Verbeter je voorraadbeheer: sneller inventariseren met de juiste voorraadsoftware

Als (online) retailer is een efficiënt voorraadbeheer cruciaal voor de financiële stand van zaken van jouw onderneming. Een goed functionerend voorraadbeheersysteem Een goed werkend voorraadbeheersysteem en de juiste voorraadsoftware zorgen er namelijk voor dat de binnenkomende en uitgaande voorraadstromen van jouw zaak elkaar naadloos aanvullen. Je wilt natuurlijk dat je kapitaal niet vast komt te liggen in voorraad die je niet verkocht krijgt of dat je – in een omgekeerd scenario – met een tekort aan producten komt te zitten waardoor je omzet of zelfs klanten riskeert mis te lopen.

Voorraadbeheer gaat weliswaar verder dan enkel het analyseren van hoe snel aangekochte en verkochte producten in beide richtingen over de toonbank gaan – vooral als je meerdere locaties of een grote online onderneming runt. Voor alle retailers die graag hun voorraadbeheer vanaf het begin goed op orde willen hebben, zetten wij de belangrijkste zaken die bij een doordacht voorraadbeheersysteem komen kijken op een rij in één allesoverkoepelende gids:

Deel 1. Wat is voorraadbeheer?

• Wat betekent voorraadbeheer?

• Het doel van een voorraadbeheersysteem

• Omloopsnelheid en voorraadbeheer

Deel 2. Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

• Bespaar kosten

• Vermijd dode voorraad, overvloed of tekorten

• Maak inventariseren eenvoudiger

• Hou klanten tevreden

Deel 3. Hoe creëer je een efficiënt voorraadbeheersysteem?

• Zorg voor structuur: centraliseer, synchroniseer en categoriseer

• Kies een passende voorraadbeheer methode: FiFo, LiFo of JIT

• De omloopsnelheid van je voorraadbeheersysteem berekenen

• Wees kritisch bij het kiezen van leveranciers

• Werk met automatische bestellingen

• Vergeet controles, administratie en boekhouding niet!

Deel 4. Manage jouw voorraad in 6 stappen

Deel 1. Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer of stockbeheer is het managen van de goederenstromen binnen jouw onderneming – zowel  wat binnenkomende of aangekochte als buitengaande of verkochte producten betreft. In veel gevallen gaat het aankopen van voorraad hand in hand met het zoeken van een opslagruimte – niet elke retailer heeft voldoende plek thuis om een hele winkel- of webshop-stock op te slaan – en dat kost natuurlijk geld.

Wat is het doel van een voorraadbeheersysteem?

Een optimaal voorraadbeheersysteem zorgt ervoor dat de kosten die gepaard gaan met het beheren van je voorraad – inclusief de huur van een opslagruimte – zo laag mogelijk blijven. Voor (online) retailers die graag zo efficiënt mogelijk te werk gaan, gaat het hierbij vooral om timing en, meer bepaald, omloopsnelheid. 

Omloopsnelheid en voorraadbeheer

Omloopsnelheid of ook wel omzetsnelheid genoemd is een term die onlosmakelijk verbonden is met voorraad. Simpel gezegd, betekent omloopsnelheid de snelheid waarmee jouw voorraad wordt verkocht. Het geeft je een beter begrip van hoe (snel) jouw voorraad beweegt, welke producten het snelst de deur uitgaan en welke producten het langst in je opslag blijven staan. Het begrijpen en berekenen van je omloopsnelheid helpt je bij het optimaliseren van je voorraad – niet alleen qua beheer, maar ook qua inhoud: welke producten kun je beter uit je assortiment halen, en welke producten bestel je beter aan een hogere frequentie bij je leveranciers. 

Het principe achter omloopsnelheid is eenvoudig: hoe hoger je omloopsnelheid is, des te efficiënter is de flow van je voorraad binnen je onderneming, des te meer kapitaal heb je ter beschikking. Een hoge omzetsnelheid betekent dat je geen stagnerend kapitaal vast hebt zitten in voorraad, wat je financieel flexibeler maakt om andere investeringen te doen. Als je met een lage omloopsnelheid kampt, zul je minder kapitaal ter beschikking hebben, omdat een groot deel vastzit in voorraad die niet of te weinig beweegt – of verkocht wordt. Zelfs als je geen opslagruimte gebruikt, blijft omloopsnelheid een interessante parameter om het succes van jouw zaak te meten: een optimale, hoge omloopsnelheid zonder opslagruimte betekent namelijk dat je ook optimaal gebruik maakt van je beroepsruimte of winkel – die je mogelijk ook huurt.

Deel 2. Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

Bespaar kosten

Stock management lijkt misschien een saai en omslachtig iets – en voor retailers die manueel hun voorraad tellen en bijhouden is dat ongetwijfeld ook zo – maar een slecht beheerde voorraad werkt als een sluipmoordenaar op je cash flow.

Indien je niet actief met stockbeheer bezig bent, riskeer je dat er bepaalde producten in je voorraad ook onopgemerkt gaan stagneren. Zoals uitgelegd, is stilstaande voorraad een rem op je beschikbaar kapitaal. Met andere woorden: producten die je hebt aangekocht, maar niet verkoopt, is uitgegeven geld dat niet terug in het laatje komt. 

Daarnaast nemen stagnerende producten ook plaats in, ruimte die je anders zou kunnen gebruiken voor producten die wél verkopen. Die ruimte kost in veel gevallen ook geld – denk aan de huur van een opslag- of winkelruimte, of het afbetalen van een lening met interesten voor een aangekocht pand – wat ervoor zorgt dat je misschien minder snel winst maakt, of kunt denken aan andere, nieuwe investeringen of uitbreidingen.

Een goed voorraadbeheersysteem bespaart je met andere woorden een hoop kosten die je wellicht niet onmiddellijk beschouwt als actieve, zwaarwegende kosten, terwijl ze harder doorwegen dan veel retailers beseffen. 

Vermijd dode voorraad, overvloed en tekorten 

Een goed overzicht hebben op de status en bewegingen binnen je voorraad helpt je dus om stilstaande, stagnerende stock of ‘dode voorraad’ tot een minimum te herleiden. 

Eén van de meest voor de hand liggende manieren om dode voorraad weg te werken is scherpe kortingen aanbieden. 

Maak inventariseren eenvoudiger

In situaties waar retailers niet met een digitaal of online systeem werken, lijkt inventariseren ongetwijfeld een huzarenwerk. Het is echter zowel voor je eigen administratie en financiën als voor je boekhouding en de belastingdienst belangrijk dat je je voorraad inventariseert. 

Een inventarisatie is een persoonlijke telling maken van alle producten in je zaak – zowel publiek tentoon gestelde producten als alle producten in je voorraad, magazijn of opslagruimte. Hier vergelijk je de geregistreerde voorraad van je onderneming (op papier, digitaal of in je kassasysteem) overeenkomt met je daadwerkelijke voorraad. Bij een inventarisatie worden voorraadhoeveelheden van elk artikel stuk voor stuk genoteerd – een ontzettend tijdrovend gebeuren, waarvoor retailers vaak hun zaak sluiten of extra tijd na de werkuren vrij moeten maken.

Er bestaat echter ook een manier om een gedetailleerd overzicht van je voorraad te behouden zonder daarbij alle artikelen te moeten tellen. Met cyclustellingen of gedeeltelijke inventarisaties tel je voortdurend specifieke onderdelen, afdelingen of producten van je voorraad, op dagelijkse, wekelijkse of maandelijks basis om te vermijden dat je anders eenmaal per jaar een totale inventarisatie moet doen. Nadat je het voorraadniveau per onderdeel, afdeling of product hebt geteld, kun je dat vergelijken met het voorraadniveau in je kassasysteem en dat bijsturen indien nodig.

Houd klanten tevreden

Klanttevredenheid lijkt op het eerste zicht misschien niet relevant als het over voorraadbeheersystemen gaat, maar niets is minder waar. Zoals hierboven aangegeven, kunnen ontbrekende, populaire producten er net voor zorgen dat klanten beslissen om hetzelfde product bij je concurrent te gaan kopen. Wanneer je voorraadbeheersysteem op orde is, kun je zulke situaties vermijden.

Deel 3. Hoe creëer je een efficiënt voorraadbeheersysteem?

In dit deel zetten we een reeks tips op een rij die je kunnen helpen bij het beheren van je voorraad.

3.1. Zorg voor structuur: centraliseer, synchroniseer en categoriseer

Een efficiënt systeem voor stockbeheer is gefundeerd op structuur en organisatie. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je voorraad – zowel in je winkel, online als in je opslagruimte – georganiseerd is. 

Synchroniseer je voorraad in één centraal systeem

De tijd van eindeloze excel-sheets is voorbij. De tijd van met pen bijgehouden inventarissen was dat al even. Vandaag is en gebeurt bijna alles online, en de meerwaarde van gegevens te kunnen syncen op één centrale plek waardoor je altijd en overal, zowel online als offline je data kunt raadplegen, is onovertreffelijk. 

Met een voorraadsoftware zoals die van Lightspeed Inventory kun je – met de juiste data en de nodige input – eenvoudig zien welke producten het meest succesvol zijn, welke het minst verkopen, wat de algemene status van je voorraad is en wanneer je producten hoort bij te bestellen. Een gecentraliseerd voorraadbeheersysteem maakt het ook eenvoudiger om de voorraad van al je locaties op één plaats bijeen te brengen en tegelijkertijd het voorraadpeil van elke afzonderlijke locatie te monitoren. 

Hetzelfde principe geldt voor wanneer je naast fysieke winkels ook een online webshop runt. Vandaag staat dat bekend onder de term omnichannel ondernemen. In dat geval wordt zowel je online als je offline voorraad gesynchroniseerd in één centraal systeem. Zo kunnen klanten erop vertrouwen dat als ze online zien dat er nog producten voorradig zijn dit ook daadwerkelijk offline het geval is. Zodra een product is gekocht, wordt je voorraad op elke locatie en online tegelijkertijd en automatisch aangepast in het voorraadbeheersysteem.

Clio Hendrickx, oprichter van de succesvolle kleding- en sieradenwinkel Les Soeurs, beaamt dat deze werkwijze onmisbaar is bij het runnen van acht winkels en een webshop: “Centraal data- en voorraadbeheer in combinatie met de focus op omnichannel bood ons de mogelijkheid om onze winkels en online shop vanuit één platform te beheren.”

Categoriseer voorraadgegevens voor meer inzicht

Wanneer je met voorraadsoftware werkt, is het belangrijk om de meerwaarde van details ook op de organisatie van je voorraad toe te passen. Zorg er daarom voor dat je naast eigenschappen van producten ook logistieke en supply chain-gegevens toevoegt, zoals SKUs (of stock keeping units, unieke codes die elk product identificeren), leveranciers IDs of codes, fabrikant data, levenscyclus, locatie en afdeling. 

Met andere woorden: zet je data om in voordelen. De invoer van zoveel gegevens vergt weliswaar bij aanvang veel tijd, maar kan je op termijn talloze werkuren besparen, helpen fouten minimaliseren en je omzet verhogen.  

Categoriseer producten met specifieke kenmerken 

Veel retailers delen hun voorraad in op basis van – vrij brede – categorieën. Als je je voorraad echter indeelt op basis van unieke kenmerken, kun je in je backend veel specifieker filteren op succesvolle producten, en ook beter begrijpen waarom deze zo succesvol zijn. Neem bijvoorbeeld t-shirts in een kledingzaak: in plaats van één categorie te maken voor t-shirts te onderscheiden van, bijvoorbeeld, broeken, is het waardevoller om t-shirts onderling te categoriseren op basis van kleur, maat, materiaal en merk.

Lightspeed biedt eindeloos veel productvariaties of je kunt je eigen variaties eenvoudig importeren dankzij geïntegreerde product matrices. Configureer je producten en voorraad naar believen en zo specifiek je maar wenst – zo voorkom je dubbele producten en zijn items ook makkelijker vindbaar. 

Categoriseer je voorraad op basis van omzetwaarde en -potentieel 

Zulke informatie geeft je bij het analyseren van je verkoopdata sneller inzicht in welke specifieke producten (en niet categorieën) net voor het meeste omzet zorgen. Op die manier kun je je producten gaan indelen op basis van hun waarde. De ABC-indeling kan hierbij handig zijn. Hoewel het een geletterde sequentie is, gaat het wel degelijk over waarde-prioriteiten. Het indelen van je voorraad op basis van drie categorieën – A, B en C – groepeer je je producten op basis van hun verwachte – of gekende – omzetpotentieel. 

Vergelijkbaar is het zogenaamde Pareto-principe of 80-20 regel, die stelt dat, in een optimaal uitgewerkt scenario, 20% van je producten verantwoordelijk is voor 80% van je omzet. Het organiseren, structureren en categoriseren van je voorraad geeft je ongetwijfeld een beter inzicht in het succes van je producten en zal je helpen bij het optimaliseren van je omzet.

Zo manage je dode voorraad, overvloeden en tekorten met Lightspeed Retail

Met de voorraadbeheer opties van Lightspeed Retail kun je vier verschillende kortingsregels toepassen op producten: 

1. Per categorie: het toekennen van een korting aan een specifieke groep klanten of producten, met het doel om nieuwe klanten te winnen, bestaande klanten te belonen of traag verkopende producten een boost te geven;
2. Via upselling of cross-selling: het toekennen van een korting op het spenderen van een minimumbedrag (up) of op producten die gerelateerd zijn aan de producten waar de klant op oogt (cross);
3. Per bundel: het toekennen van een korting om de hoeveelheid producten die een klant koopt te verhogen. Denk aan de twee-plus-één-gratis-regel, gratis bezorging bij aankoop van vijf stuks of het goedkoopste product gratis aanbieden bij aankoop van een bepaald aantal producten. 
4. In combinatie: het toekennen van een korting wanneer klanten gelijkaardige producten uit dezelfde categorie kopen. 

Dode voorraad is niet hetzelfde als negatieve voorraad. Het mag misschien verbazen, maar negatieve voorraad is een positief gegeven. Wanneer je je voorraad met digitael, online voorraadsoftware zoals Lightspeed Retail bijhoudt, kun je soms wel eens negatieve voorraad tegenkomen. Dit betekent dat je bepaalde producten hebt verkocht, terwijl je voorraadbeheersysteem aangeeft dat deze niet meer op voorraad waren. 

Zoiets kan gebeuren bij het incorrect tellen van je voorraad, of wanneer een leverancier minder producten heeft geleverd dan wat je besteld en in je voorraadbeheer software hebt ingevoerd. Met Lightspeed Retail kun je gebruik maken van het negatief voorraadrapport, een functie die snel een duidelijk overzicht maakt van mogelijke discrepanties tussen je inkopen, voorraad en verkopen. Het rapport staat je ook toe om inkomende producten via inkooporders en transfers te volgen en een beter overzicht te houden op alle ins en outs van je voorraad.

Twee andere, minstens even belangrijke manieren om je voorraad te optimaliseren, is het voorkomen van tekorten en vermijden van overvloeden. Ook een overvloed aan voorraad kan namelijk slecht zijn voor je opslagruimte, omzet en beschikbaar kapitaal: een tijdelijk populair product is daarom nog niet van permanent waarde. Maar mogelijks nog belangrijker is om ervoor te zorgen dat je populairste items nooit ontbreken. Zodra je op basis van je verkoopdata merkt dat een bepaald product aan populariteit toeneemt, stem je je voorraad naar behoren af. 

Maak inventariseren eenvoudiger met Lightspeed Retail

Evengoed blijven zowel cyclustellingen als inventarisaties een complex gebeuren. Daarom voorzien we je graag van enkele tips om het inventariseren van je voorraad zo soepel mogelijk te laten verlopen:

1. Gebruik technologie: inventariseren met papier en pen, en vervolgens vergelijken met een excel-sheet is niet alleen extreem tijdrovend, maar ook dubbel werk. Met de voorraadsoftware van Lightspeed Retail kun je eenvoudig met een barcode scanner en de ingebouwde inventarisatie functie je voorraad tellen – of in dit geval scannen – en afstemmen.
2. Plan volledige inventarisaties vooraf in: als je dan toch voor een totale inventarisatie gaat, plan je deze best goed en op tijd in. Het laatste weekend van januari – na de feestdagen – of het einde van juli zijn kalmere en daarom populaire periodes voor het inventariseren van je voorraad. Zorg voor voldoende hulp en tijd – en probeer het sluiten van je zaak te vermijden; je wilt natuurlijk het liefst geen omzet mislopen. 
3. Label producten, dozen, rekken en schappen in je opslagruimte of magazijn: voorraadbeheer staat gelijk aan structuur, en dat betekent dat jij als eigenaar ook hoort te weten wat waar ligt en welke dozen, schappen, rekken of voorraad- of stellingkasten welke producten bevatten. Labelen is dus de boodschap. Een labelprinter is hierbij geen overbodige luxe.
4. Zorg voor een optimale magazijninrichting en maak een plattegrond indien nodig: je opslagruimte is het kloppend hart van je voorraadbeheersysteem. Je wilt dan ook dat je snel en probleemloos je weg kunt banen naar de producten die je nodig hebt, wilt toevoegen aan je winkel of wilt verzenden voor bestellingen. Overweeg ook een plattegrond van je magazijn te maken – uiteraard enkel wanneer dat relevant is – zodat jij en je personeel makkelijk en gestructureerd kunnen inventariseren en cylustellingen doen.
5. Selecteer, informeer en bedank je inventarisatieteam: inventariseren draait om nauwkeurigheid. Kies daarom medewerkers die bekend zijn met je productaanbod en informeer hen over hoe je de inventarisatie wilt aanpakken. Vergeet ook niet je team achteraf te bedanken – inventariseren is voor niemand een droomjob!

3.2. Kies een passende voorraadbeheer methode

Voor ondernemingen met grote opslagruimtes en meerdere locaties kunnen professionele voorraadbeheer methodes van pas komen. Binnen stock management zijn er drie courante methodes om je voorraad te beheren: de FIFO-methode of first in, first out, de LIFO-methode of last in, first out, en de JIT-methode of just-in-time. 

FIFO: betekenis

Wat betekent FIFO? De first in, first out-methode komt veel voor bij zaken die met producten met een vervaldatum of uiterste houdbaarheidsdatum werken. FIFO betekent letterlijk: eerst binnen, eerst buiten. Met andere woorden: de producten het eerst in je opslagruimte of voorraad zijn toegekomen, zijn ook de producten die je het eerst wilt verkopen. 

De FIFO-methode staat ook wel bekend als de schappenvulmethode, aangezien je bij het vullen van de rekken of schappen van je zaak in het geval van producten met een houdbaarheidsdatum natuurlijk ook de producten met de dichtstbijzijnde vervaldatum vooraan plaats. 

LIFO: Last in, first out

De last in, first out-methode is, zoals de naam doet vermoeden, het tegenovergestelde van de FIFO-methode: producten die het laatst, of het meest recent, zijn binnengekomen, moeten als het eerste de deur uit. Natuurlijk is het hier belangrijk dat je niet met producten met een vervaldatum werkt, omdat je het risico loopt bepaalde producten niet te verkopen en de houdbaarheidsdatum van deze producten kan verstrijken. 

De LIFO-methode is handig voor ondernemingen die een hoge omloopsnelheid hebben. Hoe je de omloopsnelheid van je voorraad berekent, bespreken we verder in dit artikel.

Just in time-methode

Het doel van de just in time-methode is om de tijd tussen je inkopen en je verkopen tot een absoluut minimum te beperken. Met de JIT-methode werk je met binnenkomende voorraad die net op tijd door je leveranciers geleverd wordt, voordat je ze verkoopt of laat transporteren richting klanten. Veel retailers gebruiken deze methode als ze niet over voldoende opslagruimte beschikken of juist intentioneel opslag- en transportkosten willen verlagen. 

Hoe minder tijd producten in je opslagruimte spenderen, des te meer ruimte heb je vrij voor andere, nieuwe producten. Bij de JIT-methode is een stevige omloopsnelheid cruciaal.

3.3. De omloopsnelheid van je voorraad berekenen

Dat omloopsnelheid een cruciale parameter is voor een efficiënt voorraadbeheersysteem is ondertussen duidelijk. Maar hoe kun je de omloopsnelheid van je voorraad berekenen? Retailers kiezen er vaak voor om hun omloopsnelheid per jaar te berekenen, maar je kunt zonder problemen ook per week, maand, kwartaal of halfjaarlijkse basis je omloopsnelheid berekenen. Let er gewoon op dat zowel je gekozen omzet als voorraad natuurlijk wel uit dezelfde periode komen. Je kunt op drie manieren de omloopsnelheid van je voorraad berekenen: 

1. Deel je verkoopomzet door de gemiddeld verkoopwaarde van je voorraad;
2. Deel je de inkoopwaarde van je verkopen door de inkoopwaarde van je voorraad;
3. Deel het aantal verkochte producten door het aantal producten in je voorraad.

Natuurlijk heb je een vergelijkende factor nodig om te verifiëren of je omzetsnelheid überhaupt goed, verbeterd, of verslechterd is. Vaak kijken retailers naar relatieve gemiddelden per sector, of zelfs per specifieke segmenten, om na te gaan of hun omloopsnelheid naar wens is. Als er geen gemiddelde voor jouw sector of segment bestaat, moet echter niets je tegenhouden om de evolutie van je eigen omloopsnelheid per zelfgekozen tijdspannes te berekenen.

3.4. Wees kritisch bij het kiezen van leveranciers

Zoals blijkt uit de verschillende voorraadbeheersystemen hangt het beheren van je stock niet alleen af van je omloopsnelheid, maar ook van de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en punctualiteit van je leveranciers. 

De kostprijs is voor veel retailers een bepalende factor als het aankomt op het kiezen van een leverancier. Aan kwaliteit hangt echter een prijskaartje. Betrouwbare, consistente leveranciers die misschien iets meer kosten, zijn op lange termijn ongetwijfeld meer waard dan goedkope, onregelmatige leveranciers, zeker als jouw omzet ervan afhangt.

Maar hoe selecteer je de juiste leverancier voor jouw webshop of winkel? Begin met het nodige marktonderzoek te doen en specifieke keuzes te maken: is het aantrekkelijker om te importeren of lokaal je producten te kopen? Ga je voor dropshipping of organiseer je zelf een opslagruimte voor je voorraad? (In het geval van dropshipping verkopen webshops producten zonder die zelf op voorraad te hebben, rechtstreeks van leverancier naar klant)

Verder zijn er verschillende handige manieren om leveranciers of groothandels te vinden die zelf enkel aan bedrijven verkopen, en niet aan particulieren. Zo zoek je best via Google met zoektermen waarvan je denkt dat de leverancier of groothandel ze ook gebruikt om gevonden te worden. Je kunt ook rechtstreeks bij merken aankloppen en vragen naar hun toeleveranciers of verdelers in jouw regio of land. Daarnaast zijn er ook grote online inkoopplatformen of digitale wholesale markets, zoals Orderchamp, waar retailers op basis van slimme algoritmen verbonden worden aan relevante en passende leveranciers of merken. 

Evengoed houd je best een reeks specifieke vragen in je achterhoofd wanneer je een leverancier contacteert, zoals onder andere:

• Is er een minimum bestelbedrag of bestelaantal?
• Wat zijn de verkoopvoorwaarden?
• Wat zijn de leveringscondities?

3.5. Werk met automatische bestellingen

Een systeem zoals Lightspeed Retail staat je ook toe om automatische bestellingen in te stellen. Met behulp van automatische bestellingen zorg je ervoor dat je altijd een minimum aantal van bepaalde producten op voorraad hebt. 

Zodra het voorraadniveau van die producten een door jou ingestelde minimum-grens bereikt, krijg je automatisch een melding met de mogelijkheid om meer bij te bestellen, zodat je je voorraad van periodieke, populaire of permanente producten altijd op peil kunt houden.

3.6. Vergeet controles, administratie en boekhouding niet!

Naast inventariseren of cyclustellingen is het regelmatig controleren van je voorraad een belangrijke stap in het optimaliseren van je voorraad. Daarnaast zijn controles ook cruciaal voor je eigen administratie en financiën alsook voor je boekhouding en de belastingdienst.

Waarom? Bijhouden, tellen en inventariseren van je voorraad is één ding, maar beseffen wat de waarde is, is iets anders. Je voorraadwaarde geeft je een indicatie van de financiële status van je bedrijf, van je eigen vermogen, van hoeveel geld er op een gegeven moment in je stock zit en hoeveel verkoopwaarde je in huis hebt. Wat je inkoopt, mag je gerust beschouwen als een investering in je bedrijf.

De belastingdienst ziet dat namelijk ook zo. Elke ondernemer wordt namelijk verplicht om de waarde van de voorraad op de activa-zijde van de balans van hun onderneming te plaatsen. Per verkocht product zakt je activa met de inkoopwaarde van het product in kwestie. Op dezelfde manier moet je inkoopwaarde van artikelen die geretourneerd worden opnieuw toevoegen aan de voorraadwaarde en activa. Zowel retouren als producten die niet makkelijk verkopen – wat in fiscale termen ook wel bekend staat als incourante voorraad – mogen van de belastingdienst met een lagere voorraadwaarde dan de kostprijs bij je activa toegevoegd worden.

Deel 4. Manage je voorraad in 6 stappen

Na het lezen van alle bovenstaande tips kun je nu direct aan de slag met deze 6 stappen zodat je in no time weer grip krijgt op je voorraad.

Stap 1. Volg je voorraad

De eerste stap voor succesvol voorraadbeheer is het volgen van je voorraad-data. Deze data biedt namelijk waardevolle informatie waarmee je slimme, goed geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Je kunt je data het best volgen met een retail kassasysteem dat de voorraad automatisch bijhoudt – online en/of in je fysieke winkel.

Stap 2. Categoriseer voorraadgegevens 

Het is uiterst belangrijk dat je uitgebreid de tijd neemt om informatie op de juiste manier te organiseren, ongeacht voor welk voorraadbeheersysteem je kiest. Doe je dat niet, dan is de kans groter dat je in de toekomst slecht geïnformeerde beslissingen neemt. Bij de installatie van je voorraadbeheersysteem, moet je erop letten dat je de volgende zaken bijhoudt:

• De reeds vermelde SKU, unieke code’s om producten te identificeren;
• Voorraadkost;
• Fabrikant;
• Categorie;
• Afdeling;
• Locatie;
• Informatie over de leverancier, zoals Reorder SKU of leveranciers ID; en
• Overige bruikbare informatie voor je bedrijf (waaronder seizoen, kleur, merknaam, voorkeur van de klant).

Om inzicht te krijgen in de flow van je voorraad, moet je ook de levenscyclus van elk artikel bijhouden – van het moment van inkopen tot de aankomst- en verkoopdata, alsmede de kost- en verkoopprijs.

Stap 3. Let op de totale kosten

Voorraadbeheer draait niet alleen om het beheren van de artikelen zelf. Retailers beheren hun voorraad ook op basis van winstmarges. Om de marge van een artikel te berekenen, trek je de kosten van het artikel af van de verkoopprijs. 

Zodra je over deze informatie beschikt, kun je:

• Focussen op merken en leveranciers die de hoogste winsten opleveren;
• Te weten komen welke artikelen je bestsellers zijn en welke het slechtst verkopen wat betreft kwantiteit en marge;
• Je kortingsacties beter beheren en afstemmen dankzij een accuraat overzicht van de kosten per artikel.

Stap 4. Beperk voorraadverlies

Of het nu te wijten is aan beschadiging, diefstal, op de verkeerde plaats opgeslagen artikelen of administratieve fouten: voorraadverlies kan je marges significant laten krimpen. Het is uiterst belangrijk om dit soort voorraadverlies tot een absoluut minimum te beperken. Met een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem is het namelijk mogelijk om je voorraad, de kosten en andere cruciale data te volgen op één plek. Zo weet je zeker dat je altijd correcte en volledige rapporten bij de hand hebt.

Stap 5. Houd zicht op de omloopsnelheid van je voorraad

Je kunt door je verkoopdata en verkooppercentages van vorige periodes te analyseren en je voorraadpeil te volgen, beter anticiperen op welke artikelen je moet inkopen. Zo zorg je ervoor dat je altijd goed bevoorraad bent.

Om betere beslissingen te maken voor je core-assortiment (populaire en niet-seizoensgebonden artikelen), kun je kijken naar je bestsellers, de omloopsnelheid en de leveringstermijn van je artikelen. 

Stap 6. Beheer verouderde of stoffige voorraad

Verouderde voorraad kan je winst doen krimpen omdat het je verhindert nieuwe voorraad in te kopen en de magazijnkosten verhoogt. Door voorraad op de juiste manier te beheren, vermijd je deze valkuilen en vergroot je uiteindelijk de winst. Omloopsnelheid en voorraad in weken zijn nuttige berekeningen waarmee je oude voorraad beheert. Je kunt ook je traag verkopende voorraad een zetje geven door bijvoorbeeld het assortiment aan te passen en korting te geven op slecht lopende artikelen.

Er komt meer bij stockbeheer kijken dan je denkt

Als je dit punt bereikt hebt, ben je ongetwijfeld tot het inzicht gekomen dat een voorraadbeheersysteem meer is dan het stockeren van je producten in een opslagruimte. Voorraadbeheer is een complex gegeven, met vele ins, outs, dos en don’ts, waar de nodige tijd in kruipt, maar wat de investering waard is. Een uitgewerkt voorraadbeheersysteem helpt je niet alleen om talloze werkuren te besparen, maar ook kosten te verminderen, je opslagruimte optimaal te benutten, je omzet te verhogen, je inventarisatie en boekhouding te vereenvoudigen en – op het einde van de dag – je leven als ondernemer er aangenamer op te maken. Lightspeed onderscheidt zich van andere kassasystemen dankzij een professioneel, gedetailleerd en personaliseerbaar voorraadbeheersysteem. Benieuwd wat ons kassasysteem nog meer voor jouw zaak kan doen? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en ontdek het zelf.