen, en je personeel daar dusdanig op kunt laten inspelen. Dat soort data heeft uiteindelijk een enorme impact op onze marges, onze PNL (editor: profit and loss), en dus op onze bottom line en EBITDA (editor: earnings before interest, taxes, depreciation, and amortization).”

Alles wat elke vestiging bovendien per dag aan omzet draait, wordt opgeslagen en doorgestuurd naar een dashboard op maat van Harvest Hospitality: “Vanuit Harvest Hospitality gebruiken we Lightspeed om overkoepelend te kijken naar hoe elke locatie het in real-time doet”, gaat Jelle verder. “Wij halen ook alle omzetrapportages uit Lightspeed, maar visualiseren dit op ons eigen dashboard. Maar Lightspeed ontvangt alle data, registreert al die kennis en stuurt dat door naar de andere tools en platformen waarmee we werken.”

Enter Growzer.

Growzer: menu-engineering, multi-site management en voorraadbeheer

Ook Growzer ontvangt die verkoopdata van Lightspeed: “Growzer haalt alle PLUs (editor: price look-up codes) van elk gerecht van ons menu uit Lightspeed en koppelt die aan haar menu-engineering functie”, legt Jelle uit. “Op basis van die link wordt er een kostprijsberekening gemaakt die gekoppeld wordt aan de verkoopprijzen in Lightspeed, waardoor wij perfect onze winstmarges kunnen berekenen.”

Tegelijk biedt Growzer BAVET een centraal platform waarin al haar leveranciers gegroepeerd kunnen worden. “Op die manier krijgt elke vestigingsverantwoordelijke toegang tot productcatalogi en kunnen ze in één klik hun bestelling plaatsen”, legt Jelle uit. De noden van BAVET groeiden echter met het aantal locaties. “Naarmate het aantal BAVET-locaties groeide, ging er steeds meer tijd naar het dagelijkse aanpassen van product- en bestellijsten per locatie. Daarom heeft Growzer een overkoepelende module ontwikkeld die multi-site management mogelijk maakt. Op die manier kunnen we locaties groeperen met specifieke leveranciers, waardoor ik vandaag maar één keer een aanpassing moet doen en die kan doorsturen naar alle andere locaties.”

Voorraadbeheer is een hele belangrijke rol gaan spelen.

Voor Jelle is de meest recente evolutie bij Growzer de implementatie van voorraadbeheer: “Vandaag maakt ons personeel maandelijks een inventaris op per locatie en voegt die cijfers toe aan Growzer. Via de menu-engineering module die met Lightspeed verbonden is, kunnen we daardoor nagaan wanneer er één cola wordt verkocht er daadwerkelijk ook één cola uit de inventaris gaat. Als je op het einde van de maand 200 cola’s hebt verkocht, maar zich dat niet vertaalt in cijfers, dan weet je dat er ergens mogelijk iets is foutgelopen.”

Voor Jelle is zo’n theoretische stock ontzettend handig bij stukartikelen die een-op-een verkocht worden, maar minder evident voor bijvoorbeeld spaghetti, omdat niet elke portie exact tot op de gram geportioneerd wordt. Daarom doet elke BAVET-locatie ook aan wekelijkse inventarissen van bepaalde producten, “om te vergelijken met de week ervoor of er meer of minder rotatie is en – in het geval van de portiegroottes – te veel of te weinig gegeven wordt,” legt Jelle uit. “Voorraadbeheer is zo een hele belangrijke rol gaan spelen.”

Tenslotte zet BAVET Growzer’s AI-functie in om nauwkeurig omzetvoorspellingen te produceren tot zeven dagen vooruit. Die omzetvoorspellingen maakt niet alleen het voorraadbeheer van BAVET nog efficiënter, maar stelt Jelle ook in staat om accuratere bestellingen te plaatsen. Bovendien wordt de personeelsplanning zo goed mogelijk afgestemd op die voorspellingen, wat enkel BAVET’s operationele efficiëntie alleen maar ten goede komt.

Solucious: on-demand bevoorradingsketen van producten en marktkennis

De derde schakel die de BAVET-kabel kinkloos hoort te houden, is Solucious.

“BAVET werkt ondertussen drie jaar met Solucious”, vertelt Jelle. “Ten eerste kon het bedrijf ons garanderen dat ze twee tot drie keer per week konden leveren. Daarnaast beheren zij ook onze stocks en werken samen met onze leveranciers om bestellingen bijeen te brengen. Elke BAVET locatie bestelt 90% van de gebruikte producten en materialen bij Solucious.”

“Tenslotte is Solucious in realtime gekoppeld met Growzer”, gaat hij verder. “Elke 24u worden zowel de productlijsten van Solucious en de stockniveaus die zij voor ons beheren geüpdatet, wat maakt dat alle prijzen en stocks die ik in Growzer zie ook daadwerkelijk kloppen. De productcatalogus van Solucious is natuurlijk ook gekoppeld met Growzer, waardoor ik niet verplicht ben om naar de website van Solucious te gaan wanneer ik op zoek ga naar een nieuw product. En bovendien weet ik dat het twee dagen later bij mij aan de deur staat.”

Als food service partner beschikt Solucious als dochterbedrijf van de Colruyt Group naast hun logistieke distributienetwerk ook over een overweldigend aanbod aan productreferenties en eventuele alternatieven. Ook dat is een meerwaarde voor de operationele realiteit van BAVET: “In plaats van zelf op zoek te gaan naar producten, maken wij gebruik van hun logistieke distributie, product- en marktkennis om ervoor te zorgen dat wij zo kostentechnisch efficiënt mogelijk kunnen werken.”

De perfecte tripartite: Lightspeed, Growzer & Solucious

Uit het bovenstaande blijkt dat er best wel wat te vertellen valt over elke speler, hun specifieke rol en hoe ze precies met de andere twee communiceren. Maar hoe vat je de meerwaarde van de volledige tripartite in enkele kernwoorden samen? Voor Jelle valt dat samen te vatten in drie delen: het technische, het toekomstbestendige en het menselijke aspect.

Als je met deze drie partners samenwerkt, weet je dat je als bedrijf goed zit om verder te bouwen.

“Puur technisch, in kernwoorden: real-time view, tijdbesparend en datagedreven”, verklaart hij nader. Het real-time overzicht van verkoopcijfers, winstmarges en bevoorrading. De tijdsbesparing dankzij de gebruiksvriendelijkheid en snelheid van het Lightspeed kassasysteem, het multi-management beheer van Growzer en de flexibele logistieke diensten en uitgebreid productaanbod van Solucious. Datagedreven, omdat elke component van deze tripartite zelf data produceert en tegelijk op data van de andere teert ter optimalisatie van de samenwerking. En zo draait het wiel vlot door.

Lightspeed registreert bestellingen en omzetcijfers, Growzer kalibreert de kostprijsberekening van gerechten – op basis van de productcatalogi en -prijzen van Solucious – via menu-engineering. Verder worden de inventarissen van elke locatie gesynchroniseerd tussen Growzer en Solucious om elke vestiging op peil te houden. Met andere woorden: Lightspeed levert verkoopcijfers, Solucious aankoopcijfers en Growzer gaat met beide aan de slag.

“Toekomstbestendig, omdat Lightspeed is gekomen om te blijven. Growzer evolueert met ons mee. Solucious is een stabiele groothandel, en één om op te bouwen. Als je met deze drie partners samenwerkt, weet je dat je als bedrijf de komende jaren jaar goed zit om verder te kunnen bouwen.”

En tenslotte, het menselijke: “Wat voor mij minstens even belangrijk is, is het menselijke aspect. Lightspeed, Growzer en Solucious zijn alle drie lokale bedrijven; ze weten wie je bent. In de tijd dat ik met Lightspeed, Growzer en Solucious samenwerk, zorgen die menselijke contacten er net voor dat je weet bij wie je terechtkunt om een bepaald probleem op te lossen. Dat is minstens even belangrijk voor mij als klant en als consument van hun producten.”

Het belang van partners en collega’s verbinden, en kennis uitwisselen

Evengoed heeft BAVET volgens Jelle zelf niet veel te maken met de onderlinge samenwerking tussen zijn partners. “Maar er is een reden waarom Growzer nauw samenwerkt met Solucious en Lightspeed. Het zijn alle drie stabiele partners op de Belgische markt die elkaar gevonden hebben, omdat ze weten dat ze elkaar nodig hebben – of op zijn minst van elkaar gebruik kunnen maken – om verder te groeien.”

We lopen allemaal tegen dezelfde zaken aan.

“Op een gelijkaardige manier verwijzen wij concurrenten, concullega’s en vrienden van andere groeperingen door naar Solucious, Growzer en Lightspeed. Wanneer je overtuigd bent van een systeem, een product of zelfs een persoon, ga je uiteraard anderen doorverwijzen, verbinden en expertise en kennis uitwisselen.”

Volgens hem speelt transparantie daar ook een belangrijke rol in. “We weten dat Solucious en Growzer met bepaalde groeperingen en restaurants werken en dat Lightspeed misschien wel het meest gebruikte kassasysteem is in België. We lopen allemaal tegen dezelfde zaken aan, waardoor partners waar wij mee samenwerken dikwijls sneller een oplossing van een andere klant aangeboden krijgen. Als je dan transparant communiceert dan kunnen we daar alleen maar van groeien en sterker worden.”

Een BAVET voor iedereen

Veertien locaties sterk, maar toch is er volgens Jelle nog marge. “BAVET is en blijft er om te groeien. Natuurlijk zorgt de economische realiteit ervoor dat je soms even op de rem moet gaan staan om daarna nog sterker door te pakken. De ambitie om van BAVET een volwaardig groeimodel te maken is er absoluut. Er is nog marge op zowel de Vlaamse, en bij uitbreiding Belgische, markt om ons concept door te trekken. Mensen zijn ons nog niet beu – dat is duidelijk.”