How to: algemene voorwaarden opstellen voor uw webshop

De algemene voorwaarden, ook wel bekend als de ‘kleine lettertjes’ bij een koopovereenkomst. Vragen als: ‘wanneer moet u betalen’, ‘hoe lang is de levertijd’ en ‘tot wanneer mag u retourneren’, komen allemaal aan bod in de algemene voorwaarden voor uw webshop. 

Het opstellen van de algemene voorwaarden is voor de meeste ondernemers geen hobby, maar wel uitermate belangrijk. In dit artikel vertellen we u alles over algemene voorwaarden én geven we tips om zelf aan de slag te gaan. 

• Wat zijn algemene voorwaarden?
• Waarom moet u algemene voorwaarden opstellen? 
• Wie stelt de algemene voorwaarden op? 
• Wat staat er in de algemene voorwaarden van uw webshop?
• Regels en tips voor het opstellen van algemene voorwaarden

Wat zijn algemene voorwaarden? 

De algemene voorwaarden zijn de voorwaarden die horen bij het kopen van een dienst of product. Ze worden ook wel betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, bezorgregeling, servicevoorwaarden of leveringsvoorwaarden genoemd. U gebruikt de algemene voorwaarden bij de verkoop en levering van een product of dienst. 

Waarom moet u algemene voorwaarden opstellen?

Algemene voorwaarden scheppen duidelijkheid over de rechten en plichten die u en uw klanten hebben en geven u de mogelijkheid om uw aansprakelijkheid te beperken. Zo worden de risico’s voor zowel uzelf als de klant beperkt. Door ze algemeen te maken bespaart u tijd: u hoeft zo niet met iedere klant aparte afspraken te maken.

Algemene voorwaarden opstellen voor uw webshop is in België verplicht.

Wie stelt de algemene voorwaarden op? 

U kunt de algemene voorwaarden laten opstellen door een jurist of u kunt ze zelf schrijven. 

Sommige ondernemers nemen liever het zekere voor het onzekere en schakelen een jurist in. Dat kost geld, maar u bent er wel van verzekerd dat er geen fouten instaan of dat iets vergeten wordt. Zoek een jurist die gespecialiseerd is in het opstellen van algemene voorwaarden. 

Andere ondernemers kiezen ervoor om het zelf te doen, vaak om kosten te besparen. Behoort u tot die laatste groep, dan kunt u aan de slag met onderstaande tips en tricks. 

Bent u lid van een brancheorganisatie, controleer dan of u verplicht bent hun template over te nemen. 

Wat staat er in de algemene voorwaarden van uw webshop? 

Er bestaat geen blauwdruk voor algemene voorwaarden voor webshops, maar er zijn een aantal zaken die bijna altijd aan bod komen:

• Bedrijfsgegevens: via een webshop heeft u geen fysiek contact met klanten en wordt de overdracht op afstand geregeld. Zorg ervoor dat klanten weten wie u bent door uw naam, (e-mail)adres, vestigingsadres, correspondentieadres en ondernemingsnummer kenbaar te maken.
• Betalingen: maak duidelijk binnen welke termijn klanten hun aangeschafte producten en/of diensten moeten betalen. 
• Levering: De levering moet volgens de wet binnen 30 dagen gebeuren, tenzij anders aangegeven.
• Garantie: beschrijf wat er mogelijk is als het product niet in goede staat is. Hebben klanten bijvoorbeeld recht op reparatie, vervanging of terugbetaling? Vermeld zeker dat consument wettelijk recht hebben op 2 jaar garantie.
• Herroepingsrecht: benoem het aantal dagen bedenktijd. Consumenten hebben recht op 14 dagen bedenktijd, maar u mag klanten ook een langere bedenktijd geven. Overigens is het herroepingsrecht niet van toepassing op alle producten. Tijdschriften of versproducten worden bijvoorbeeld uitgesloten.
• Retourzendingen: veel webshops krijgen te maken met retouren. Wees duidelijk over wie de verzendkosten van de retourzending betaalt, binnen welke termijn het product moet worden teruggestuurd en wanneer de klant het geld ontvangt. Sommige producten, zoals een smartphone of cd, kunnen alleen ongebruikt en met verzegeling teruggestuurd worden. Neem zulke details mee in uw voorwaarden.
• Privacy: Klanten moeten weten welke klantgegevens u bijhoudt en wat u ermee doet. U mag geen gegevens aan andere partijen doorgeven. U neemt het beste ook uw Privacy- en cookie Policy op in uw algemene voorwaarden, of minstens een link daarnaartoe.

Regels en tips voor het opstellen van algemene voorwaarden

1. Maak gebruik van een template

U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Er zijn online veel templates beschikbaar die u een handje op weg helpen. Organisaties zoals SafeShops, Unizo of BeCommerce hebben een standaardversie die u mag gebruiken. 

2. Gebruik artikelnummers

Maak de algemene voorwaarden zo overzichtelijk mogelijk door gebruik te maken van artikelen en verdeel deze over artikelnummers. Op deze manier kunt u makkelijk verwijzen naar een bepaald artikelnummer. 

3. Zorg ervoor dat klanten zelf de algemene voorwaarden kunnen accepteren

Voordat klanten een product kopen, moeten ze de algemene voorwaarden gelezen kunnen hebben. Zorg ervoor dat klanten een box aan kunnen aanvinken dat ze de algemene voorwaarden gelezen hebben en akkoord gaan voordat ze de aankoop doen.  Deze box mag niet vooraf aangevinkt zijn.

4. Pas niet zomaar uw voorwaarden aan

U moet uw algemene voorwaarden actueel houden, maar pas op: u mag niet zomaar aanpassingen doorvoeren. Er zijn regels die aangeven wat wel en niet mag. Past u het wel aan zonder de klant duidelijk te informeren, dan kan de klant de nieuwere versie van de algemene voorwaarden naast zich neerleggen. 

Nu kunt u zelf uw algemene voorwaarden opstellen 

Nu is de beurt aan u! Met bovenstaande informatie en tips kunt u zelf uw algemene voorwaarden opstellen en ervoor zorgen alle rechten en plichten voor u als ondernemer en de klant duidelijk op papier staan. U bent niet verplicht dit te doen, maar vanuit juridisch oogpunt wordt het voor zowel beginnende als gevorderde webshops sterk aanbevolen. Komt u er zelf niet uit? Schakel dan een jurist in om informatie in te winnen of om de algemene voorwaarden waterdicht te timmeren. 

Wilt u meer weten over juridische zaken voor uw webshop? Dan is de blog 12x Juridische tips voor webshops de moeite waard om te lezen.